Как написать электронное письмо с деловым предложением (с примером)
12 марта 2021 г.
Основные выводы:
Включите портрет покупателя, анализ потребностей, цели, сроки, объем предложения и стоимость.
Убедитесь, что ваша электронная почта профессиональна и легко читаема, включая всю информацию, запрошенную получателем.
Включите любые необходимые следующие шаги или призыв к действию, требующий определенного действия от вашей аудитории.
Электронное письмо с деловым предложением — это убедительный торговый документ, рассылаемый клиентам для привлечения клиентов. Научиться писать эффективное коммерческое предложение необходимо для роста вашей компании. Электронные письма с бизнес-предложениями могут принимать разные формы и могут быть отправлены новым или существующим клиентам для поддержки роста доходов. В этой статье мы объясним, как написать успешное электронное письмо с деловым предложением.
Что такое электронное письмо с деловым предложением?
Электронное письмо с бизнес-предложением — это письмо, отправленное на ранних и средних этапах воронки продаж. Этот тип предложения наиболее распространен в деловых сделках.
Коммерческое предложение может быть отправлено после того, как потенциальный клиент согласился ознакомиться с условиями сделки купли-продажи. Это называется запрошенным деловым предложением. Запрашиваемые электронные письма с коммерческими предложениями могут быть отдельными торговыми документами или использоваться для выполнения запросов на участие в торгах, исследованиях или предложениях по грантам.
Электронное письмо с деловым предложением также может быть первой точкой контакта с покупателем. В этих случаях это нежелательное деловое предложение.
В любом случае, электронное письмо с деловым предложением должно быть эффективным, если оно будет способствовать развитию вашего бизнеса. Успешное предложение имеет сильное введение с четким заявлением о цели, кратко излагает то, что предлагается, соответствует формату предложения по электронной почте и требует подтверждения обеими сторонами.
Как написать черновик электронного письма с коммерческим предложением
Рассматривайте свое электронное письмо с бизнес-предложением как рекламное предложение. Что вам нужно включить в этот черновик, чтобы совершить продажу? Во-первых, оно должно быть убедительным. Во-вторых, электронное письмо с деловым предложением также должно быть точным описанием того, что предлагается.
Создайте черновик электронного письма с коммерческим предложением, выполнив следующие действия:
Завершите образ покупателя.
Провести анализ потребностей.
Сосредоточьтесь на своих целях и сроках.
Обозначьте объем предложения.
Включите цифры затрат.
1. Заполните образ покупателя
Личность покупателя — это документ, который включает в себя такие вещи, как демографическая информация о покупателе, его ценности и мотивирующие факторы. Подумайте, для кого именно вы пишете коммерческое предложение. Определение личности покупателя поможет вам определить несколько важных элементов, таких как тон, ожидаемый уровень формальности и содержание продаж.
Один из способов создать образ покупателя — взять интервью у существующих клиентов. Например, вы можете отправить клиентам опрос по электронной почте. В опросе вы можете собрать личную демографическую информацию, которая расскажет вам больше о том, кто из вашей клиентской базы принимает решения о покупке с точки зрения возраста, пола и рода занятий.
Вы можете узнать, что нацелились на директоров по маркетингу, когда люди, которые решают купить у вас, на самом деле являются исполнительными директорами.
Сегодня многие ресурсы получают целевую информацию о пользователях из популярных социальных сетей. Как бы вы ни решили исследовать своих клиентов, используйте собранную информацию для составления обобщенного описания покупателя. Это личность вашего покупателя.
Это описание следует учитывать во всех ваших торговых сообщениях с этой аудиторией и другими идентичными аудиториями, иногда называемыми похожими аудиториями.
2. Проведите анализ потребностей
Изучите любую информацию, относящуюся к конкретному клиенту, на которого вы ориентируетесь в своем предложении. Это называется анализом потребностей. В идеале во время анализа потребностей у вас есть возможность посидеть с потенциальным клиентом и задать ему вопросы.
Одним из примеров вопроса анализа потребностей может быть: «Если бы вы могли взмахнуть волшебной палочкой и решить одну проблему в своем бизнесе, что бы это было?» Другой пример вопроса может быть таким: «Представьте, что мы решили проблему, о которой вы упоминали ранее. Сколько времени, денег и других ресурсов это сэкономит вашему бизнесу?» Цель задавания этих вопросов — получить информацию, которая может помочь в создании вашего предложения. Если вы отправляете незапрошенное предложение или выполняете запрос на предложение, вы можете иметь доступ только к ограниченному объему информации.
Затем ваше исследование по анализу потребностей должно включать общение с другими людьми в вашей сети, которые могут рассказать вам о потребностях вашего потенциального клиента, если это уместно. Вы также можете провести время в Интернете, чтобы узнать больше о компании, чтобы вы могли предвидеть их проблемы и предложить решение.
