Как форматировать метки в Word (с шагами, советами и часто задаваемыми вопросами)

Создание этикеток в стандартном формате может помочь вам производить этикетки для отгрузки или организационных целей. На рабочем месте вам может понадобиться создать собственный шаблон этикетки, соответствующий вашим уникальным потребностям или стилю бренда вашей компании. Изучение того, как создавать собственные шаблоны этикеток и как форматировать этикетки, позволит вам создавать персонализированные этикетки для ваших нужд. В этой статье мы научим вас создавать шаблоны и форматировать этикетки в Word, чтобы вы могли создавать профессиональные этикетки для своей организации или отдела.

Как форматировать этикетки и создавать шаблоны этикеток

Вот шаги по созданию и форматированию шаблонов этикеток:

1. Откройте пустой документ и перейдите к опции «Ярлыки».

Чтобы создать собственный шаблон этикетки, начните с открытия пустого документа, а затем щелкните вкладку «Рассылки» на панели инструментов. Панель инструментов — это панель, расположенная в верхней части экрана, где вы можете выбрать различные параметры управления документами. Выбрав вкладку «Рассылки», нажмите на опцию «Ярлыки», чтобы открыть окно «Конверты и ярлыки».

2. Откройте меню параметров ярлыка.

Открыв меню «Конверты и этикетки», выберите кнопку «Параметры», чтобы создать новый шаблон этикетки. Когда вы нажимаете кнопку «Параметры», открывается новое окно под названием «Параметры метки». Затем выберите параметр «Новая метка», чтобы открыть диалоговое окно «Сведения о метке». Вы можете настроить параметры в поле «Сведения о ярлыке», чтобы создать свой шаблон.

3. Введите размеры этикетки

В поле «Сведения о этикетке» введите размеры этикетки, заполнив все обязательные поля. Эти поля позволяют настроить размер этикетки в соответствии с вашими потребностями. Схема, отображаемая в диалоговом окне, автоматически корректируется при изменении размера метки, чтобы вы могли видеть, как каждое изменение влияет на внешний вид окончательного шаблона. В полях необходимо ввести данные для вашего шаблона:

• Верхние и боковые поля

• Ширина и высота этикетки

• Количество пустых этикеток поперек и вниз

• Вертикальный и горизонтальный шаг

4. Назовите и откройте свой шаблон.

После заполнения каждого из обязательных полей для размеров вашей этикетки назовите свой шаблон, введя его в поле «Имя этикетки». Присвоение вашему шаблону уникального или описательного имени может помочь вам найти его и получить к нему доступ по мере необходимости. После того, как вы назвали этикетку, нажмите «ОК», чтобы вернуться в поле «Конверты и этикетки». В этом поле выберите параметр «Новый документ». Когда вы нажимаете кнопку «Новый документ», открывается отдельный документ, отображающий ваш шаблон этикетки.

5. Сохраните, отредактируйте и отформатируйте дизайн этикетки.

Прежде чем вносить какие-либо изменения в форматирование или внедрять какие-либо элементы дизайна в свою этикетку, обязательно сохраните копию базового шаблона. Сохранение копии позволяет получить доступ к основному шаблону в любое время. После того как вы сохранили свою копию, вы можете приступить к настройке форматирования шаблона в соответствии с вашими конкретными потребностями в маркировке. Например, вы можете применить форматирование текста с выравниванием по центру, чтобы весь текст, включенный в вашу этикетку, помещался в поле шаблона.

Примените форматирование и дизайн этикетки к этикетке, чтобы она соответствовала вашим потребностям. Вы можете получить доступ к этим параметрам форматирования через панель инструментов в верхней части страницы. Например, вы можете выделить текст жирным шрифтом, подчеркнуть его и выделить курсивом, изменить его выравнивание и применить цвет, чтобы выделить текст.

Советы по форматированию этикеток

Вот несколько советов по форматированию эффективных этикеток:

Используйте хорошие принципы дизайна

Применение некоторых основных принципов дизайна может помочь вам отформатировать этикетки так, чтобы они выглядели аккуратно, организованно и профессионально. Эти принципы включают в себя создание симметрии или баланса, использование контраста или расстановку акцентов, а также использование пустого пространства. Когда ваши этикетки достигают симметрии или баланса, они могут создать аккуратный, организованный вид. Симметрия может включать в себя размещение равного количества элементов слева и справа от этикетки или сохранение одинаковой длины строк для текста.

