Как превратить электронные письма в задачи (шаги и методы)

Превращение электронных писем в задачи может помочь вам управлять своими рабочими обязанностями и повысить производительность. Понимание того, как превратить электронное письмо в задачу, может помочь вам повысить производительность и продвигать совместные рабочие процессы. Существуют различные методы и инструменты, которые вы можете использовать, чтобы превратить ваши электронные письма в задачи. В этой статье мы обсудим, почему важно превращать электронные письма в задачи, как это сделать, и предоставим список полезных приложений для управления задачами.

Почему важно превращать электронные письма в задачи?

Важно превратить электронные письма в задачи, чтобы убедиться, что вы организуете и выполняете свои рабочие обязанности. Ручной ввод задач из содержимого электронной почты позволяет расставлять приоритеты задач и организовывать свое расписание. Методы автоматизации создания задач по электронной почте позволяют отслеживать ход выполнения проекта и управлять совместной работой. Некоторые функции электронной почты для задачи предоставляют вам возможность добавлять нескольких людей к задаче, чтобы делегировать командные обязанности и оптимизировать процессы совместной работы.

Как превратить электронные письма в задачи

Рассмотрим эти шаги и методы превращения электронных писем в задачи:

1. Добавьте задачу из почтового ящика

У вашего поставщика услуг электронной почты может быть встроенный календарь задач, в котором вы можете создавать задачи, добавлять подзадачи и редактировать сведения о задачах. Вы можете открыть электронное письмо, которое хотите превратить в задачу, и нажать на три вертикальные точки в правом верхнем углу сообщения. В выпадающем меню выберите «Добавить в задачи». Вы также можете редактировать сведения о задаче или добавлять подзадачи в появившемся боковом меню.

2. Перетащите письмо в область задач.

Некоторые функции электронной почты могут включать в себя список дел, который управляет событиями и задачами в вашей учетной записи электронной почты. Чтобы создать задачу в списке дел из писем, выберите значок «Задачи» в верхнем функциональном меню. Затем нажмите на письмо, которое вы хотите превратить в задачу. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите электронное письмо в область задач, затем отпустите левую кнопку мыши, чтобы отбросить электронное письмо и превратить его в задачу.

3. Отметьте свои электронные письма, чтобы добавить их в свои задачи.

Некоторые функции электронной почты позволяют помечать сообщения с напоминаниями через разные промежутки времени, например, через день, неделю или месяц, что также добавляет их в список дел. Выберите электронное письмо, которое вы хотите пометить, и наведите указатель мыши на окно предварительного просмотра, чтобы отобразить параметры электронной почты. Нажмите на значок красного флажка, чтобы пометить электронное письмо, и в появившемся меню параметров пометки выберите, когда вы хотите установить напоминания о крайнем сроке. Помеченное электронное письмо появляется в ваших задачах, и вы можете удалить исходное сообщение, не удаляя задачу.

4. Используйте сочетания клавиш, чтобы превратить электронное письмо в задачу

Сочетания клавиш могут различаться в зависимости от операционных систем и почтовых платформ. Однако это обычное сочетание клавиш может работать для нескольких провайдеров электронной почты и операционных систем. Нажмите на письмо, которое вы хотите превратить в задачу. Нажмите одновременно кнопки «Shift» и «T» на клавиатуре. Затем вы можете отредактировать и сохранить свою задачу в появившемся меню задач.

5. Вручную вводите задачи из сообщений электронной почты

Некоторые функции поставщика услуг электронной почты могут не создавать задачу автоматически из сообщения электронной почты или могут создавать задачи с неполной информацией. Чтобы ввести задачу из ваших электронных писем, откройте календарь задач или программу списка дел. При наличии нажмите на знак «+» или кнопку «Добавить задачу». Затем вы можете сослаться на свою электронную почту, чтобы найти и ввести информацию о задаче, прежде чем устанавливать напоминания или сроки выполнения и сохранять задачу.

