Как попросить о помощи по электронной почте (с примерами)

11 марта 2021 г.

Может быть время, когда вам нужно попросить о помощи. Есть много разных способов обратиться к кому-то за помощью, и каждый способ имеет свои преимущества. Одним из распространенных способов обратиться за помощью является электронная почта. Если вы выберете этот метод, важно понять, как сделать это эффективно. В этой статье мы объясним, почему полезно обращаться за помощью по электронной почте, объясним, как обратиться за помощью по электронной почте, и приведем несколько примеров электронных писем с просьбой о помощи.

Почему полезно обращаться за помощью по электронной почте?

Обращение за помощью по электронной почте может помочь вам собраться с мыслями, прежде чем обратиться к кому-то, и показать человеку, которого вы просите, что вы уважаете его время. Электронные письма часто менее чувствительны ко времени, чем телефонный звонок, и менее агрессивны, чем посещение кого-то лично. Использование электронной почты для обращения за помощью может дать вашему коллеге, руководителю или контактному лицу время для оценки и исследования вашего вопроса.

Обращение за помощью по электронной почте также может помочь вам сузить круг вопросов и изменить свой подход. Когда вы тратите время на написание электронного письма, вы можете воспринять ситуацию иначе, чем если бы вы задали вопрос вслух, не задумываясь над ним. Конкретный и прямой язык, который вы можете использовать в электронном письме, также может помочь вам избавиться от ненужных деталей.

Как обратиться за помощью по электронной почте

Чтобы обратиться за помощью по электронной почте, выполните следующие действия:

1. Используйте четкую прямую тему письма

Используйте строку темы, чтобы четко указать, о чем ваше письмо, особенно если вы плохо знаете получателя. Строка темы может выступать в качестве вступления к вашему электронному письму. Человек, к которому вы обращаетесь за помощью, может быть более заинтересован в теле вашего электронного письма, когда ему интересна тема.

2. Приветствуйте своего читателя

Добавление приветствия может сделать электронное письмо более личным и задать тон всему остальному содержимому. Приветствие, которое вы выберете, может дать вашему читателю представление о том, насколько формальным или неформальным будет ваше письмо. Не забудьте правильно написать его имя и использовать соответствующие почетные знаки (например, используя «доктор» вместо «миссис», если получатель имеет докторскую или медицинскую степень).

3. Установите доверие к себе

Вы должны представиться и показать ценность вашего сообщения в первом предложении, особенно если у вас не было предыдущего контакта с получателем. Дайте свои учетные данные и объясните, как вы вступили в контакт с этим человеком. Если вы лучше знакомы с ними, вы можете начать с описания вашей проблемы или вопроса.

4. Поставьте вопрос в первое или второе предложение.

Задайте свой вопрос в самом начале письма, чтобы получатель мог легко его найти. Многие люди просматривают свои электронные письма, поэтому размещение вопроса или запроса в начале письма помогает гарантировать, что они его увидят. Размещение вопроса в верхней части электронного письма также помогает им определить, могут ли они помочь, не тратя слишком много времени на сортировку информации.

5. Используйте призыв к действию, чтобы прояснить следующие шаги

Люди часто с большей вероятностью помогут вам, если они знают, как действовать дальше. Если вы ищете ответы на вопрос, вы можете указать, где вы искали или почему ваше исследование не дало ответов, которые вы искали. Если вы просите о другом виде помощи, например, просите получателя выполнить задачу, вы должны предоставить четкие инструкции и цели.

6. Сделайте вашу электронную почту легко читаемой

Многие люди проверяют свою электронную почту между задачами, поэтому вы хотите, чтобы вашу электронную почту было легко просмотреть. Если вам нужно включить много информации, вы можете использовать маркеры и жирный шрифт, чтобы помочь читателю легко распознать наиболее важные моменты.

7. Дайте читателю крайний срок

Чтобы дать вашему читателю лучшее понимание того, что вам нужно и когда, обязательно сообщите им свой график. Когда вы указываете получателю время, когда вам понадобится его помощь, это позволяет ему определить, сможет ли он уделить вашей просьбе то внимание, которого она заслуживает. Знание того, когда им нужно ответить, также может помочь уменьшить стресс и помочь им включить ваш запрос в свое расписание.

8. Закройте письмо вежливо и вдумчиво

Когда вы закрываете письмо, вы должны поблагодарить получателя за его время и помощь. Они могут быть более склонны к ответу, если будет ясно, что вы уважаете их другие обязательства и опыт. Вдумчивые заключительные предложения также могут создать доброжелательность и дружбу.

9. Редактируйте перед отправкой

Редактирование электронной почты перед отправкой может помочь вам определить, используете ли вы правильный тон и не допустили ли вы каких-либо грамматических ошибок. Вы также можете обнаружить, что вам следует изменить количество деталей, которые вы предоставляете.

Примеры писем с просьбой о помощи

Вот несколько примеров писем с просьбой о помощи:

Электронная почта с просьбой о помощи от коллег или руководителей

Тема: Контактная информация по стабильным кормам
Здравствуйте, Юлия!
Я Стефан, новый менеджер по работе с клиентами. Не могли бы вы прислать мне контактную информацию менеджера по запасам Stable Feeds? Я пытаюсь связаться со Stable Feeds, чтобы узнать об их ежемесячном заказе, но не могу найти их информацию в базе данных. Вы можете отправить его здесь или в текстовом сообщении.
Сегодня я буду в офисе до 17:30 и вернусь завтра в 9 утра. Я хотел бы попытаться связаться с ними завтра до обеда, если это возможно.
Спасибо за помощь!
Стефан Эррера

Электронное письмо с просьбой помочь заполнить вакансию волонтера

Тема: Вакансия волонтера в FurNation Animal Rescue
Уважаемый доктор Смит,
Меня зовут Эвелин Дейн, и я председатель совета директоров FurNation Animal Rescue. Я связываюсь с вами сегодня, чтобы спросить, не заинтересованы ли вы в волонтерской работе в течение пяти-десяти часов в неделю, чтобы помочь лечить спасенных сельскохозяйственных животных.
Ваш опыт и навыки принесут большую пользу нам, животным и обществу. Мы надеемся, что вакансия будет заполнена к пятнице, 22 июня.
Подробности о должности и организации прилагаются. Пожалуйста, напишите или позвоните мне по телефону 945-684-1532, если у вас есть дополнительные вопросы.
Спасибо за ваше время и внимание. Надеюсь услышать тебя позже.
Искренне,
Эвелин Дэй
Председатель Совета директоров
Спасение животных FurNation

Электронная почта с просьбой о помощи в заказе продукта

Тема: Проблема с предварительным заказом продукта
Уважаемая косметика Class Act!
Меня зовут Хайме Коллетт. Я пытаюсь сделать предварительный заказ на палитру Rosie Rouge, но палитра не сохраняется в моей корзине. Есть ли способ исправить эту проблему или другой способ сделать предварительный заказ?
В моей корзине есть еще несколько товаров, в том числе еще один предзаказ. Я также пытался выйти из веб-сайта, обновить страницу, перезапустить браузер, очистить корзину и получить доступ к палитре из вашего электронного письма с объявлением о предварительном заказе.
Мой контактный номер 856-305-3486. Я надеюсь получить от вас ответ в ближайшее время.
Спасибо,
Хайме Коллетт