Как провести продуктивную встречу

15 апреля 2021 г.

Встречи могут быть хорошей возможностью для мозгового штурма, сотрудничества и принятия решений. Эффективные встречи способствуют обмену идеями и информацией и решению проблем компании. Ответственность за организацию встреч — важная роль для организованных и внимательных к деталям профессионалов, обладающих сильными навыками общения и управления временем. В этой статье мы обсудим, что значит организовать встречу и как эффективно организовать встречу.

Что значит способствовать встрече?

Содействие встрече означает, что вы несете ответственность за административные и материально-технические детали встречи. Вам не обязательно быть активным участником встречи, которую вы ведете. Ваша главная роль — организовать встречу и позаботиться обо всех необходимых компонентах.

В качестве фасилитатора собрания вы можете представлять цели собрания, помогать соблюдать график собрания и продвигаться по каждой теме в повестке дня. Вы можете использовать целый ряд стилей и методов для удовлетворения потребностей различных групп, с которыми вы работаете, и для достижения уникальных целей каждой встречи.

Как облегчить встречу

Вот шаги для эффективного проведения встречи:

1. Поймите свою роль

Фасилитаторы встреч могут выполнять разные роли в разных организациях. Некоторые сотрудники могут нести ответственность за организацию собрания, а также за участие в нем. В других случаях фасилитатору встречи может понадобиться только организовать встречу и наблюдать за ней. В этом случае вам не обязательно быть экспертом в предметной области. Участники встречи предлагают идеи и принимают решения.

2. Определите цель встречи

Как фасилитатор встречи, вы должны сузить цель встречи. Вы можете обратиться к менеджерам или другим лидерам за советом о том, почему собрание необходимо и что нужно сделать. Постарайтесь определить от одной до трех основных целей.

3. Определите участников

Выберите, какие сотрудники должны присутствовать на собрании. Вы можете создать список участников и попросить менеджера просмотреть его.

4. Запланируйте встречу

Вам нужно выбрать дату, время и место, которые подходят всем ключевым участникам встречи. Это может включать работу с административными помощниками, чтобы найти доступное время. В зависимости от размера и характера вашей встречи вам может понадобиться конференц-зал в вашем офисе или более просторное помещение. Забронируйте место заблаговременно и подтвердите бронирование за несколько дней до встречи.

5. Отправляйте приглашения на встречи

Как только вы завершите основные детали, отправьте приглашения в свой список гостей. Вы можете использовать предпочтительную электронную почту вашей компании или программное обеспечение для планирования, чтобы участники могли ответить прямо из приглашения. Вы также можете отправить напоминание о встрече за неделю до нее.

6. Создайте повестку дня

Сформулируйте повестку дня встречи, в которой будет указан ход встречи, темы для обсуждения и докладчики. Вы также должны указать время окончания встречи. Отправьте повестку дня всем участникам как минимум за неделю, чтобы они знали, чего ожидать, и могли подготовиться к совещанию.

7. Планируйте приемы пищи или закуски

В зависимости от продолжительности встречи, подумайте о том, чтобы организовать прохладительные напитки или еду. Для утренней встречи, которая длится час или меньше, у вас могут быть кофе и рогалики. Для более длительных встреч или тех, которые проходят вечером, вы можете предложить полноценный обед. Вы можете найти местный ресторан, который предлагает доставку, заранее разослать участникам меню и попросить сделать заказ, а также организовать доставку заказа в указанное время. Не забудьте включить этот перерыв в свою повестку дня.

8. План технологических нужд

Обсудите, какие технологии нужны вашим докладчикам на собрании. Убедитесь, что в вашем заведении есть соответствующие устройства, шнуры и розетки. Возможно, вам придется арендовать проектор или организовать транспортировку оборудования с вашего рабочего места на место встречи. Убедитесь, что у вас есть доступ к Интернету и все необходимые пароли. Вы должны выполнить тестовый запуск всех этих компонентов, чтобы убедиться, что все работает за день до встречи. Попросите докладчиков прийти пораньше, чтобы настроить и протестировать свои устройства.

