Как разработать эффективный план управления затратами

Одной из обязанностей менеджера проекта является надзор за бюджетом и расходами проекта. При планировании проекта необходимо создать управляемую данными стратегию управления его затратами. План управления затратами может помочь вам установить бюджет, определить, как использовать ваши ресурсы и контролировать средства. В этой статье мы опишем элементы плана управления затратами и способы его разработки, чтобы вы могли уложиться в бюджет своих проектов.

Что такое план управления затратами?

План управления затратами — это описание сметной стоимости проекта и требуемых ресурсов, а также способов их использования и контроля. Этот документ является важной частью процесса планирования проекта и помогает удерживать затраты проекта в рамках бюджета. Руководители проектов могут использовать его для контроля расходов по всему проекту и внесения корректировок по мере необходимости. Проекты в любой отрасли, от производства и информационных технологий до розничной торговли, могут выиграть от наличия планов управления затратами.

Элементы плана управления затратами

Чтобы план управления затратами был эффективным, он должен включать следующие разделы и элементы:

Меры измерения

Единицы измерения — это стандарты, которые вы используете для измерения бюджета и изменений в объеме проекта. Решите, какие единицы вы хотите использовать для измерения аспектов проекта, таких как денежные суммы, измерения и количества. Установка единиц измерения особенно важна, если вы работаете с несколькими расчетами или валютами. Эта точка отсчета может облегчить общение и предотвратить путаницу.

Измерение производительности

Создайте правила для измерения производительности, чтобы вы могли точно отслеживать ход проекта. Примером измерения производительности является процент завершения. Вы можете использовать один или несколько методов измерения, чтобы определить, насколько вы близки к достижению целей проекта или выполнению определенных задач.

Пороги управления

Установите контрольные пороги, которые представляют собой пределы того, насколько могут варьироваться затраты по проекту, прежде чем вам потребуется их скорректировать. Эти цифры зависят от размера и бюджета проекта и помогают предотвратить превышение бюджета и сроков. Например, если бюджет проекта составляет 50 000 долларов США, вы можете установить контрольный порог равным 1000 долларов США. Когда какой-то аспект проекта отклоняется от графика на 1000 долларов, вам необходимо принять меры.

Уровни точности

Определите, насколько точны вы должны быть при измерении сумм или расчетах. Например, вы можете указать в своем плане проекта, что размеры могут отличаться на 2 сантиметра или что расчеты должны включать три десятичных знака. Установка согласованных уровней точности и обеспечение их понимания всеми членами команды помогает поддерживать точную оценку затрат.

Уровни точности

Уровни точности аналогичны уровням точности, но включают проценты и степень, в которой они могут меняться, прежде чем вы предпримете какие-либо действия. Например, если вы установите уровень точности на уровне 8 %, затраты могут колебаться до 8 % выше запланированного бюджета, прежде чем вы ответите. Уровни точности помогают контролировать расходы, допуская неизбежные отклонения.

Форматы отчетности

Определите, как и когда вы планируете сообщать о ходе проекта, чтобы вы могли выявить возможные варианты. Вы хотите использовать единый формат для каждого отчета, чтобы члены команды знали, что им нужно. Определите, какие детали вы хотите включить в каждый отчет, и установите крайние сроки или вехи для их создания.

Условия управления затратами

Планы управления затратами включают в себя множество цифр и расчетов, имеющих устоявшиеся названия. Прежде чем создавать план, изучите терминологию, чтобы вы могли измерять правильные элементы и составлять точный отчет. Общие условия плана управления затратами включают:

• Базовый план стоимости. Базовый план стоимости — это оценка стоимости проекта на основе установленного графика проекта. Вы можете использовать этот базовый уровень для оценки эффективности проекта.

• Измерение освоенного объема. Этот метод включает измерение прогресса проекта на основе объема выполненной работы.

• Оценка по трем точкам: в этом методе используется формула для создания минимальной и максимальной оценки стоимости проекта, продолжительности и объема работы, чтобы вы могли рассчитать идеальное оценочное значение.

