Как расставить приоритеты задач на рабочем месте

4 января 2021 г.

Когда у вас есть несколько рабочих задач, которые нужно выполнять каждый день, вам может потребоваться разработать эффективную систему для управления ими. Расстановка приоритетов — это способ определить, что вы должны сделать в первую очередь, исходя из важности. Понимание лучших способов расставить приоритеты задач может сэкономить ваше время на рабочем месте.

В этой статье мы обсудим, что такое расстановка приоритетов, как расставлять приоритеты в задачах, и приведем примеры навыков, которые помогут вам эффективно расставлять приоритеты.

Что такое приоритет?

Расстановка приоритетов включает в себя решение о том, в каком порядке должны быть выполнены задачи, исходя из их важности. Эта стратегия может помочь вам более эффективно организовать свое время. Это поможет вам научиться выполнять важные задачи в первую очередь, укладываться в сроки и иметь больше времени для выполнения более крупных задач. Навыки расстановки приоритетов помогут вам выполнять больше работы за меньшее время.

Как расставлять приоритеты в работе

Рассмотрите следующие шаги при определении приоритетов задач на рабочем месте:

1. Решите, какие задачи являются наиболее важными

Во-первых, решите, какие задачи в вашем списке дел являются наиболее важными. Вы можете определить это на основе сроков, которые у вас есть на неделю, ожиданий клиентов или запросов коллег. Например, вы можете сосредоточиться на маркетинговом отчете, который должен быть готов в конце дня, прежде чем переходить к другим задачам.

2. Занесите свои задачи в календарь

Как только вы решите, какие задачи являются наиболее важными, запланируйте их в своем календаре. Расстановка приоритетов вашего времени может быть проще, когда вы видите свой список задач каждый день. Вы можете обнаружить, что лучше сосредотачиваетесь на повседневных задачах, когда у вас есть визуальное напоминание о каждой из них, которые вам нужно выполнить. Выполнение их также может дать чувство выполненного долга.

3. Установите границы

Как только вы сосредоточитесь на своих задачах на этот день, вы можете дополнительно расставить приоритеты, установив конкретное время, чтобы сосредоточиться на своей работе. У вас могут быть коллеги, которые регулярно звонят, отправляют электронные письма или подходят к вашему столу, чтобы поговорить с вами о несрочных проблемах. Уместно сообщить им, что вы сосредоточены на проекте и поговорите с ними позже. Вы можете попросить их не беспокоить вас утром, но чтобы вы с удовольствием поговорили днем.

Еще один способ расставить приоритеты для вашего времени — настроить сообщение электронной почты об отсутствии, чтобы люди знали, в какое время дня вы отвечаете на электронные письма. Вы можете обнаружить, что лучше концентрируетесь и выполняете больше задач, если устанавливаете определенное время для работы без перерывов.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определения и примеры

Советы по расстановке приоритетов на рабочем месте

Вот несколько способов, которыми вы можете расставить приоритеты в своих обязанностях на рабочем месте, что может сделать вас более продуктивным сотрудником:

Учет отвлекающих факторов

Отвлекаться в течение дня — это нормально, независимо от того, переключили ли вы внимание на другую задачу или отвечаете коллеге. Вам также могут понадобиться перерывы в течение дня, чтобы расслабиться и сосредоточиться. Когда вы признаете, что отвлекающие факторы будут возникать, вам будет легче включить их в свое расписание. Вы даже можете запланировать перерывы, например, 10-минутный перерыв на кофе в середине утра и 15-минутную прогулку во второй половине дня.

Получите помощь от технологий

Благодаря достижениям в области технологий появилось множество инструментов для повышения производительности, которые помогут вам расставить приоритеты и сосредоточиться на задаче. Скачав на свой компьютер приложение для учета времени, затраченного на выполнение конкретной задачи, вы сможете увидеть, насколько эффективно вы работаете. Вы также можете использовать таймер, чтобы сосредоточиться на задачах и планировать перерывы. Например, вы можете установить таймер на час работы и запланировать пятиминутный перерыв после него.

Расставляйте приоритеты по одной задаче за раз

Может показаться заманчивым многозадачность, чтобы выполнить больше, но часто лучше сосредоточиться на одной задаче за раз. Эта стратегия может гарантировать, что вы полностью сосредоточитесь на этом задании, чтобы вы могли эффективно выполнить его, прежде чем переходить к следующему пункту в вашем списке. У вас может быть больше шансов выполнить качественную работу, если вы не будете отвлекаться на другие задачи.

Используйте инструмент планирования

Расставьте приоритеты задач, написав все, что у вас есть к предстоящему месяцу. Оттуда определите, что нужно делать ежедневно, к концу каждой недели и к концу месяца. Вы можете записать это в электронную таблицу, а затем организовать задачи в календаре. Планирование задач на основе сроков может помочь вам оставаться сосредоточенным и работать более эффективно.

Делегируйте задачи

Если вы можете распределить обязанности или разделить обязанности с коллегами, вы можете составить список всего, что вам нужно выполнить к концу недели, и делегировать определенные задачи другим. Решите, какие задачи другие могут выполнить без вашего присмотра, и поручите их своим коллегам, чтобы вы могли сосредоточиться на проблемах, требующих вашего немедленного внимания. Таким образом, вы можете расставить приоритеты для задач, которые вам нужно выполнить быстро.

Как выделить навыки расстановки приоритетов

Знание того, как расставлять приоритеты в своих задачах, может сделать вас более квалифицированным кандидатом на работу. Вот несколько способов, которыми вы можете подчеркнуть навыки расстановки приоритетов при приеме на новую работу:

Навыки расстановки приоритетов для вашего резюме

В сильном резюме должны быть перечислены примеры навыков расстановки приоритетов, которые вы используете у своего нынешнего или предыдущего работодателя. Вы можете перечислить несколько навыков и объяснить, как вы их используете. Например, вы можете сказать следующее в своем резюме или цели в своем резюме:

«Ведущий менеджер по маркетингу с трехлетним опытом использует навыки расстановки приоритетов для организации задач по важности и установления сроков для отдела маркетинга, чтобы обеспечить своевременное завершение всех проектов».

Связанный: 6 универсальных правил написания резюме

Навыки расстановки приоритетов для вашего сопроводительного письма

Ваше сопроводительное письмо — это возможность более подробно рассказать о том, как вы расставляете приоритеты в задачах. Вы можете адаптировать его к должности, на которую претендуете, внимательно прочитав объявление о вакансии и упомянув определенные ключевые слова, которые показывают, что вы умеете расставлять приоритеты, например, быть пунктуальным или хорошо организованным. Например, вы можете рассказать о своих навыках расстановки приоритетов в сопроводительном письме следующим образом:

«На моей предыдущей должности регистратора я отвечал за планирование встреч для отдела кадров каждый день. Я ежедневно получал большое количество телефонных звонков и электронных писем от потенциальных сотрудников, поэтому я расставил приоритеты в своих задачах, отвечая на их звонки по утрам. Я заканчивал свои электронные письма во второй половине дня, когда это было не так занято, потому что они не были такими срочными».