9. Рассмотрите возможность ограничения личных устройств

Как фасилитатор собрания, вы несете ответственность за то, чтобы все выполняли задание. Чтобы помочь в этом, попросите участников ограничить использование личных устройств. Вы можете предоставить блокноты и ручки, чтобы участники могли делать заметки. Если участникам необходимо использовать свои устройства, попросите их использовать их только для задач, связанных с собранием, и отключить громкость.

10. Распределите роли

Назначьте лиц для выполнения определенных обязанностей во время собрания, таких как:

• Лидер

• блокнот

• Хронометрист

• Инфорсер политики

11. Поощряйте участие

Ваша организация может извлечь пользу из различных точек зрения и идей. Поощряйте всех на собрании делиться своими знаниями и мнениями. Это может быть проблемой, если на собрании присутствуют более сильные личности. Вмешайтесь, если вам нужно, и поговорите напрямую с любыми участниками, которые еще не говорили. Вы можете сказать: «Давайте убедимся, что мы выслушаем всех. Нэнси, как вы относитесь к предложенной инициативе?»

Чтобы способствовать сотрудничеству и командному духу между участниками, вы можете начать встречу с неформальных мероприятий, например, представить всех или поиграть, чтобы участники чувствовали себя более комфортно друг с другом.

12. Слушай

Активное слушание важно для фасилитатора, чтобы вы могли адекватно реагировать на комментарии и продвигать встречу вперед. Вот несколько способов улучшить свои навыки слушания:

• Установите зрительный контакт с говорящим

• Используйте язык тела, чтобы показать, что вы слушаете, например, кивая

• Сосредоточьтесь на том, что говорит говорящий, а не формулируйте свой ответ

• Повторяйте идеи говорящего своими словами, чтобы проверить его понимание.

13. Задавайте вопросы

В качестве фасилитатора встречи вы можете помочь участникам уточнить и разъяснить их позиции. Вы можете сделать это, задавая наводящие вопросы, например:

• Можете ли вы объяснить это немного больше?

• Помогает ли нам эта линия обсуждения достичь наших целей?

• Как бы это выглядело?

• Можете ли вы привести пример?

• Как мы можем измерить прогресс этой идеи?

• Как это применимо к данному вопросу?

14. Продвиньте обсуждение вперед

Если у вас есть несколько пунктов повестки дня, важно, чтобы разговор двигался вперед, а не останавливался на одной теме. Вы можете побудить двигаться дальше, сказав что-то вроде: «У нас есть много отличных идей для развития по этой теме. Давайте перейдем к другой области, которая так же важна и требует нашего времени сегодня».

15. Следите за временем

Вы должны убедиться, что вы следуете своему графику как можно точнее. Это может включать в себя назначение участника, который будет предупреждать вас через определенные промежутки времени, или установку таймера, который будет сообщать вам, когда пришло время для следующего элемента.

16. Делайте перерывы

Планируйте перерывы в повестке дня, чтобы предотвратить выгорание во время долгой встречи. Следите за атмосферой и языком тела в комнате. Если люди выглядят уставшими или отстраненными, предложите небольшой перерыв, чтобы зарядить команду энергией.

17. Завершите встречу

Постарайтесь закрыть собрание к назначенной дате окончания. Возможно, вам придется вмешаться, если участники все еще активно участвуют. Вы можете сказать: «Спасибо всем за участие в этом обсуждении. Мы достигли отведенного нам времени, но если есть дополнительные вопросы, которые нужно обсудить, мы можем добавить их в наш план дальнейших действий».

Объясните участникам встречи, каковы следующие шаги. Это может включать:

• Отправка дополнительного электронного письма с кратким изложением событий встречи

• Подтверждение действий

• Планирование другой встречи