• Восходящая оценка: при восходящей оценке вы оцениваете стоимость мельчайших деталей и суммируете их вместе для оценки общей стоимости проекта.

• Аналоговая оценка: рассчитайте эту оценку, сравнив стоимость всех прошлых проектов с вашим текущим.

• Параметрическая оценка: эта оценка включает в себя расчет удельной стоимости каждой задачи, их сложение и сравнение с вашим бюджетом.

• Структура разбивки работ. Этот визуальный макет проекта показывает задачи, которые вы ожидаете от всех членов команды.

Как разработать план управления затратами

В начале проекта выполните следующие шаги, чтобы создать план управления затратами, который поможет вам контролировать расходы и оставаться в рамках бюджета:

1. Планируйте ресурсы

Прежде чем приступить к проекту, определите, какие ресурсы ему необходимы, в том числе определенные люди, навыки, материалы, инструменты, оборудование и средства. Вы можете использовать структуру декомпозиции работ, чтобы проиллюстрировать проект и назначить людей и ресурсы для каждой задачи. Этот план также позволяет визуализировать затраты, связанные с каждым этапом проекта. Вы можете использовать инвентаризацию ресурсов, которую вы собираете, для точной оценки затрат.

2. Оцените затраты

Точная оценка стоимости проекта по сравнению с его фактической стоимостью является ключом к успеху. Учитывайте не только ресурсы, которые вы указали в структуре декомпозиции работ, но и такие факторы, как постоянные затраты, переменные затраты, накладные расходы, инфляцию и временную стоимость денег. Информация, которая может вам понадобиться при оценке стоимости, включает:

• Ресурсы, которые вы определили на предыдущем шаге

• Цена каждого ресурса

• Как долго вам нужен каждый ресурс

• Потенциальные риски

• Стоимость аналогичных проектов

Вы можете использовать различные методы для оценки стоимости проекта, в зависимости от имеющейся у вас информации. Если у вас есть много данных о затратах на аналогичные проекты, которые вы завершили в прошлом, вы можете использовать аналогичную оценку. Если вы этого не сделаете, вы можете рассмотреть подход снизу вверх. Используйте свою оценку затрат, чтобы принять решение о бюджете и графике проекта. Вы также можете изменить свою оценку по мере изменения проекта и его объема. Некоторые менеджеры проектов создают новую смету для каждого этапа проекта.

3. Создайте бюджет

Рассчитайте все расходы вашего проекта, чтобы вы могли точно определить, сколько ему нужно финансирования. Для составления бюджета вам необходимо:

• Оценки затрат

• Расписание проекта

• Объем проекта

• Организационные активы процессов, которые представляют собой планы, политики и процедуры компании.

Определите, сколько денег вам нужно выделить на каждую задачу и на какой срок. Затем установите базовый уровень затрат, который можно использовать для измерения эффективности проекта.

Для более точного управления расходами создайте отдельный бюджет для каждого этапа, который вы сможете контролировать и корректировать в зависимости от хода выполнения проекта. Вы можете легче достичь своих бюджетных целей, если будете делать это поэтапно или поэтапно, а не пытаться уложиться в бюджет всего проекта.

4. Осуществляйте контроль затрат

Контроль затрат включает в себя сравнение различий между вашей базовой стоимостью и фактическими затратами и внесение корректировок, чтобы удержать проект в рамках бюджета. Неоднократно контролируйте затраты на протяжении всего проекта, чтобы отслеживать и сокращать расходы или увеличивать бюджет по мере необходимости. Используйте заранее установленные пороги контроля, чтобы определить, когда нужно действовать.

5. Измеряйте производительность

Создавайте отчеты в согласованных форматах и ​​с регулярными интервалами по всему проекту, чтобы контролировать производительность. Отчетность помогает выявить отклонения запланированного бюджета от фактического. Это также поможет вам определить, достигаете ли вы своих целей и этапов. Вы можете просмотреть свои отчеты для справки при планировании будущих проектов.