Как разработать и внедрить систему личной организации
Может быть проще расставить приоритеты для важных задач и уложиться в сроки, если у вас есть четкая структура, которой вы будете следовать каждый рабочий день. Создание личной организационной системы, ориентированной на ваши потребности и цели как сотрудника, может повысить уровень вашей производительности и эффективности, поскольку вам будет легче находить необходимые предметы и быстрее выполнять задачи. В этой статье мы расскажем, что такое система личной организации, о преимуществах ее использования и о том, как реализовать свою собственную.
Что такое система личной организации?
Система личной организации — это процесс, которому вы можете следовать, чтобы эффективно сортировать, упорядочивать и управлять своими задачами. Это позволяет вам следовать четкому распорядку каждый день, чтобы выполнять больше рабочих задач в течение дня и в установленные для них сроки. Большинство этих систем состоит в том, чтобы выложить перед собой все ваши задачи, разместить их в нужных местах и выделить время для работы над каждым пунктом в отдельности. Просмотрите свой типичный график и предстоящие карьерные цели, чтобы помочь вам разработать систему, которая эффективно работает для вас.
Преимущества системы личной организации
Разработка последовательной личной системы организации, которой следует следовать в течение каждого рабочего дня, может помочь вашему мозгу чувствовать себя готовым к предстоящим задачам в течение дня. Это может помочь вам легко проходить через рабочие элементы и позволяет запланировать время для выполнения неожиданных задач по мере их возникновения. Другие общие преимущества использования эффективной системы личной организации в вашей карьере включают:
Быстрый поиск важных элементов: когда вы сортируете каждый предстоящий элемент списка дел и другие ресурсы по их собственным назначенным областям, вы можете легко найти их в следующий раз, когда будете работать над связанной задачей. Вы можете сэкономить время на поиске определенных предметов и потратить больше времени на завершение проекта.
Соблюдение большего количества сроков выполнения проектов. Имея перед собой все ваши задания и их предстоящие сроки выполнения, а также отсортировав их по приоритету, вы сможете установить поток и систему для их быстрого выполнения. Это поможет вам запланировать достаточно времени для работы над каждой задачей, чтобы увеличить ваши шансы представить качественный проект к установленному сроку.
Снижение уровня стресса: знание того, что вы можете легко найти все необходимые документы и следование организованному графику, поможет вам чувствовать себя более расслабленным и подготовленным к каждому дню. Если появляются какие-либо неожиданные задачи, вы можете легко скорректировать свое расписание, чтобы учесть их, что может снизить уровень стресса и повысить ваше счастье на работе.
Как создать личную систему организации
Рассмотрите свой текущий ежедневный график, чтобы помочь вам создать систему, которая эффективно работает для вас и упрощает сортировку и эффективную расстановку приоритетов ваших задач. Выполните следующие действия, чтобы внедрить собственную систему организации:
1. Храните элементы списка дел в одном месте
Если ваш день состоит из постоянных совещаний, вопросов от сотрудников и неожиданных задач, которым нужно расставить приоритеты, важно иметь место, где можно быстро записывать внезапные пункты списка дел. Это гарантирует, что вы не забудете выполнить задание. Постарайтесь записывать все элементы списка дел в одном месте, чтобы вы могли легко вернуться к нему позже, когда у вас будет время организовать и отсортировать свои задачи. Наличие одной области для всех элементов вашего списка дел позволяет вам сэкономить время на поиске задач, которые вы, возможно, записали и сохранили в разных областях.
2. Выделите время для организации
В зависимости от того, сколько пунктов списка дел, встреч и других встреч вы должны выполнять каждый день, постарайтесь выделять время для соответствующей организации своего расписания либо один раз в день, либо несколько раз в неделю. Просмотрите свои дела и решите, какие из них следует отдать приоритет, и установите сроки выполнения для каждого из них или отметьте их существующие сроки. Используйте этот список, чтобы определить, какие элементы являются более мелкими задачами, а какие — более крупными проектами.
Создайте меньшее подмножество задач для выполнения для каждого проекта. Это делает проект более достижимым и позволяет планировать время, чтобы сосредоточиться на отдельных задачах, что приводит к своевременной отправке ценного окончательного проекта.
3. Выберите систему управления задачами для использования
Поместите эти организованные элементы и сроки в систему управления задачами. Эти программы позволяют вам организовывать предстоящие задачи и помечать сроки выполнения каждой из них. Вы можете регулярно возвращаться к своей системе управления задачами в течение дня, чтобы отмечать все выполненные задачи и просматривать, над чем работать дальше. Если вы работаете в роли руководителя проекта, вы можете использовать эту систему для назначения работы другим сотрудникам. Он также может информировать их о том, какие задачи вы выполняете в данный момент.
4. Выделите время в своем календаре, чтобы сосредоточиться
Подумайте о том, чтобы регулярно вносить предстоящие задачи в свой календарь. Сначала добавляйте любые предстоящие ежедневные дела или встречи в свой календарь, а затем любые другие встречи, назначенные на неделю. Затем вы можете заблокировать время в календаре, чтобы сосредоточиться на конкретных проектах. Постарайтесь четко обозначить это событие календаря фразой, например, «час сосредоточения внимания», чтобы показать коллегам, что вы тратите это время на приоритетные дела и предпочитаете, чтобы вас не беспокоили.
5. Отключите ваши уведомления
Вы можете повысить вероятность соблюдения графика и выполнения рабочих задач, если отключите все уведомления в течение рабочего часа. Это освобождает вас от любых отвлекающих факторов или искушений переключить свое внимание на что-то другое. Рассмотрите возможность отключения уведомлений на компьютере или телефоне во время работы над важными задачами, а затем включите их снова, когда у вас будет свободное время или при работе над более простыми задачами. Вы также можете запланировать время в своем календаре, чтобы читать уведомления и отвечать на электронные письма, сообщения или телефонные звонки.
6. Установите регулярные оповещения и напоминания о важных задачах
Даже если вы отметите предстоящие встречи, задачи или встречи в своем календаре, может быть полезно получить дополнительную помощь, чтобы помнить, когда их завершить. Организовывая и планируя задачи на неделю, рассмотрите возможность установки оповещений или таймеров на телефоне или компьютере. Они могут предоставлять вам регулярные напоминания о предстоящих сроках или встречах в течение недели, чтобы вы были готовы и завершили или посетили их вовремя.
7. Организуйте свое рабочее пространство
Чтобы упростить поиск необходимых ресурсов или рабочих элементов, постарайтесь организовать свое рабочее место и компьютер. Выделите время в течение дня, чтобы просмотреть любые документы на вашем столе и организовать их в четкие, помеченные папки. Создавайте папки на рабочем столе, чтобы упростить быстрый поиск и ссылку на виртуальные документы и ресурсы. Это может упростить поиск важных документов, а также поможет вам чувствовать себя более подготовленным в течение рабочего дня.