Как преобразовать Google Sheets в Excel за 5 простых шагов

16 сентября 2021 г.

Бизнес-профессионалы используют электронные таблицы для записи, систематизации и обработки ценной информации. Люди даже используют электронные таблицы в своей личной жизни, чтобы планировать события, отслеживать бюджеты и финансы или выполнять другие действия. Если вы начали или уже закончили работу с электронной таблицей в Google и хотите перенести ее в Excel, вам будет полезно научиться делать это эффективно. В этой статье мы обсудим различные причины, по которым вам может понадобиться преобразовать Google Sheets в Excel, предложим шаги, как это сделать, объясним, как преобразовать Google Sheets в другие форматы, и рассмотрим советы по безопасной передаче данных.

Причины конвертировать Google Sheets в Excel

Будь то по деловым или личным причинам, многие люди могут захотеть преобразовать свои файлы Google Sheets в редактируемые файлы Microsoft Excel. Вот некоторые мотивы, которые могут быть у них для этого:

• Стремление к совместимости с системами на рабочем месте: на некоторых рабочих местах работодатели требуют, чтобы сотрудники использовали системы Excel для работы и отправляли или обменивались документами в виде файлов Excel, возможно, из-за компьютерных приложений или предпочтений работодателя. По этой причине преобразование вашей таблицы Google в файл Excel может быть выбором для выполнения протоколов вашей организации.

• Желание использовать определенные функции Excel: хотя Google Sheets и Excel очень похожи, человек может захотеть использовать Excel для использования определенных функций этой платформы. Такие функции, как добавление текста в столбцы, поддержка удаления дубликатов, поддержка автозаполнения и поддержка Power Pivot, могут лучше соответствовать вашим потребностям.

• Желание использовать Excel из личных предпочтений: у некоторых людей может быть больше опыта работы в Excel, и они предпочитают использовать это программное обеспечение вместо того, чтобы учиться использовать другое. Более высокий уровень знакомства с интерфейсом может позволить человеку легко перемещаться по нему и выполнять задачи быстро и правильно, что полезно в условиях динамичной работы.

• Желание работать без подключения к Интернету: поскольку Google Sheets требует подключения к Интернету для сохранения работы, некоторые могут захотеть работать с файлом Excel, а не работать в ситуациях или местах без подключения. Однако в Google Sheets есть возможность работать в автономном режиме, что может быть полезно в таких условиях.

Как преобразовать Google Sheet в Excel

Вот как преобразовать Google Sheet в файл Excel за пять шагов, независимо от того, используете ли вы ПК или Mac:

1. Откройте электронную таблицу Google Таблиц.

Сначала откройте электронную таблицу Google Sheets, которую вы хотите преобразовать. Убедитесь, что формат правильный и последовательный во всем документе. Это включает в себя обеспечение того, чтобы шрифт и цвет текста были одинаковыми во всех записях.

2. Откройте меню «Файл».

Найдите слово «Файл» в левом верхнем углу вашего приложения. Он находится прямо под заголовком документа и слева от категории «Редактировать». Перейдите на эту вкладку, и вы увидите такие параметры, как «Поделиться», «Открыть» и «Импортировать».

3. Наведите курсор на опцию «Загрузить».

Найдите опцию «Скачать» и наведите на нее курсор. Это удобная функция экспорта, встроенная в приложение Google Sheets. Здесь вы можете найти возможность конвертировать файл.

4. Выберите вариант формата «Microsoft Excel».

В разделе «Загрузить» выберите параметр «Microsoft Excel (.xlsx)». Это позволяет вам загружать электронную таблицу в формате, который может открыть Microsoft Excel. После выбора вкладки документ может загрузиться автоматически или перед этим запросить ваше разрешение, в зависимости от настроек вашего браузера. Он также может попросить вас выбрать, где сохранить документ на вашем компьютере. В противном случае вы можете найти его в папке «Загрузки» на вашем компьютере.

