Как сделать блокировку времени (с шагами)

Практика планирования времени может помочь вам более эффективно использовать свое рабочее время. Независимо от вашей профессии, разделение вашего времени на конкретные задачи может повысить вашу продуктивность и не будет вас отвлекать. Использование блокировки времени может быть полезным шагом в карьере, но это требует практики и последовательности. В этой статье мы обсудим, что такое блокировка времени, каковы ее основные преимущества и как ее использовать.

Что такое блокировка времени?

Блокировка времени — это практика планирования, которая подразумевает создание определенных блоков времени для каждого действия. Использование этого подхода подразумевает четкое определение ваших задач, размещение их на разные даты и время в вашем календаре, а затем работу над каждой по отдельности, а не над всеми сразу. Проще говоря, блокировка времени — это выделение определенного количества времени для одной задачи.

Некоторые из наиболее часто встречающихся ситуаций, в которых временная блокировка может быть подходящим подходом:

• Ваша работа требует работы над разными проектами и возложения на каждого совершенно разных обязанностей, а это означает, что работа над всеми сразу может привести к снижению качества и производительности.

• Вы тратите слишком много своего рабочего времени, просто реагируя на действия других людей, например, отвечая на электронные письма и сообщения.

• Вы сталкиваетесь с постоянными перерывами в течение дня, и они влияют на вашу продуктивность.

• Большое количество задач, которые вам нужно выполнить за один и тот же период времени, влияет на вашу способность мыслить в долгосрочной перспективе.

• Ваша работа связана с многочисленными встречами каждый день, которые отнимают большую часть времени, которое у вас есть для других задач.

Преимущества блокировки времени

Некоторые из основных преимуществ использования временной блокировки:

• Повышение концентрации внимания. Если ваша работа требует относительно большого количества задач, выполняемых в течение ограниченного периода времени, у вас могут возникнуть проблемы с выполнением одной задачи до того, как другая потребует вашего внимания. Используя временную блокировку, вы переключаете свое внимание на конкретную задачу на ограниченный период времени, увеличивая свои шансы на успешное выполнение этой задачи, оставаясь при этом сосредоточенными на долгосрочных проектах.

• Научитесь идти на компромисс: наличие строгих временных рамок, в которые вы работаете над конкретными задачами, может помочь вам принять достойный результат вместо того, чтобы тратить слишком много времени на поиски идеального. Для приемлемого выполнения некоторых задач требуется определенное количество времени, которого иногда достаточно, чтобы вы могли перейти к другому.

• Постоянная расстановка приоритетов: установка временных блоков подразумевает постоянный выбор одних задач над другими. Это может помочь вам сократить или устранить время, которое вы тратите на задачи, которые не приносят долгосрочной выгоды, и использовать это время для определения приоритетов наиболее важных задач.

• Повышение производительности. Хотя использование временной блокировки вряд ли принесет немедленные результаты, небольшой ежедневный прирост производительности и качества работы постепенно накапливается с течением времени, и вы сможете увидеть четкие различия в течение трех-шести месяцев.

• Избегайте прокрастинации: если ваше расписание четко не установлено, у вас может возникнуть соблазн сделать перерыв или снизить уровень производительности после завершения задачи. Блокировка времени помогает вам избежать этой ситуации, показывая вам все другие задачи, которые вам нужно выполнить, поэтому после выполнения одной задачи вы точно знаете, что делать дальше.

• Поддержание своего ритма: планирование всех основных задач в соответствующие временные интервалы может помочь вам установить рабочий ритм и поддерживать его в течение всего рабочего дня. Наличие постоянного потока может помочь вам достичь большего, избегая определенных ситуаций, когда вы отвлекаетесь и теряете свой ритм.

• Возьмите под контроль свой рабочий день: вместо того, чтобы начинать свой день, не зная точно, как вы собираетесь проводить свое время, вы можете организовать свое расписание, заблокировав время, и получить ощущение контроля над своим собственным расписанием.

Как сделать блокировку времени

Рассмотрите эти шесть шагов, когда пытаетесь использовать временную блокировку для организации своего расписания:

1. Составьте список всех ваших важных задач

Прежде чем приступить к составлению своего расписания, вам сначала нужно точно определить, что вам нужно сделать в следующий период времени. Записав их все, подумайте об их важности и расставьте приоритеты.

2. Изучите каждую задачу и оцените, сколько времени вы тратите на ее выполнение.

После точного определения того, что вам нужно сделать, и важности каждой из ваших задач, вам нужно выяснить, сколько времени каждая задача займет у вас. Вы можете использовать опыт или отзывы коллег, чтобы получить приблизительную оценку того, сколько времени может потребоваться для выполнения каждой задачи.

3. Определите, какая гибкость планирования вам нужна

Хотя использование временной блокировки обычно может повысить вашу производительность, переполнение вашего расписания запланированными задачами может оказаться недостатком, поскольку у вас не будет достаточно времени для выполнения задач в последнюю минуту или различных непредвиденных проблем, которые вам необходимо решить. Вы можете избежать этого, сначала определив, сколько времени, по вашим оценкам, вам потребуется для такого рода деятельности, а затем включив это время в свое расписание.

4. Добавьте запланированное время для реактивных задач

Как упоминалось ранее, выполнение реактивных задач, таких как ответы на электронные письма и сообщения, может занимать большую часть вашего графика, чем следовало бы. Тем не менее, это важные задачи, и размещение их в блоках времени может помочь вам выполнять их, не занимая время, необходимое для других задач.

5. Просмотрите всю собранную информацию

Теперь, когда у вас есть приблизительное представление о ваших важных задачах и о том, сколько времени вам, вероятно, потребуется для их выполнения, вы можете пересмотреть свой план и решить, нужно ли вам внести какие-либо коррективы. Как правило, вам нужно повторять этот шаг процесса неоднократно, с течением времени, по мере того, как меняется характер ваших задач, и вы можете использовать только что собранную информацию о том, сколько времени вам нужно для каждой задачи, чтобы помочь вашему расписанию измениться.

6. Используйте приложение календаря для реализации блокировки времени

Вы можете использовать приложения для смартфона или браузера, которые помогут вам отслеживать ваши временные блоки. Выберите тот, который, по вашему мнению, наиболее подходит для вашей сферы деятельности, добавьте все свои задачи вместе с временем, отведенным для каждой, и установите будильник, чтобы напоминать вам о задачах, которые вам нужно выполнить в будущем.