Как процитировать вложение в деловом письме (с примерами)

19 августа 2021 г.

Умение цитировать приложения является важным навыком для людей, которые пишут деловые письма в рамках своей работы. В деловых письмах вложения — это дополнительные документы, которые вы добавляете или включаете в письмо при отправке. Если вам нужно процитировать вложение, вы можете выполнить ряд шагов, чтобы гарантировать, что получатель получит его. В этой статье мы объясняем, что такое вложение и как его цитировать, и приводим пример вложения в деловом письме.

Что такое вложение в деловом письме?

Приложение — это еще один документ, который вы добавляете к деловому письму. Обычно вы пишете деловые письма лицам за пределами вашей организации, то есть они часто являются официальными документами. Важно следовать правильному формату и этикету, чтобы произвести на получателя положительное впечатление. Вложения отличаются от вложений, так как вложения обычно представляют собой отдельные документы, а вложения обычно расширяют содержание письма. Типы вложений могут включать статьи, изображения, резюме или другие документы. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, вы можете добавить свое резюме в виде вложения.

Вам не нужно упоминать вложение в теле письма. Вместо этого, если вы добавляете приложения к деловому письму, важно цитировать их внизу документа. Цель цитирования – сообщить получателю, что вложение есть, чтобы он его не пропустил. Цитирование вложений также может облегчить получателям переваривание писем и быстрый поиск необходимого контента.

Как сделать ссылку на вложение в деловом письме

В деловых письмах ссылки на вложения имеют определенный формат. Важно правильно их цитировать, чтобы показать свой профессионализм. Вот четыре простых шага, которым вы можете следовать, чтобы процитировать приложение в деловом письме:

1. Добавьте закрытие к вашему письму

Прежде чем цитировать приложение, добавьте заключение к своему деловому письму. Напишите подпись, например, «искренне ваш» или «лучший». Затем добавьте свое имя и подпись в конец документа. Важно выполнить этот шаг, так как все вложения обычно располагаются внизу последней страницы документа.

2. Обратите внимание на вложение под вашей подписью.

Под вашей подписью, выровненной по левому полю страницы, вы можете заметить вложение. Вы можете написать слово «корпус» полностью или использовать сокращения, такие как «Enc». или «Прил.» Вы можете выбрать, какую аббревиатуру вы хотите использовать, но старайтесь оставаться последовательной, если вы регулярно отправляете письма с вложениями в одну организацию.

3. Запишите название вложенного документа

После того, как вы заметите вложение, вы можете добавить заголовок документа. Это не обязательно, но может помочь убедиться, что получатель знает, чего ожидать. Добавление заголовка документа также может быть полезно, если вы включаете более одного документа, чтобы получатель мог найти каждый из них. Если вы решите добавить заголовки документов, убедитесь, что заголовки четко согласованы с их документами и понятны получателю.

4. При необходимости добавьте описание

При необходимости вы также можете добавить описание к вашему вложению. Этот шаг также необязателен, но он может помочь прояснить содержимое вложения для получателя. Добавление описаний также может быть полезно, если вы включаете несколько документов, так как это может помочь получателям найти правильный документ и отличить их друг от друга.

Примеры вложений в деловых письмах

Цитирование вложений может быть проще, если вы можете следовать примерам. Вот два различных примера способов цитирования вложений в деловых письмах:

Пример 1

Вот пример цитаты из приложения:

*Прилагается: руководство по сборке продукта (1), изображения продукта (3)*

В этом примере вместо полного слова используется аббревиатура. Цитата означает, что есть два приложения — руководство по сборке продукта и изображения продукта. Цифры в круглых скобках показывают, сколько имеется каждого документа, что означает наличие одного руководства по сборке продукта и трех изображений продукта.

Пример 2

Вот еще один пример цитаты из приложения:

*Корпуса: 2*

Это более сжатая версия. В цитировании указано то же количество вложений, но опущены описания. Этот тип цитирования приложения может быть полезен, если вы хотите, чтобы ваше цитирование было простым и кратким.

Советы по оформлению деловых писем

Вот несколько советов, которым вы можете следовать при включении вложений в деловые письма:

Будьте лаконичны

Один из основных советов по включению вложений в деловые письма — быть как можно более кратким. Четкое и лаконичное письмо может помочь сделать ваше письмо понятным для получателя. Например, если вам не нужно указывать название или описание вложения, вы можете не указывать эту информацию в письме и просто написать «Вложение» под своей подписью.

Ограничьте свои ограждения

Также важно ограничить количество приложений, которые вы включаете в одно деловое письмо. Это может помочь получателю легко найти каждый документ. Старайтесь включать в свое письмо только самые необходимые вложения, так как вы всегда можете получить дополнительную информацию в другом письме.

Приведите все свои шкафы в порядок

Еще один совет: организуйте свои приложения в том порядке, в котором вы перечисляете свои цитаты. Это может облегчить получателю поиск нужного вложения. Это также поможет сохранить ваш документ аккуратным и профессиональным.

Дважды проверьте свое письмо

После того, как вы напишете свое письмо и добавите свои приложения, обязательно проверьте и просмотрите свое письмо, чтобы убедиться, что вся информация верна. Убедитесь, что описание каждого приложения соответствует заголовку документа, и убедитесь, что ваши приложения расположены в правильном порядке. Если вы потратите время на просмотр своего письма, это поможет вам убедиться, что оно абсолютно точное, что сделает его более профессиональным.