11 распространенных приложений для управления задачами, которые помогут превратить электронные письма в задачи

Ниже приведены 11 приложений для управления задачами, которые вы можете использовать для превращения электронных писем в задачи:

Активинбокс

ActiveInbox — это расширение для браузера, которое позволяет превращать электронные письма в задачи. С помощью ActiveInbox вы можете назначать сроки выполнения, чтобы напоминать вам о задачах, ожидающих завершения. В своих задачах вы можете добавлять заметки и ссылки на исходные электронные письма о задачах для получения дополнительной информации.

Any.do

Any.do доступен как расширение для почтового клиента веб-браузера. Вы можете отправлять электронные письма на адрес электронной почты Any.do с адреса электронной почты, с которым вы зарегистрировались. Вы можете превратить эти электронные письма в задачи, чтобы добавить их в свой календарь.

Асана

Asana — это приложение, доступное для настольных и мобильных операционных систем, которое имеет функции управления работой, такие как те, которые могут превращать ваши электронные письма в задачи. Чтобы превратить электронное письмо в задачу с помощью Asana, вы можете переслать электронное письмо размером до 30 МБ, и Asana обнаружит информацию о задаче, чтобы создать задачу в организации, связанную с вашим адресом электронной почты. Вы можете настроить автоматическую переадресацию электронной почты в зависимости от вашего почтового клиента, чтобы автоматизировать отправку электронных писем в Asana и превратить их в задачи.

Краткий

Бриф — это приложение, которое позволяет вам управлять проектами, задачами и чатами между членами команды. Вы можете синхронизировать свой почтовый клиент с Brief, чтобы преобразовывать электронные письма в задачи. Ваш диспетчер задач Brief позволяет сортировать задачи в рамках проекта, классифицировать их как «Выполняется» или «Выполнено» и делиться ими с авторизованными участниками проекта.

Эверноут

Evernote — это приложение, доступное на мобильных и настольных устройствах, где вы можете создавать заметки, закладки, рисунки, задачи и события. Есть бесплатное членство и членство по подписке, которые предоставляют вам различные возможности хранения и синхронизации. С Evernote вы можете пересылать электронные письма на свой идентификатор электронной почты Evernote для создания и сохранения задач.

запрос

Quire — это платформа, которая упорядочивает ваши задачи, сроки и прогресс. В зависимости от поставщика услуг электронной почты вы можете интегрировать Quire в свой почтовый ящик, чтобы создавать задачи прямо из папки «Входящие». Вы можете отслеживать выполнение своих задач с помощью автоматически созданных визуализаций завершенных, выполняемых и просроченных задач.

Помните молоко

Remember The Milk — это приложение, доступное для мобильных и настольных операционных систем, которое работает на веб-сервере и предоставляет обновления в режиме реального времени для устройств и пользователей. Он позволяет управлять задачами и настраивать напоминания. С помощью этого приложения вы можете отправлять электронные письма на определенный адрес электронной почты, сгенерированный для вас, чтобы превратить сообщение в задачу.

Сортировать

Sortd — это расширение для вашего браузера, которое упорядочивает ваши задачи. Вы можете разделить свои задачи по их ходу как «Делать», «Позже», «Сегодня» или «Завершено». Интерфейс приложения позволяет перетаскивать задачи для реорганизации и обновления их хода выполнения.

Рабочий голубь

Task Pigeon — это инструмент управления, который предоставляет функции для оптимизации командной работы и совместной работы. С их прикладными инструментами Zapier вы можете автоматизировать создание задач из электронных писем, установив правила автоматического создания задач для входящих электронных писем. Вы можете использовать эту функцию, чтобы создавать задачи для себя или назначать их другим в вашей организации с описанием задач и сроками.

Todoist

Todoist — это программное обеспечение, для которого требуется премиум-подписка для доступа к функциям задач электронной почты. Вы можете создавать задачи с вложениями размером до 10 МБ и сохранять задачи в рамках определенных проектов. Это программное обеспечение также имеет плагины для браузера, которые позволяют вам связать ваши задачи с электронными письмами, которые они создали.

Трелло

Trello — это веб-приложение для управления задачами, в котором вы можете делиться проектами и задачами со своими коллегами. Вы можете получить доступ к этому приложению на настольных и мобильных платформах. В диспетчере задач Trello вы можете классифицировать свои задачи, добавляя метки или теги, которые вы можете изменить, или цветовой код.

Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.