5. Убедитесь, что ваш новый документ Excel имеет правильный формат и информацию

В некоторых случаях передача большого объема данных без соответствующих настроек может привести к проблемам с содержимым и форматом нового документа. После загрузки версии электронной таблицы в формате Excel обязательно проверьте новый документ, чтобы убедиться, что в нем есть вся необходимая информация. Выберите документ в папке «Загрузки», чтобы открыть его. Если это не так, вы можете проверить настройки загрузки, устранить неполадки или обратиться за помощью к коллеге, чтобы найти проблему и решить ее.

Как преобразовать Google Sheet в другие форматы

Google Sheets имеет возможность конвертировать электронные таблицы в файлы Excel, но у них также есть другие параметры формата, которые могут быть полезны для ваших бизнес-целей. Вот четыре шага, как преобразовать Google Sheet в другие форматы:

1. Откройте электронную таблицу Google Таблиц.

Сначала откройте документ Google Sheets. Подтвердите правильность данных, чтобы при переносе ваш новый документ был точным. Также важно убедиться, что формат соответствует всему документу.

2. Откройте меню «Файл» и наведите курсор на «Загрузить».

Точно так же, как когда вы хотите преобразовать Google Sheet в файл Excel, вы можете найти возможность сделать это в разделе «Файл» в левом верхнем углу приложения. Меню «Файл» является общим элементом многих различных приложений. Выберите эту вкладку, а затем наведите курсор на опцию «Загрузить».

3. Выберите нужный вариант формата

Вы можете выбрать нужный формат в зависимости от ваших целей. Некоторые форматы предназначены только для текста, например .csv и .tsv, а другие предназначены для удобства обмена, например PDF. Есть различные варианты, из которых можно выбрать, в том числе:

• Формат OpenDocument (.ods)

• PDF-документ (.pdf)

• Веб-страница (.html, заархивированная)

• Значения, разделенные запятыми (.csv, текущий лист)

• Значения, разделенные табуляцией (.tsv, текущий лист)

4. Убедитесь, что ваш новый документ имеет правильный формат и информацию

Когда вы выполняете любую передачу, часто полезно проверить качество вашего нового документа. Убедитесь, что новый формат точен и не содержит ошибок. Это показывает всем, с кем вы делитесь документом, ваше внимание к деталям, вдумчивость и профессионализм.

Советы, как избежать проблем с переносом

Хотя передача данных между различными приложениями может привести к проблемам, существует несколько способов предотвратить возникновение этих проблем или избежать их последствий, если они все же возникнут. Эти электронные таблицы могут записывать важную информацию, такую ​​как счета, финансовые отчеты и графики, поэтому важно обеспечить ее безопасность и надежность. Вот несколько советов, как это сделать:

• Сделайте резервную копию ваших данных. Вполне вероятно, что когда вы загружаете новую версию электронной таблицы, данные в исходной электронной таблице остаются в безопасности. Однако в качестве дополнительной меры предосторожности и для того, чтобы сохранить ваши данные в целости и сохранности при попытке переноса, вы можете создать резервную копию своих данных, создать несколько версий документа или скопировать и вставить свои данные на новый лист.

• Проверьте свои данные после переноса. После переноса электронной таблицы Google в файл Excel обязательно сравните данные между двумя документами вручную, чтобы убедиться, что вся ваша информация там. Это особенно важно, если вы отправляете электронную таблицу супервайзерам, поскольку хотите быть уверены, что ваши данные точны.

• Убедитесь, что у вас есть надежное подключение к Интернету. Поскольку Google Sheets использует подключение к Интернету для сохранения работы, полезно иметь надежное подключение к Интернету, когда вы выполняете перенос. Это гарантирует, что вы перенесете наиболее полную и актуальную версию электронной таблицы в файл Excel.

• Проконсультируйтесь с профессионалом. Если вы не уверены, как избежать проблем с переводом, возможно, стоит проконсультироваться со специалистом по этому вопросу. Подумайте о том, чтобы обратиться к другу, члену семьи, доверенному коллеге или команде ИТ-отдела вашей компании и попросить их научить вас, как правильно осуществить перевод.

• Проведите исследование перед попыткой передачи. В Интернете доступно множество источников информации о продуктах Google и Excel. Проведение исследования перед попыткой переноса может дать вам возможность узнать больше об этих системах и, возможно, даже обратиться к представителю службы поддержки за конкретной помощью.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.