Контраст относится к использованию элементов форматирования, таких как размер текста, шрифт или цвет, для различения различных типов информации. Например, вы можете добавить цвет к заголовку, но оставить любые подзаголовки или основной текст без форматирования. Кроме того, подумайте о том, чтобы вокруг текста оставалось пустое пространство. Пустое пространство может помочь вам упорядочить информацию на этикетке, создавая четкие границы между различными типами информации. Использование пустого пространства поможет вам создать визуальную организацию вашего контента.

Применить существующие шаблоны

Хотя создание пользовательского шаблона этикетки может дать вам больше гибкости при форматировании, вы также можете рассмотреть возможность использования существующего шаблона. Вы можете получить доступ к некоторым существующим параметрам шаблона, открыв новый документ и выбрав вкладку «Файл». На вкладке «Файл» нажмите «Создать». На странице «Новый» отображаются различные параметры шаблона, которые вы можете использовать и форматировать бесплатно. Чтобы ограничить параметры шаблона, введите «метки» в поле поиска. Вы также можете искать более конкретные типы меток, например праздничные или адресные метки, используя функцию поиска.

Дважды проверьте ошибки форматирования

Обязательно дважды проверьте этикетки на наличие ошибок форматирования или размера перед их печатью. Проверьте свой текст на наличие грамматических или орфографических ошибок и при необходимости внесите исправления. Кроме того, убедитесь, что форматирование четкое и легко читаемое. Использование темных цветов с хорошим контрастом на белом фоне может облегчить чтение этикеток по сравнению с использованием ярких цветов с небольшим контрастом. Кроме того, перед печатью убедитесь, что весь ваш текст остается в пределах полей этикетки. Вы можете предварительно просмотреть документ в функции «Предварительный просмотр», чтобы убедиться, что он печатается с ожидаемым форматированием.

Часто задаваемые вопросы о форматировании меток

Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы о форматировании и инструменте создания меток Word:

Каковы преимущества инструмента «Создать ярлыки»?

Если вы хотите создать собственный шаблон для своих этикеток, инструмент для этикеток относительно прост в использовании. Он выполняет работу по размещению вашего шаблона для вас, когда вы вводите свои размеры, экономя ваше время и усилия по сравнению с созданием шаблонов со стандартными таблицами в вашем текстовом документе. Это позволяет гибко создавать пользовательские шаблоны, соответствующие вашим потребностям в этикетировании, чтобы вы могли быстро создавать листы этикеток для завершения форматирования.

Каковы недостатки инструмента «Создать метки»?

Хотя этот инструмент обеспечивает большую гибкость, чем использование существующего шаблона, он выполняет некоторые автоматические настройки, которые могут ограничивать ваши варианты дизайна. Программа вносит эти коррективы, чтобы поддерживать стандартные пропорции этикеток, установленные программным обеспечением текстового процессора. Процессор с большей вероятностью произведет эти корректировки в зависимости от порядка, в котором вы заполняете поля измерений в своей программе. Автоматическая корректировка может быть менее вероятной, если вы будете следовать следующему порядку при вводе измерений:

• Размер страницы

• Количество этикеток

• Ширина и высота этикетки

• Вертикальный и горизонтальный шаг

• Верхнее и боковое поле

Почему я должен форматировать свои этикетки?

Форматирование этикеток дает вам возможность создавать индивидуальный дизайн, соответствующий вашим потребностям и бренду вашей компании. Например, вы можете выразить бренд своей компании, включив логотипы и цвета, которые представляют ваш бренд. Эти детали позволяют вам создавать деловые материалы, которые соответствуют стратегии дизайна вашего бренда. Кроме того, если вы делаете этикетки для личного пользования, вы можете отформатировать их в соответствии со своими потребностями. Например, если вы маркируете ящики в своем шкафу для документов, вы используете цветовое кодирование и форматирование дизайна шрифта, чтобы сделать этикетки, которые помогут вам оставаться организованным.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.