Как получить старую форму W-2 от работодателя (с советами)
16 сентября 2021 г.
Форма W-2 является важным финансовым документом. Это позволяет налогоплательщикам подавать налоги, вести точный учет и предоставлять доказательства доходов для определенных приложений. Полезно знать, как и где вы можете получить этот документ, когда он вам понадобится. В этой статье мы обсудим, что такое форма W-2, ситуации, когда вам может понадобиться старая форма W-2, и шаги по получению старой формы W-2 от работодателя.
Что такое W-2?
W-2 — это официальный документ Службы внутренних доходов (IRS), в котором содержится отчет о заработной плате сотрудников и удержанных налогах. Он отслеживает как федеральные налоги, так и налоги штата, где это применимо, и является необходимым документом для подачи налоговой декларации.
Форма W-2 содержит важную информацию, касающуюся вашего дохода и личных данных, например:
Годовая заработная плата
Федеральный налог, удерживаемый с вашей зарплаты
Государственный налог, удерживаемый с вашей зарплаты
Удержан социальный налог
Удержанный налог Medicare
Ваше имя и адрес
Налоговая идентификация работодателя
Пособия по уходу за иждивенцами
Почти все сотрудники получают форму W-2, если они платят налоги со своего дохода и зарабатывают не менее 600 долларов. Работодатели, которые выплачивают заработную плату с использованием платежной ведомости, представляют W-2 для каждого сотрудника, включая сотрудников, занятых полный или неполный рабочий день. Независимые подрядчики, которые обычно работают не по найму, не получают форму W-2. Вместо этого они получают 1099.
Зачем тебе старый W-2?
Есть несколько причин для получения W-2 за предыдущий год, в том числе:
Подача налогов
Вам понадобится форма W-2 при подаче налоговой декларации. В форме содержится информация о вашей заработной плате и удержанных налогах за год. Если вы меняете место работы в течение одного налогового года, вам могут потребоваться формы W-2 с обоих мест работы.
Ведение записей
Полезно хранить формы W-2 для отслеживания ваших доходов и налоговых деклараций. Наличие записи о вашем доходе за каждый год также может помочь вам составить бюджет и управлять своими финансами. Некоторые финансовые эксперты рекомендуют хранить налоговую отчетность около четырех лет на случай, если агентство запросит вашу налоговую информацию.
Подача заявки на получение кредита или совершение крупных покупок
Перед выдачей кредита кредитные инспекторы требуют подтверждения дохода. Вы можете поделиться копиями старых W-2, чтобы подтвердить, что вы зарабатываете постоянный доход и, следовательно, можете погасить свой кредит. Помимо заявок на кредит, предоставление этих форм часто необходимо при совершении крупных покупок, таких как автомобиль, или при заполнении заявки на аренду.
Корректировка налогов
Если есть какая-либо ошибка в ваших налогах, вы можете обратиться к старым формам W-2, чтобы исправить свои налоговые документы и повторно подать. Если расчеты налогового органа отличаются от того, что вы сообщаете, они могут потребовать от вас уплаты определенной суммы налогов или сообщить вам о фактической сумме налоговой декларации, которую вы получаете. Хотя это одна из причин для сохранения формы W-2, но если вы потеряли ее или выбросили, вы можете запросить еще одну копию у своих работодателей.
Как получить старую W-2 от работодателя
Если вам требуется старый W-2, выполните следующие действия:
1. Позвоните в отдел кадров вашего предыдущего места работы.
Один из самых простых способов получить формы W-2 за прошлый год — это позвонить или отправить электронное письмо в отдел кадров соответствующего работодателя. В большинстве случаев специалисты по расчету заработной платы могут помочь вам получить форму W-2. Возможно, вам потребуется ответить на контрольные вопросы, например указать идентификационный номер сотрудника или номер социального страхования. Это помогает сотрудникам отдела кадров гарантировать, что они передают W-2 нужному специалисту. Однако при общении по электронной почте не сообщайте свой номер социального страхования, если это специально не попросит доверенное лицо.
2. Определите налоговый год для формы W-2.
Поскольку вы получаете форму W-2 за каждый год, сообщите специалисту по кадрам, какой налоговый год вам нужно отразить в форме W-2. Если вы просите удовлетворить требования финансового специалиста или кредитного специалиста, попросите их уточнить, какая форма W-2 им нужна для их процесса. В зависимости от причины получения формы W-2 вам может понадобиться несколько копий за определенный год или несколько копий за несколько лет. Если да, поделитесь этой информацией со специалистом по кадрам. Это гарантирует, что вы получите надлежащую документацию быстро.
3. Укажите, как вы хотите получить форму
Как только ваш предыдущий или нынешний работодатель согласится отправить форму W-2, определите, как вы хотите ее получить. Работодатели могут отправить вам по почте, электронной почте, факсу или подготовить печатную копию, чтобы вы могли забрать ее у них. В зависимости от компании может существовать протокол для обмена W-2, например, по почте или через зашифрованную систему. Если нет, специалист по кадрам может спросить вас о ваших предпочтениях.
При выборе предпочтительного метода получения формы W-2 учитывайте следующие факторы:
Сроки: если у вас есть крайний срок, попросите своего работодателя отправить форму W-2 по электронной почте или разрешить вам ее забрать. Другие способы доставки, например по почте, могут занять больше времени.
Потребность: если вы используете форму W-2 для цифрового приложения или системы ведения документации, лучше всего получить форму W-2 в электронном виде, чтобы вам не приходилось передавать печатную копию через сканер. Точно так же, если вам нужно предоставить печатную копию, проще всего попросить работодателя отправить форму W-2 по почте.
Записи работодателя: если ваш работодатель отправляет документ по почте, убедитесь, что в файле указан ваш правильный адрес. Если нет, вы можете предоставить эту информацию или решить использовать другой метод.
Советы по запросу формы W-2
Примите во внимание эти советы, если вам нужно запросить форму W-2 у предыдущего или нынешнего работодателя:
Запрос по электронной почте
Если вы отправляете электронное письмо специалисту по кадрам с запросом формы W-2, рассмотрите возможность использования этого шаблона для создания сообщения:
дорогая [Name of HR professional],
[Explain that you’re writing to request an old W-2. Include your current relationship to the company, specifically whether you’re a past or present employee. If you have or had an employee number, provide it here to help the HR professional locate your file. Ask if there’s any additional information they need, then specify which method you prefer for receiving the form.]
Лучший,
[Your full name]
Запрос по телефону
Если вы решите позвонить в отдел кадров работодателя, чтобы запросить W-2, вы можете сказать: «Здравствуйте, это [Your name]. Я звоню, чтобы запросить копию моего [Tax year] Форма W-2. Какая информация вам нужна от меня для выполнения этого запроса?» Во время звонка не забудьте предоставить им всю информацию, которая может им понадобиться, например, ваш идентификационный номер или адрес, и указать, какой метод вы хотите, чтобы они использовали для отправки вашего W-2. Подумайте о том, чтобы узнать, сколько времени может занять получение формы W-2, чтобы вы могли соответствующим образом спланировать свои действия.