Как провести анализ пробелов в навыках (с определением)

25 ноября 2021 г.

Специалисты по персоналу используют различные методы для определения уровня квалификации сотрудников в отделе или компании. Одним из способов оценки эффективности является использование анализа пробелов в навыках, который показывает области, требующие улучшения в сотруднике или команде. Если вы занимаетесь управлением или кадрами, изучение того, как проводить анализ пробелов в навыках, может помочь вам создать эффективные планы профессионального развития для отдельных лиц и групп. В этой статье мы определяем анализ пробелов в навыках, описываем компоненты этих процессов и объясняем, как их создавать и внедрять в компании.

Что такое анализ пробелов в навыках?

Анализ пробелов в навыках — это процесс, который специалист по кадрам или другой специалист по управлению может использовать для выявления пробелов в навыках у сотрудников или команд. Пробел в навыках возникает, когда задача или ответственность требуют более продвинутых навыков, чем у сотрудника или команды в настоящее время. Например, руководство логистической компании может решить внедрить программную платформу для управления цепочками поставок. Если нынешние сотрудники компании привыкли управлять своими запасами и транспортировкой вручную, руководители компании могут провести анализ пробелов в навыках, чтобы увидеть, обладают ли их сотрудники технологическими навыками для эффективного использования нового программного обеспечения.

Типы анализа пробелов в навыках

Вот некоторые ключевые типы анализа пробелов в навыках:

Качественный анализ

Качественный анализ пробелов в навыках позволяет оценщику оценить навыки сотрудника с помощью таких ярлыков, как «превышает ожидания» или «работает адекватно». Оценщик обычно выбирает одну метку для каждого указанного навыка. Наряду с метками многие анализы пробелов в навыках включают вопросы и подсказки для комментариев. Следуя подсказкам, оценщик может объяснить, почему они присвоили определенное значение работе сотрудника.

Во многих качественных анализах навыков оценка ниже определенного уровня в категории указывает на пробел в навыках. Часто отдел кадров предоставляет менеджерам инструкции, объясняющие разные оценки. Например, в форме анализа пробелов в навыках может быть указано, что для любых навыков, отмеченных как «Требует улучшения» или «Не соответствует стандартам», требуется формальный план улучшения для сотрудника.

Количественный анализ

При количественном анализе пробелов в навыках управленческая команда или отдел кадров могут присвоить числа, отражающие определенную ценность для каждого навыка. Например, при анализе пробелов в навыках может использоваться шкала от одного до четырех, где единица указывает на то, что сотрудник плохо владеет навыком, а четыре указывает на то, что сотрудник обладает отличным мастерством. Числовая шкала также может измерять, как часто сотрудник правильно выполняет навык. В некоторых компаниях менеджеры могут совмещать количественную шкалу с разделами для комментариев, что также позволяет им предоставлять качественную обратную связь.

Количественный анализ пробелов в навыках может быть ценным инструментом сбора данных для организации. Если каждый отдел в компании использует одну и ту же форму количественного анализа пробелов в навыках для проверки сотрудников, команда руководителей может использовать программную систему управления персоналом или талантами для выявления тенденций в данных. Например, если проверка в масштабах всей компании показывает, что средний балл по определенному навыку, например по управлению проектами, ниже, чем по другим навыкам, то руководство компании может принять решение сосредоточиться на управлении проектами в следующей программе профессионального развития.

Анализ команды

В то время как анализ пробелов в навыках для отдельного человека может измерять качество навыков, которые у него уже есть, анализ пробелов в навыках команды часто фокусируется на том, обладает ли команда навыками, необходимыми для проекта или задачи. Например, если команда маркетинга планирует новую целевую страницу для проекта, менеджер по маркетингу может провести анализ пробелов в навыках, чтобы определить, может ли выбранная команда кодировать, писать контент и создавать графику. Если анализ показывает, что команде не хватает навыков, менеджер может добавить нового члена команды или нанять фрилансера.

