Как рассчитать резерв времени в управлении критически важными проектами

20 мая 2021 г.

Руководители проектов часто определяют сроки, которых должны придерживаться команды при запуске и завершении задач и целых проектов. Если вы внедряете управление проектами критического пути, вам может понадобиться понять, как рассчитать свободное время для определенных задач и целых проектов. Свободное время, которое у вас есть для проектов и задач, может варьироваться в зависимости от сложности, масштаба проекта и требований проекта. В этой статье мы рассмотрим, что такое свободное время, кто определяет свободное время для проектов и задач и как рассчитать свободное время, чтобы вы могли организовать свои проекты и держать свою команду в курсе.

Что такое свободное время?

Свободное время относится к количеству времени, в течение которого проект может испытывать задержки после самой ранней даты начала, не влияя на завершение проекта к установленному сроку. В управлении проектами критического пути резервное время или резерв, как его называют некоторые менеджеры проектов, применяется только к проектам и действиям, которые не имеют критических функций в рамках шаблона оценки и обзора программы. Кроме того, менеджеры проектов просто вычитают самое раннее время начала (EST) из самого позднего времени начала (LST), чтобы рассчитать общее время простоя для конкретных проектов:

Простой = LST – EST

Кто рассчитывает простои?

Как правило, менеджеры проектов — это профессионалы, которые рассчитывают и устанавливают свободное время для проектов, над которыми они работают со своими командами. В большинстве процессов управления проектами часто применяется метод PERT или шаблон оценки и обзора программы. Этот шаблон помогает руководителям проектов наметить важные аспекты проекта, включая делегирование задач конкретным командам и участникам. В формате PERT менеджеры проектов перечисляют проектные задачи в соответствии с их срочностью, при этом критические проекты могут иметь крайние сроки и свободное время, которые мало изменяются из-за важности.

Тем не менее, проекты, которые не являются критически важными, часто могут иметь некоторую разницу между самым ранним и поздним временем начала, а также между самым ранним и самым поздним временем завершения. Эта разница во времени составляет резерв времени, который менеджеры проектов используют для определения того, насколько поздно они могут отложить дату начала проекта, если проект не является критическим на диаграмме PERT. Менеджеры проектов рассчитывают свободное время, чтобы определить общее время начала и завершения проекта, а также время между самой ранней и самой поздней датами начала и окончания.

Как рассчитать свободное время

Используйте формулу вычитания резерва времени и следующие шаги, чтобы рассчитать резерв времени проекта:

1. Определите самое раннее время начала проекта

В зависимости от сложности вашего проекта вы можете рассчитать либо общий резерв времени для всего проекта, либо резерв времени для отдельных задач проекта. Например, если руководитель проекта хочет рассчитать свободное время между различными этапами проекта, он может определить самое раннее и самое позднее время начала на основе того, когда его команда выполнила самую последнюю задачу. При определении простоя менеджеры проектов могут часто использовать диаграмму PERT для организации задач проекта, где они детализируют название задачи, самую раннюю и самую позднюю даты начала, а также самую раннюю и самую позднюю даты завершения.

Диаграмма включает каждую дату начала и окончания в виде числовой даты, когда члены команды могут начинать и завершать проект после инициации. На диаграмме также есть разделы для команд, в которых указаны самые ранние и самые поздние даты. Например, предположим, что на диаграмме PERT для проекта разработки программного обеспечения указана самая ранняя дата начала проекта — 4 апреля, самая поздняя дата начала — 8 апреля, самая ранняя дата завершения — 24 апреля и самая поздняя дата завершения — 28 апреля. время начала проекта в этом случае равно четырем.

2. Установите самое позднее время начала проекта

Предполагая, что вы подсчитали свободное время для всего проекта, определите самую позднюю дату начала проекта. В случаях, когда проекты могут начаться только после того, как ваша команда закончит другую задачу или элемент, вы можете установить самую позднюю дату начала на основе целей и графика вашего проекта. Используйте предыдущие примерные даты на примерной диаграмме PERT для разработки программного обеспечения: 4 апреля, 8 апреля, 24 апреля и 28 апреля. В этом случае руководитель проекта может установить 8 апреля в качестве самой поздней даты начала проекта.

3. Найдите разницу между самым поздним и самым ранним временем начала

Как только вы узнаете самое раннее и самое позднее время начала вашего проекта, вы можете использовать формулу вычитания, чтобы определить общее время простоя. Используя предыдущие даты начала, рассчитайте резервное время, когда:

Простой = (LST) – (EST)

(8) – (4) = 4

Резервное время в этом примере составляет четыре дня, что означает, что у группы разработки программного обеспечения есть до четырех дней, чтобы начать проект после завершения либо предыдущего проекта, либо отдельного процесса, необходимого для поддержки следующих процессов разработки. Кроме того, резервное время, вычисляемое между самой ранней и самой поздней датами начала, должно быть равно разнице между самым ранним и самым поздним временем завершения.

4. Определите самое раннее время завершения вашего проекта

Чтобы гарантировать, что резервное время, которое вы вычисляете при вычитании времени начала, равно времени между датами завершения, используйте тот же процесс, чтобы найти разницу. Определите самую раннюю дату, когда вы ожидаете, что ваша команда завершит проект. В примере проекта разработки программного обеспечения самая ранняя дата завершения — 24 апреля.

5. Установите самое позднее время завершения проекта

Теперь вы можете установить последнюю дату завершения проекта. Определите этот крайний срок, добавив свободное время к самой ранней дате завершения вашего проекта. Используя предыдущие даты для примера проекта разработки программного обеспечения, добавьте четыре дня к самой ранней дате завершения 24 апреля. Это дает команде время до 28 апреля, чтобы завершить проект. Аналогичным образом резервное время между датами начала и завершения равно четырем.

6. Оцените свой критический путь и общее время простоя

Вы можете определить, какие проекты и задачи являются критическими в схеме управления проектами критического пути, в зависимости от типа проектов, которые вы завершаете. Критические проекты приводят к нулевому времени простоя, что указывает на то, что проект требует немедленной инициации. Пока ваше резервное время больше нуля, проекты или задачи, которые вы рассчитываете, не должны быть критическими. В ситуациях, когда проект или задача становятся критически важными, менеджеры проектов могут предпринять шаги для реализации методов, поддерживающих завершение критических проектов.

Пример

В следующем примере предположим, что менеджер проекта и его команда составили диаграмму PERT со следующей информацией:

Название задачи: Стадия разработки 2StartCompleteEarliest
0324Latest0526Согласно информации на диаграмме, команда может начать второй этап своего проекта разработки уже через три дня после завершения первого этапа и не позднее чем через семь дней после завершения первого этапа. Важно помнить, что резерв времени между временем начала и временем завершения одинаков. Менеджер проекта вычитает самое раннее время начала из самого позднего времени начала по формуле:

Простой = LST – EST

(5) – (3) = 2

Менеджер проекта определяет, что резервное время для второго этапа разработки проекта составляет два дня, и это время должно равняться резервному времени между самой ранней и самой поздней датами завершения. Поскольку 26 – 24 = 2, резервное время соответствует задаче проекта. Это свободное время дает команде до двух дней, чтобы начать второй этап разработки после завершения предыдущих процессов.