Как работать в режиме многозадачности за 15 простых шагов

11 марта 2021 г.

Эффективная и продуктивная работа может помочь вам добиться успеха на работе, независимо от того, где вы находитесь в своей карьере. Некоторым людям нравится использовать стратегию, широко известную как многозадачность, для выполнения множества задач одновременно. В этой статье мы объясняем многозадачность и предлагаем 15 шагов, как это сделать.

Что такое многозадачность и зачем она нужна?

Многозадачность означает эффективное управление многими задачами и обязанностями одновременно. Чаще всего многозадачность предполагает частое переключение между задачами, пока они все не будут выполнены. Многозадачность эффективно может повысить производительность и удовлетворенность работой для некоторых профессионалов. Делая это осознанно, вы можете управлять несколькими наборами целей и ожиданий в течение одного и того же периода времени, что также может помочь вам произвести хорошее впечатление на работе.

Как работать в режиме многозадачности

Если многозадачность кажется вам подходящей для ваших потребностей в производительности и стиля, вы можете максимизировать выгоду, выбирая варианты планирования. Если вы хотите использовать многозадачность в своей карьере, выполните следующие шаги:

1. Перечислите свои цели

Если вы хотите успешно работать в режиме многозадачности, начните с постановки целей. Составьте список того, что вам нужно сделать и когда вам нужно это сделать. Работайте с другими членами вашей команды, чтобы помочь уточнить цели, если это поможет.

2. Откажитесь от ненужных задач

Затем решите, какие задачи в вашем списке действительно необходимы. Подумайте о возможных результатах, если вы оставите некоторые задачи незавершенными. Если конкретная задача будет иметь небольшое негативное влияние, если она не будет выполнена, и минимальное положительное влияние, если она будет завершена, рассмотрите возможность полного удаления этой задачи из вашего списка. Удаление задач из повестки дня может освободить больше времени для тех, которые остались.

3. Делегируйте, когда это возможно

Со всеми оставшимися задачами подумайте, какие из них вы можете делегировать. Назначение задач или частей задач другим людям в вашей команде может помочь вам выполнить как можно больше работы в кратчайшие сроки.

4. Расставьте приоритеты для оставшихся задач

После того, как вы исключили ненужные задачи и делегировали то, что можете, у вас должен быть список дел, которые вы можете выполнять по отдельности. Расставьте приоритеты этих задач в соответствии с важностью и срочностью. Рассмотрите возможность использования такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, чтобы решить, какие задачи являются наиболее важными.

5. Автоматизируйте то, что можете

После того, как вы определили приоритетность работы, которую собираетесь выполнить, подумайте об использовании технологий для автоматизации того, что вы можете. Например, если вы знакомы с программированием, вы можете написать сценарий для автоматического ответа на определенные виды сообщений. Вы также можете разработать электронную таблицу для выполнения расчетов и сэкономить больше времени.

6. Сгруппируйте похожие задачи

Группировка похожих задач может сделать вашу многозадачность более эффективной, поскольку для переключения между ними требуется меньше умственных усилий. Например, отвечать на серию электронных писем и отвечать на задачи в социальных сетях почти одновременно может быть проще, чем переключаться между ответами на электронные письма и организацией физических файлов.

7. Оцените рабочее время

Упорядочив свой список дел, автоматизировав то, что можно, и сгруппировав похожие задачи, вы можете приблизительно оценить, сколько времени потребуется для выполнения вашей работы. Включите перерывы в это время, чтобы получить более точную оценку. Знание того, сколько времени займет выполнение вашего списка дел, может помочь вам оставаться мотивированным и сосредоточенным, когда вы выполняете многозадачность.

8. Составьте расписание

Используя расчетное время, составьте график, который поможет вам в работе. Рассмотрите возможность установки личных сроков для задач или групп задач. Планирование дня по задачам и продолжительности также может помочь вам не сбиться с пути.

9. Оцифруйте свой список

Рассмотрите возможность использования электронного инструмента, такого как приложение для управления задачами, чтобы сделать вашу многозадачность еще более эффективной. Некоторые приложения для повышения производительности уведомляют вас о крайних сроках и необходимых задачах. Электронные версии таких инструментов, как техника Pomodoro, также могут помочь.

10. Сведите к минимуму дополнительные отвлекающие факторы

Постарайтесь свести к минимуму возможность дополнительных отвлекающих факторов при многозадачности. Поскольку вы будете быстро переключаться между несколькими задачами, избегайте дополнительных умственных требований, таких как телефонные уведомления и социальные сети, это может помочь вам сосредоточить свою энергию на наиболее продуктивных целях.

11. Используйте время простоя

Когда вы работаете со своим списком дел, отмечайте моменты, которые обычно были бы менее продуктивными, и думайте, как вы можете сделать их более продуктивными. Например, если вы ожидаете встречи в холле, вы можете использовать это время, чтобы ответить на электронные письма. Вы также можете использовать непродуктивные поездки на работу, чтобы завершить чтение или подготовить презентации.

12. Обратитесь к своему списку

Когда вы управляете несколькими задачами одновременно, не забывайте обращаться к спискам, которые вы создали, чтобы быть организованным. Держите свой физический список дел, сгруппированный по похожим задачам, всегда видимым. Рассмотрите возможность использования электронного инструмента, такого как мобильное приложение, чтобы вы также не отвлекались от задачи.

13. Однозадачность при необходимости

Если вы столкнулись с задачей, требующей большей концентрации, не стесняйтесь переключаться на однозадачность. Иногда более эффективно сосредоточить все свое внимание на одной сложной задаче, прежде чем переходить к следующей. Перемещайтесь между стратегиями многозадачности и однозадачности в зависимости от характеристик и сложности каждой задачи.

14. Делайте периодические перерывы

Периодические перерывы также могут помочь вам сохранить продуктивность. Если вы заметили, что многозадачность вызывает умственную или физическую усталость, подумайте о том, чтобы сделать перерыв, чтобы освежиться. Вы также можете запланировать периодические перерывы, используя будильник или таймер. Вы можете обнаружить, что возвращаетесь к многозадачности более продуктивно, чем до перерыва.

15. Периодически размышляйте

Когда вы работаете в режиме многозадачности, периодически размышляйте о своем прогрессе. Прежде чем приступить к работе, определите, работаете ли вы над наиболее важными задачами, исходя из ваших приоритетов. Измените свой список дел и приоритеты по мере необходимости.