Элементы анализа пробелов в навыках

Вот некоторые компоненты эффективного анализа пробелов в навыках:

Список навыков

Как правило, анализ пробелов в навыках измеряет как общекорпоративные навыки, так и конкретные способности для должности или отдела. Поскольку различные цели бизнеса требуют уникальных навыков, индивидуальная настройка навыков, измеряемых в каждом отделе, может помочь менеджерам точно измерить наиболее важные навыки для достижения их стратегических целей. Например, отделы продаж и инженеры в компании-разработчике программного обеспечения могут иметь общие ключевые навыки, такие как коммуникация и подотчетность, но при этом иметь собственный набор способностей для достижения своих целей. Форма анализа пробелов в навыках также может содержать определения навыков или примеры, которые могут помочь оценщику завершить оценку.

Оценка сотрудников

Основной частью анализа пробелов в навыках является оценка сотрудников, когда менеджер или специалист по кадрам измеряет, насколько хорошо сотрудник выполняет указанные навыки. В качественном формате это может включать комментарии о способностях сотрудника, успешных проектах или трудностях. Для количественной модели оценщик может ранжировать уровень мастерства сотрудника по шкале. Некоторые компании позволяют сотруднику пройти самооценку перед встречей с оценщиком, где он оценивает свои навыки и дает комментарии. Это упражнение может помочь направить разговор во время обзора производительности.

Рекомендации или цели

После части оценки большинство анализов пробелов в навыках включают раздел, в котором менеджер сотрудника или другой оценщик предлагает план улучшения или устанавливает цели для следующей оценки. Этот раздел позволяет сотруднику и его руководителю обсудить способы сокращения разрыва в навыках с помощью семинаров, программы взаимного наставничества или других мероприятий по профессиональному развитию. При анализе командных навыков этот раздел может включать рекомендации руководителя группы по найму или заключению контрактов.

Как создать и использовать анализ пробелов в навыках

Вот шесть шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать и использовать анализ пробелов в навыках для развития сотрудников:

1. Определите ценности и цели компании

Один из способов составить список ключевых навыков — это поразмышлять над миссией компании, целями роста или ценностями бренда. Поскольку эти концепции важны для заинтересованных сторон и руководителей компании, они могут предложить ключевые навыки для оценки сотрудников. Например, если ключевыми ценностями технологической компании являются обслуживание клиентов и инновации, оценщики могут включить навыки, связанные с этими ценностями, в анализ пробелов в навыках. Развитие навыков сотрудников, связанных с целями и ценностями компании, может повысить удовлетворенность работой и помочь сотрудникам стать послами бренда.

2. Выберите ключевые навыки для каждого сотрудника или команды

Хотя вы можете перечислить множество навыков при разработке анализа пробелов в навыках, эти упражнения могут быть более эффективными, если они будут сосредоточены на нескольких ключевых навыках за период обзора. Вы можете выбрать от пяти до семи навыков для измерения в этот период обзора, что позволит вам разработать планы улучшений с доступными целями. В следующий период оценки вы можете измерить, насколько улучшился сотрудник или команда, и заменить приобретенные навыки новыми.

В список для сотрудника включите несколько навыков, отражающих ценности компании, и несколько навыков, ориентированных на конкретное описание работы сотрудника. Например, анализ навыков представителя отдела обслуживания клиентов может включать ценности компании, такие как инновации и устойчивость, а также конкретные рабочие навыки, такие как решение проблем клиентов в установленные сроки, быстрое реагирование на сообщения и умение работать с товарищами по команде. Если вы проводите анализ пробелов в навыках для командного проекта, вы можете сосредоточиться на сложных навыках, необходимых для конкретного проекта или задачи.