3. Сосредоточьтесь на своих целях и сроках
Ваше электронное письмо с деловым предложением должно начинаться с объективного заявления. В более формальном контексте это будет исполнительное резюме. Электронное письмо с предложением уникально, потому что оно не требует краткого изложения, но вам все равно нужно четко указать свою цель в верхней части электронного письма.
Чтобы узнать цель вашего предложения, ответьте на следующие вопросы:
Что нужно клиенту?
Какую проблему клиента решает это предложение?
Насколько ваше решение является правильным ответом на вопрос клиента?
Пример: «Целью Bizzy Commercial Floor Care при отправке этого предложения является снижение стоимости ночных услуг по уборке компании Family Grocer Company на 15 % с использованием только рабочей силы по прямому найму».
Это объективное утверждение решает две проблемы для компании Family Grocer. Во-первых, это снижает затраты клиента на уход за полом, а во-вторых, обеспечивает соблюдение стандартов качества за счет отказа от передачи обязанностей по уборке на аутсорсинг.
Хорошее объективное заявление создаст интригу в верхней части электронного письма, что очень важно, особенно для незапрошенных предложений, когда у вас мало или совсем нет отношений с потенциальным клиентом.
Вы также должны подумать о графике проекта. В случае с Bizzy Commercial Floor Care им может потребоваться 30 дней, чтобы нанять рабочую силу для ведения бизнеса Family Grocer Company, а срок действия соглашения может составлять шесть месяцев, один год или помесячно. Это все пункты, которые следует рассмотреть и включить в процесс рассылки бизнес-предложений по электронной почте на раннем этапе.
4. Опишите объем предложения
Определив цель и общий график, масштаб позволяет вам вдаваться в подробности того, как будет выполняться проект.
«Объем» — это общий термин, используемый для описания кто, что, где, когда, как и почему предложения:
Кто: Кто будет работать над проектом? Сюда входят заинтересованные стороны, менеджеры по работе с клиентами и рабочая сила. Кто будет основным контактным лицом для клиента? Кто будет поставлять товар или услугу?
Что: Что будет доставлено? Сколько будет стоить проект? Каковы условия оплаты? Какие обязанности потребуются от клиента? Какие обязанности вы возьмете на себя?
Где: Где будет проходить проект?
Когда: Когда продукты или услуги будут доставлены? Это повторяющаяся по расписанию или это разовая доставка? Когда клиент может связаться со службой поддержки в случае возникновения проблемы?
Как: Как сообщается о проблемах? Как будет реализован проект? Если повторяется, то сколько раз? Как вы будете обеспечивать соответствие стандартам клиента?
Почему: Почему клиент должен работать с вами? Почему вы выбрали этот продукт или услугу в качестве решения проблем клиента?
5. Включите цифры затрат
Чтобы предложение было эффективным, клиент должен иметь возможность подтвердить и согласиться со стоимостью.
Используйте информацию, которую вы уже собрали, чтобы предложить цену в своем предложении. Если бы у вас была возможность провести анализ потребностей во время разговора с клиентом, вы могли бы уже знать желаемую стоимость клиента. Тем не менее, оценив трудозатраты и другие деловые расходы, вы можете определить цену, выгодную как вам, так и клиенту.
Пример электронного письма с коммерческим предложением
Используйте этот пример электронного письма с коммерческим предложением, чтобы создать свое собственное:
Приветствую вас, мистер Пол,
Меня зовут Остин Шик, и я Менеджер по развитию бизнеса с Bizzy Commercial Floor Care. Отправляя это предложение по электронной почте, я поставил перед собой цель снизить стоимость ночных услуг по уборке в компании Family Grocer Company на 15 %, используя только прямой наемный труд. Мы можем сделать это в течение 60 дней с момента принятия предложения.
Вот как будет реализован переход:
Во-первых, Bizzy Commercial Floor Care наймет рабочую силу для работы во всех 36 магазинах Джорджии в течение 30 дней.
В течение 60 дней мы предоставим услуги по ночной уборке, включая мытье и полировку полов, чистку от пыли и полировку оборудования. Мы будем делать это в ночное время, семь дней в неделю, а Family Grocer Company будет иметь доступ к линии обслуживания клиентов, по которой они смогут позвонить в любое время, если возникнут проблемы. Я буду вашим основным контактным лицом на протяжении всего этого процесса.
Мы в Bizzy Commercial Floor Care считаем, что это решит проблемы, которые вы обсуждали на нашей встрече. Во-первых, вы сказали, что заботитесь о соблюдении стандартов качества, но также хотите снизить затраты. Мы предлагаем наши услуги за 300 долларов в день и будем продолжать оказывать услуги на постоянной основе.
Спасибо за уделенное время. Я свяжусь с вами в течение одного рабочего дня, если не получу известие от вас раньше,
Остин Шик
Менеджер по развитию бизнеса
555-123-3214