Как разработать контрольный список управления проектом за 12 шагов

13 мая 2021 г.

Проекты компании обычно включают в себя множество сотрудников, ресурсов, задач и других компонентов. Контрольные списки управления проектом могут помочь всем специалистам, участвующим в проекте, оставаться организованными, выполнять задачи вовремя и понимать, какой вклад их обязанности вносят в общий проект. Если вы являетесь руководителем проекта, контрольный список может быть особенно полезен для контроля и мониторинга траектории проекта. В этой статье мы обсудим, что такое контрольный список управления проектами, почему контрольные списки проектов важны и как разработать контрольный список управления проектами с примерами.

Что такое контрольный список управления проектами?

Контрольный список управления проектом — это документ, используемый для отслеживания всех задач, сроков, ресурсов и целей, необходимых для завершения проекта. Руководители проектов, руководители групп и супервайзеры часто используют контрольные списки управления проектами для организации и контроля за ходом выполнения различных элементов проекта.

Почему контрольный список управления проектами важен?

Контрольные списки управления проектами могут предоставить руководителю проекта компании или отдела множество преимуществ, в том числе:

• Одновременное управление несколькими обязанностями: руководители проектов часто контролируют различных сотрудников, команды, результаты, подзадачи и многое другое. Контрольный список помогает руководителям проектов одновременно отслеживать всех людей и задания, участвующие в проекте.

• Предоставление ясности о том, с чего начать: проекты могут иметь много подзадач, из-за чего некоторым сотрудникам может быть сложно понять, что делать в первую очередь. Контрольный список дает руководителям проектов больше возможностей консультировать членов команды о том, какие задачи выполнять, в каком порядке их выполнять и какой метод использовать.

• Минимизация потенциальных рисков. Контрольные списки управления проектами могут помочь руководителям заранее продумать различные задания и задачи проекта. Это означает, что вы можете заблаговременно снижать риски до того, как они превратятся в проблемы.

• Эффективное управление ресурсами: контрольный список управления проектом может помочь вам заранее спланировать выделение времени, денег и других ресурсов.

Как разработать контрольный список управления проектом

Вот 12 шагов, которые помогут руководителям проектов, руководителям групп, супервайзерам и другим руководителям проектов создать эффективные контрольные списки управления проектами:

1. Изучите проект

Прежде чем разработать контрольный список, проведите исследование своего проекта. Ознакомьтесь с отраслевыми отчетами, стратегиями проектов, записями о прошлых проектах, выполненных вашей командой, и другими соответствующими документами или информацией. Развивайте понимание прошлых достижений в области вашего проекта, независимо от того, произошли ли эти достижения в вашей компании или в более широкой отрасли.

2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами

Узнайте о приоритетах, интересах и ожиданиях заинтересованных сторон проекта. К заинтересованным сторонам проекта относятся как специалисты, активно участвующие в разработке проекта, так и специалисты, затронутые конечными результатами проекта. В зависимости от конкретного проекта, заинтересованными сторонами проекта могут быть:

• Инвесторы

• Руководители других отделов или команд

• Клиенты

• Сотрудники, участвующие в проекте

• Подрядчики

• Продавцы

• Руководители или менеджеры компании

Если возможно, поговорите со всеми заинтересованными сторонами проекта. Встреча с этими заинтересованными сторонами может дать вам более глубокое понимание того, как каждая заинтересованная сторона влияет на траекторию или результат проекта.

3. Знайте требования проекта

Заранее определите конкретные требования для каждого компонента проекта. Поймите факторы, связанные с проектом, которые могут указывать на успех. В зависимости от типа проекта и вашей компании различные задачи могут иметь числовые требования или требования к данным, например спецификации тестов или количество результатов. Обратите внимание на это в своей документации о требованиях к проекту.

4. Разработайте видение проекта

Создайте заявление о видении проекта, которое иногда также называют уставом проекта. Видение проекта должно кратко объяснять, какова общая цель проекта и как все элементы проекта работают вместе. Хотя большинство заявлений о видении проекта состоят всего из нескольких предложений, некоторые могут быть длиннее, чтобы передать более сложные или всеобъемлющие идеи.

Когда вы пишете свое видение проекта, подумайте о:

• Будущие амбиции вашей команды и компании в отношении этого проекта

• Основные цели проекта

• Заинтересованные стороны проекта

• Потенциальное или желаемое влияние на рынок в связи с этим проектом

• Общий график проекта

5. Установите цели проекта

Сформулируйте цели и задачи проекта. Ставьте амбициозные, но достижимые цели. Ваши цели должны учитывать ваши существующие или выделенные ресурсы, в том числе, сколько времени у вас есть для завершения проекта. Это может помочь разработать цели в соответствии с принципами SMART, что означает, что ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и привязанными ко времени. С каждой целью и задачей постарайтесь передать:

• Как этот компонент помогает достижению общих целей вашего бизнеса

• Какую проблему пытается решить ваша команда

• Как ваша команда или клиенты могут извлечь выгоду из выполнения этой задачи

6. Создайте план проекта

План проекта представляет собой всеобъемлющий документ, в котором описываются общий объем, цели, видение и задачи проекта. Планы проекта также содержат более подробную информацию о таких факторах, как:

• Рабочие процессы

• Деятельность

• Зависимости или задачи, которые должны быть завершены до других задач

• Ресурсы

• Качественный

• Расписания

7. Составьте бюджет

Бюджет проекта оценивает все расходы, связанные с проектом, включая прямые и косвенные расходы. Прямые затраты связаны с выполнением определенного товара или задачи, например, заработная плата, программное обеспечение, транспорт, материалы и исследования. Косвенные расходы — это расходы, приобретенные в процессе работы, которые не связаны конкретно с проектом, например, аренда офиса, коммунальные услуги или лицензионные сборы. Бюджет должен показывать, когда во временной шкале проекта вероятные затраты.

8. Планируйте использование ресурсов

Назначайте задачи каждому человеку, участвующему в проекте, в зависимости от его навыков, уровня опыта и роли в компании. Возможно, вы уже знаете всех сотрудников, участвующих в этом проекте, и вам просто нужно дать им конкретные обязанности по проекту. В других случаях вам может понадобиться определить, каких сотрудников компании следует привлечь к проекту.

Запланируйте также выделение других ресурсов, таких как оборудование, программное обеспечение, производственные материалы или графики. Если вы заметили нехватку ресурсов или конфликт в расписании, вам может потребоваться изменить распределение ресурсов, нанять подрядчиков или заказать инвентарь.

9. Установите расписание проекта

Создайте расписание проекта, в котором оценивается, сколько времени может занять каждый компонент проекта. Знание продолжительности различных элементов проекта, а также того, какие задачи необходимо выполнить раньше других, может помочь вам с большей точностью предсказать общий график вашего проекта. Укажите, как выполнить каждую задачу в расписании проекта, например, метод реализации или сотрудников, которых нужно привлечь. По мере того, как начинаются различные аспекты проекта, вам может потребоваться обновить расписание проекта, чтобы отразить изменения или новые разработки.

10. Создайте план коммуникации

План коммуникаций проекта помогает всем специалистам, участвующим в проекте, эффективно сообщать об обновлениях, успехах и изменениях проекта. В зависимости от количества людей, вовлеченных в проект, типа проекта, продолжительности проекта и сопутствующих факторов план коммуникаций может включать:

• Еженедельные встречи с людьми, работающими над проектом

• Совещания раз в две недели со всей командой или руководителями команд

• Старт проекта или первая встреча со всеми участниками проекта

• Регулярные электронные письма с обновлениями проекта заинтересованным сторонам

• Методы документирования всех способов связи

11. Снижайте риски

Минимизируйте потенциальные обязательства, несчастные случаи или опасности вашего проекта с помощью плана управления рисками. План управления рисками определяет риски проекта, анализирует вероятность возникновения риска и детализирует стратегии для упреждающего предотвращения риска или уменьшения его последствий.

12. Следите за прогрессом

Как только проект начнется, следите за выполнением различных задач, назначений и сроков выполнения проекта. Храните план проекта в той же цифровой или физической папке, что и другие документы, относящиеся к проекту, такие как рабочие отчеты, журналы рабочего времени или заметки о встречах. Чтобы помочь всем, кто участвует в проекте, быть в курсе его хода и развития, обновите график проекта, заявление о концепции или другие документы по мере необходимости.

Примеры контрольного списка управления проектом

Точные пункты в вашем контрольном списке управления проектом могут варьироваться в зависимости от типа проекта, заинтересованных сторон, графика и других факторов. Вот несколько примеров пунктов, которые следует включить в контрольный список управления проектами:

• Определить потребность в проекте

• Исследования, связанные с прошлыми проектами и разработками в отрасли

• Ознакомьтесь с требованиями и спецификациями проекта

• Создайте и подпишите заявление о видении проекта

• Напишите цели проекта

• Выясните будущие преимущества проекта для клиентов, членов команды или вашей компании.

• Понимание ожиданий ключевых заинтересованных сторон

• Найдите спонсоров для проекта

• Создайте план проекта, который может меняться по мере начала или завершения различных компонентов проекта.

• Составьте реалистичный бюджет

• Назначьте специалистам конкретные проектные роли и обязанности

• Определите стратегии коммуникации, такие как регулярные электронные письма или встречи

• Составьте расписание проекта, в котором отображаются временные рамки для всех компонентов проекта.

• Заполнять и отправлять регулярные отчеты по проекту или обновления статуса

• Спланируйте, как снизить или избежать рисков

• Регулярно обновлять журналы управления

• Подписывайте отчеты по мере их выполнения сотрудниками