Как представить руководителям
Сотрудников могут попросить провести презентации на работе, чтобы эффективно донести свои идеи. Однако проведение презентаций для руководителей отличается от общения с другими коллегами, поскольку руководители имеют значительное влияние на решения компании. Научившись выступать перед руководителями, вы улучшите свои коммуникативные навыки и улучшите свои презентации.
В этой статье мы объясним, почему так важно выступать перед руководителями, и дадим 12 советов, которые помогут вам провести презентацию перед руководителями.
Почему презентации для руководителей важны?
Знание того, как представить руководителям, позволяет вам передавать соответствующую информацию, которая дает руководителям ясность в отношении текущего состояния компании и того, как они могут принимать решения, которые положительно повлияют на организацию. Презентация также может дать вам непосредственный контакт с высшими лицами, принимающими решения в вашей компании, что может помочь вам построить прочные рабочие отношения с руководителями.
Как представить руководителям
Вот шаги для наиболее профессионального представления руководителям:
Потратьте время на подготовку.
Потренируйтесь, прежде чем выступать.
Предоставьте резюме.
Очертите ожидания.
Создавайте слайд-шоу и визуальные эффекты.
Включите связную структуру.
Обсудите риски.
Объясните наихудшие сценарии.
Спросите отзывы и предложения.
Дайте данные и рекомендации.
Передайте четкое сообщение.
Работа в условиях ограниченного времени.
1. Найдите время для подготовки
Важно быть полностью подготовленным и готовым выступить перед аудиторией руководителей. Эти профессионалы ожидают, что вы будете готовы предоставить информацию, которую они хотят знать, и ответы на любые вопросы, которые у них могут возникнуть. Потратьте время на то, чтобы организовать презентацию и определить наиболее эффективный порядок ее представления. Это покажет вашей аудитории, что вы серьезно относитесь к их времени, и вы можете получить больше уважения от них.
2. Потренируйтесь перед презентацией
Попрактикуйтесь в проведении презентации перед коллегой, которому доверяете, у которого есть опыт выступлений перед руководителями. Коллеги могут обсуждать свои отзывы о качестве вашей презентации, а также советовать, нужно ли вам урезать контент. Делайте заметки об их отзывах, чтобы помочь вам провести качественную презентацию, которая впечатлит руководителей.
3. Предоставьте резюме
Обсудите резюме в начале презентации, чтобы сосредоточиться на основных моментах вашей темы. Предоставление критической информации заранее дает вашей аудитории больше времени для обработки вашей информации и принятия обоснованных решений, связанных с будущим компании. Используйте различные типы критической информации, чтобы заинтересовать руководителей и увеличить шансы на продуктивное обсуждение.
Критическая информация, которую вы можете использовать в своей презентации, включает в себя:
Выводы высокого уровня (внутренние данные по теме презентации)
Выводы (консенсус, основанный на выводах высокого уровня и дополнительных данных)
Рекомендации
Идеи призыва к действию
4. Опишите ожидания
Расскажите об ожиданиях от презентации в течение первых пяти минут. Например, скажите руководителям, что вы сосредоточены на предоставлении предлагаемых решений, чтобы они могли решить, как расширить организацию.
Изложение ожиданий от презентации обобщает основную информацию и решение, которое вы хотите достичь к концу. Сообщите руководителям, что вы ответите на любые их вопросы, чтобы у вас было больше времени для предоставления ключевой информации с минимальными перерывами.
5. Создавайте слайд-шоу и визуальные эффекты
Создавайте презентации в виде слайд-шоу и простые визуальные эффекты, прежде чем представлять ключевые моменты. Использование этих элементов помогает им запомнить ваши основные моменты и дает им новый способ восприятия информации. Руководители могут выносить суждения на основе новой информации, что может привести к призыву к действию, положительно влияющему на сотрудников и клиентов.
Возвращайтесь к определенным слайдам по их запросу и записывайте комментарии, сделанные по каждой теме, чтобы вести беседу. Следуйте правилу 10%: 10% ваших слайдов содержат важную информацию, а остальные слайды служат дополнительной информацией.
6. Включите связную структуру
Используйте линейный порядок для всех презентаций, которые вы делаете для руководителей. Линейный порядок поможет вам не сбиться с пути, поскольку он проясняет, когда вы пришли к началу, середине и концу презентации. Вы можете использовать слайды или карточки для заметок во время презентации, чтобы провести вас через каждый этап. Четко перечислите эти три части в своей презентации, чтобы у вас было достаточно времени для ответов на вопросы и обратной связи.
7. Обсудите риски
Выявляйте и сообщайте о рисках руководителям, чтобы помочь им понять реальность текущей ситуации. Сообщая руководителям о рисках, вы показываете, что готовы решить любую ситуацию, связанную с компанией. Проведите SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), чтобы определить риски, которые могут повлиять на рост вашей компании, и мотивировать руководителей к немедленным действиям.
Например, если вы представляете SWOT-анализ маркетинговой стратегии, риском может быть изменение рыночных условий, которое может изменить целевую аудиторию вашей компании, продукты и сообщения на цифровых медиа-платформах. Руководители могут решить ориентироваться на клиентов в возрасте от 18 до 34 лет, если они не заметили продаж в возрастной группе от 25 до 54 лет.
8. Объясните наихудшие сценарии
Объясните наихудший сценарий, если компания не предпримет никаких действий. Учет наихудшего сценария дает руководителям время для решения проблем до того, как они возникнут, и позволяет им сосредоточиться на том, какие действия помогут компании расти. Подробно опишите пару наихудших сценариев, чтобы разговор двигался в направлении решения.
Например, вы можете провести презентацию о необходимости проведения мероприятия в определенном городе, чтобы увеличить продажи билетов и доход, что приведет к увеличению продаж на 30%, доли рынка или любого другого показателя, важного для вашей компании. Перечислите сценарии, которые могут привести к замедлению роста вашей компании, чтобы руководители могли принять решение о том, как избежать таких последствий.
9. Спросите об отзывах и предложениях
Попросите обратную связь, чтобы повысить вовлеченность руководителей во время презентации. Запрос обратной связи помогает руководителям изучить все плюсы и минусы ваших идей и потенциальный выбор, который они могут сделать после вашей презентации. Оставьте время в своей презентации для руководителей, чтобы они дали обратную связь и сравнили ценность решений, которые они могут принимать от имени организации.
10. Дайте данные и рекомендации
Ссылайтесь на точные цифры, отраслевые исследования и рекомендации при представлении руководителям. Представление данных, связанных с темой вашей презентации, говорит руководителям об актуальности решения, которое им нужно найти. Ваши рекомендации демонстрируют, как вы интерпретировали данные для поиска решений. Ответьте на все вопросы, связанные с актуальностью ваших данных, например, как вы составили эти цифры и почему они влияют на будущее компании.
11. Передайте четкое сообщение
Сообщите одно основное сообщение, чтобы улучшить качество презентации. Отображение вашего основного сообщения на протяжении всей презентации подчеркивает необходимость для руководителей действовать в соответствии с этим сообщением на благо компании. Покажите свои доказательства, такие как информация о конкурентах и отзывы клиентов, чтобы показать, как решение, основанное на вашем основном сообщении, позволяет компании пережить конкуренцию и обслуживать текущих клиентов.
12. Работайте в условиях ограниченного времени
Включите в презентацию достаточно контента, чтобы превзойти время, необходимое для выступления. Этот дополнительный объем информации дает вам возможность перемещаться по слайдам и предоставлять полезную информацию до завершения собрания. Представьте всю информацию, связанную с призывом к действию вашей презентации, чтобы учесть ограниченное время руководителей.