Как провести встречу с генеральным директором (включая 9 полезных советов)

При встрече с генеральным директором вы можете использовать несколько методов, которые помогут вам подготовиться и провести продуктивную встречу. Многие руководители компаний проводят встречи, чтобы лучше понять операционные или финансовые показатели компании. Научившись успешно встречаться с генеральным директором, вы сможете продемонстрировать свой профессионализм, навыки и опыт. В этой статье мы обсудим, как подготовиться к встрече с генеральным директором и посетить ее, а также рассмотрим девять советов, которые помогут вам провести встречу конструктивно.

Как провести собрание генерального директора

Ознакомьтесь с приведенными ниже инструкциями, которые помогут вам подготовиться к встрече с генеральным директором и посетить ее:

1. Подтвердите цель встречи

Перед встречей можно уточнить ее цель. Это может помочь вам подготовить отчеты или тезисы, которые помогут вам чувствовать себя более уверенно во время встречи. Например, вы можете проверить, посвящена ли встреча производительности за предыдущий месяц или предстоящему запуску продукта.

2. Подтвердите время и место встречи

Свяжитесь с координатором встречи или исполнительным помощником генерального директора, чтобы подтвердить время и место встречи, и вы сможете добраться до нужного места. Иногда вы можете обнаружить, что время, дата или место встречи изменились с момента первоначального приглашения на встречу. Подтверждение времени и места также позволяет вам определить, сколько времени у вас есть на подготовку, что может помочь вам эффективно управлять своим временем перед встречей.

3. Подготовьтесь к встрече

Подготовка всех отчетов, папок или документов до запланированного времени встречи может помочь вам добиться эффективного взаимодействия с генеральным директором. Подготовка также позволяет вам просмотреть документы на наличие грамматических или орфографических ошибок. Кроме того, это дает вам возможность подтвердить достоверность всей информации в документах.

4. Репетируйте свои ответы

Предвидя вопросы, которые может задать ваш генеральный директор или другие участники собрания, вы сможете подготовить эффективные ответы. Это может помочь вам быстро решать вопросы, сохраняя при этом ваши ответы простыми и краткими. Репетиция ваших ответов также может помочь повысить вашу уверенность во время встречи.

5. Делайте заметки

После начала встречи вы можете делать заметки, которые помогут вам вспомнить важные темы, которые вы, ваши коллеги и генеральный директор обсуждаете. Это также может помочь вам определить любые действия, которые необходимо решить после собрания, например, проект, над которым будет работать ваша команда, или отчеты, которые генеральный директор попросил вас отправить. Балансирование ведения заметок и активного слушания во время встречи также может помочь вам продемонстрировать свое внимание и участие.

9 советов для встречи с генеральным директором

Ознакомьтесь с этими девятью советами, которые помогут вам эффективно провести встречу с генеральным директором:

1. Участвуйте в светской беседе

Небольшая беседа перед началом встречи может помочь вам наладить связь с генеральным директором и другими руководителями бизнеса. Обнаружение общего интереса между вами и генеральным директором также может помочь вам построить профессиональные отношения и оставить положительное первое впечатление. Кроме того, светская беседа может помочь участникам встречи сфокусироваться на самой встрече, а не на задачах, над которыми они работали ранее.

2. Будьте лаконичны

Стремление говорить лаконично и оставаться в теме может помочь вам затронуть все важные темы во время встречи. Поиск способов быстрого объяснения концепций или представления отчетов может сэкономить время и помочь сделать собрание кратким. Консультация с кем-то из ваших коллег перед встречей, чтобы просмотреть презентацию или отчет, также может помочь вам определить области, в которых вы могли бы сжать свою информацию.

3. Оставьте положительное впечатление

Если вы произведете положительное впечатление на генерального директора и других руководителей, это повысит ваш авторитет на работе. В зависимости от дресс-кода на вашем рабочем месте может быть полезно одеться в профессиональную одежду для встречи с генеральным директором. Еще один способ произвести положительное впечатление — использовать на встрече позитивный язык тела. Некоторые распространенные позитивные языки тела:

• Поддержание зрительного контакта

• Кивая головой

• Раскрывайте ладони, а не держите их сложенными или закрытыми

• Склоняюсь к разговору

• Сидеть прямо, чтобы поддерживать хорошую осанку

4. Приезжайте пораньше

Если вы придете на 10–15 минут раньше, это поможет вам мысленно подготовиться к встрече. Выделение дополнительного времени на дорогу также может помочь вам прибыть раньше, независимо от пробок или других непредвиденных факторов во время поездки на встречу. Если вы придете пораньше, у вас также будет время настроить любые дисплеи, которые могут вам понадобиться для проведения презентаций.

5. Эффективно управляйте своим временем

Управление временем, проведенным на собрании, может помочь вам максимально повысить его эффективность и обеспечить рассмотрение всех важных тем. Подумайте о том, чтобы назначить хронометриста или настроить таймер, чтобы улучшить управление временем во время собрания. Вы также можете рассмотреть возможность досрочного завершения собрания генерального директора, если вы рассмотрели все важные компоненты, перечисленные в повестке дня. Досрочное завершение собрания может дать вашим коллегам возможность задать вопросы и позволить генеральному директору выступить перед тем, как отпустить всех участников собрания.

6. Будьте уверены

Вы можете показать свою уверенность, используя позитивный язык тела, устанавливая зрительный контакт и сидя прямо во время встречи. Вы также можете продемонстрировать свою уверенность, улыбаясь и четко говоря. Это может помочь повысить ваш профессиональный авторитет, что может мотивировать ваших коллег и генерального директора доверять данным, которые вы можете представить во время встречи. Уверенность также показывает ваше доверие к контенту, который вы представляете.

7. Ожидайте вопросов

Предвидя вопросы, которые вы можете получить, и планируя свои ответы, вы сможете быстро и эффективно ответить на них. Подумайте о том, чтобы изучить свою тему и собрать данные, чтобы подготовиться к любым вопросам, которые генеральный директор может задать во время встречи. Если генеральный директор задает вопрос, на который у вас пока нет ответа, вы можете предложить ответить ему после встречи. Кроме того, вы можете записать вопрос, чтобы напомнить вам о необходимости ответить после встречи. Это может помочь вам продемонстрировать свою надежность и коммуникативные навыки.

8. Знайте свою аудиторию

Информация об участниках встречи может помочь вам вести информативную светскую беседу или чувствовать себя более комфортно во время встречи. Многие руководители компаний имеют базовый профиль на веб-сайте своей компании. Вы также можете связаться с другими членами команды, которые уже встречались с генеральным директором, и задать им вопросы, которые помогут вам подготовиться к предстоящей встрече.

9. Попробуйте расслабиться

Поиск методов, которые помогут вам расслабиться во время встречи, поможет вам спокойно передавать информацию и эффективно отвечать на вопросы. Некоторые распространенные методы, используемые для расслабления во время встречи, включают:

• Написание вопросов, которые вы планируете задать позже

• Отложите электронные устройства, такие как смартфон

• Здоровый перекус или еда перед встречей

• Прослушивание музыки перед встречей

• Участвуйте в позитивной светской беседе перед встречей