3. Решите, как измерить эффективность сотрудников

Для анализа пробелов в навыках вы можете выбрать количественный или качественный метод анализа навыков сотрудников. Вы также можете использовать гибридную модель, которая использует числовое ранжирование и дополнительные комментарии, чтобы позволить вам собирать данные и предоставлять ценную обратную связь для сотрудника. Если анализ пробелов в навыках является частью запланированной проверки эффективности, и сотрудник, и его менеджер или руководитель группы могут заполнить отдельные оценки. Затем они могут сравнить свои результаты и обсудить любые различия в своих оценках.

Как правило, HR-группы и менеджеры используют один и тот же метод для оценки всех сотрудников, хотя они могут измерять разные навыки в зависимости от должности сотрудника и отдела. HR-команда может создать для компании набор форм анализа пробелов в навыках, что позволит менеджерам из разных команд предоставлять отзывы и настраивать формы по мере необходимости. В зависимости от технологической интеграции компании эти формы могут быть бумажными или цифровыми. Цифровые формы могут упростить HR-командам загрузку количественных данных и могут быть идеальными для компаний с удаленной или гибридной рабочей силой.

4. Провести анализы

Как правило, менеджер сотрудника или руководитель группы оценивает его навыки, потому что он обычно знает рабочие привычки и способности сотрудника. Сотрудник может запросить второе мнение у другого менеджера или специалиста по персоналу. Оценщики обычно проводят свой анализ после изучения трудовых книжек сотрудника, изучения завершенных проектов и анализа их вклада в компанию. В период анализа пробелов в навыках сотрудники отдела кадров могут попросить сотрудников и менеджеров представить заполненные формы к определенной дате. Часто отдел кадров хранит копии всех оценочных материалов, включая анализ пробелов в навыках, для последующего просмотра.

5. Просмотрите результаты

Часто упражнения по анализу пробелов в навыках включают две формы обзора. Первый — это обзор с сотрудником, который происходит в конце периода обзора для анализа пробелов в индивидуальных навыках. В этих обзорах оценщик и сотрудник обычно встречаются с третьим лицом, которым может быть администратор отдела кадров или другой менеджер. Они обсуждают свой анализ и определяют, над какими пробелами в навыках нужно работать в предстоящий период. Обычно оценщик и сотрудник подписывают форму, в которой указаны их темы для обсуждения и план улучшения.

Второй тип обзора фокусируется на найме и общем развитии навыков для команды или компании. Менеджер команды, выявивший пробелы в навыках членов своей команды, может встретиться с менеджерами по найму и руководством компании, чтобы обсудить найм новых сотрудников или внешних подрядчиков. Кроме того, администратор отдела кадров может собирать данные из анализа пробелов в отдельных навыках по всей компании, чтобы выявить общие тенденции. Они могут встретиться с руководством компании, чтобы показать им, где сотрудники компании могут получить пользу от дополнительного обучения.

6. Создавайте программы улучшения

Изучив результаты, менеджеры, администраторы отдела кадров и другие заинтересованные стороны могут создать индивидуальные и групповые программы развития, чтобы устранить пробелы в навыках. Для отдельных лиц эти программы могут включать в себя слежку за опытными сотрудниками, еженедельные встречи с руководителями групп для обсуждения сложных задач и выполнения учебных модулей или чтения информационных текстов. Их менеджер может запланировать последующую встречу перед следующим циклом обзора, чтобы обсудить их прогресс.

Чтобы устранить пробелы в навыках в отделе или компании, менеджеры могут заключать контракты с компаниями по обучению и развитию, которые могут проводить семинары и программы повышения квалификации для групп. Например, если сотрудники компании получили более низкие баллы в гибком управлении проектами, чем надеялись менеджеры, они могут нанять внешнего консультанта для улучшения навыков сотрудников в этой области. Руководители компаний также могут изменить свои методы найма и найма после проведения анализа пробелов в навыках своих сотрудников, что может привести к тому, что они отдадут предпочтение кандидатам, обладающим определенными навыками.