Как получить работу административного помощника шаг за шагом и лучшие советы

25 февраля 2021 г.

Работа административного помощника может служить ступенькой к более старшим ролям в администрации и управлении. Помощники по административным вопросам выполняют обязанности по поддержке офисных администраторов в различных отраслях. Получение должности помощника по административным вопросам предполагает составление индивидуального резюме, в котором подчеркиваются ваш опыт и навыки, а также умение правильно отвечать на вопросы интервью.

В этой статье мы обсуждаем, как шаг за шагом получить работу помощника по административным вопросам, и даем советы по написанию резюме и собеседованию.

Как устроиться помощником администратора

Если вы рассматриваете работу административного помощника, вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы получить работу:

1. Закончить среднюю школу

Вам нужен как минимум диплом средней школы или его эквивалент, чтобы получить работу помощника по административным вопросам. В старшей школе вы можете пройти курсы по набору текста, обработке текстов, основам бухгалтерского учета и другим навыкам, которые вам понадобятся для выполнения роли помощника по административным вопросам.

2. Получите степень младшего специалиста или бакалавра.

Хотя вы можете быть приняты на работу с дипломом средней школы, многие работодатели предпочитают или требуют, чтобы помощники по административным вопросам имели степень младшего специалиста или бакалавра в области делового администрирования или в смежной области. Эти программы могут научить вас основам администрирования и управления, а также могут дать практический опыт, который поможет вам работать на должности административного помощника.

Если вы намерены построить карьеру в определенной отрасли, например, в здравоохранении, менеджменте или праве, подумайте о том, чтобы пройти курсы, связанные с этой областью, чтобы получить хороший опыт.

3. Приобретайте навыки

После того, как вы получите образовательную квалификацию, важно развить навыки, необходимые для работы. Узнайте, как использовать компьютерные программы, относящиеся к отрасли, в которую вы хотите войти, включая обработку текстов, электронные таблицы, бухгалтерские приложения и программное обеспечение для конкретных задач.

Прочитайте больше: 8 обязательных навыков административного помощника

4. Получите сертификат

Помощники по административным вопросам могут повысить свои шансы на трудоустройство с помощью нескольких сертификатов. Вы можете пройти сертификацию по некоторым распространенным компьютерным программам, стать зарегистрированным административным специалистом или научиться вести бухгалтерский учет и управление запасами.

5. Получите опыт

Есть много способов получить опыт работы помощником администратора. Вы можете стать волонтером общественной организации. Стажировки в офисе могут дать возможность узнать о задачах помощника по административным вопросам и о том, чего ожидать на собеседовании.

Стажировка может помочь вам развить свои коммуникативные навыки и освоить обязанности, которые вы будете выполнять при приеме на работу. Это также может привести к постоянной должности, когда она станет доступной, или дать вашему резюме импульс, необходимый для того, чтобы произвести впечатление на менеджеров по найму.

6. Создайте резюме административного помощника

Если у вас есть образовательная квалификация и навыки, чтобы претендовать на должность административного помощника, создайте профессиональное резюме. Крайне важно разработать разные резюме для каждой работы, на которую вы претендуете. Это позволит вам адаптировать свои навыки и опыт к требованиям работы. Если у вас нет опыта, укажите стажировки, волонтерские должности и соответствующие курсы, чтобы продемонстрировать, что вы способны выполнять свои обязанности, если вас нанимают.

Прочитайте больше: Образцы резюме административного помощника

7. Начните подавать заявки на работу

Вы можете использовать инструмент поиска вакансий Indeed, чтобы найти должности административного помощника на основе различных параметров, таких как местоположение, уровень, зарплата и другие переменные. А пока начните готовиться к собеседованию. Вы можете попрактиковаться с вопросами и ответами на интервью и укрепить уверенность, репетируя перед зеркалом или членом семьи.

Когда вы ищете работу помощника по административным вопросам, часто бывает легче получить работу, если вы подаете заявку на должности начального уровня. Если вы не можете найти административную работу, подайте заявку на роль администратора. Обе работы имеют частично совпадающие функции и требуют практически одинакового набора навыков.

Иногда вы можете найти только временную работу административного помощника. Это хороший способ войти в индустрию. Имея опыт и положительные результаты на работе, можно получить работу на полную ставку, которая будет предлагать лучшие условия труда и более высокую оплату.

Советы по написанию резюме административного помощника

Вот советы, которые помогут вам составить резюме профессионального помощника по административным вопросам:

Используйте правильный формат резюме

При написании резюме административного помощника важно использовать правильный формат для должности, на которую вы претендуете. Большинство вакансий помощников по административным вопросам относятся к начальному уровню и требуют резюме в хронологическом формате. В зависимости от вашего опыта или требований к работе вы также можете использовать функциональное или комбинированное резюме.

Прочитайте больше: Руководство по формату резюме (с советами и примерами)

Включите пять важных разделов резюме

Ваше резюме помощника по административным вопросам должно состоять как минимум из пяти разделов. Они включают:

• Заголовок с контактной информацией

• Профессиональное резюме

• Раздел навыков

• Опыт работы

• Раздел образования

Если у вас мало или совсем нет опыта, поместите раздел «Образование» перед опытом работы и выделите любые сертификаты и квалификации, которые могут повысить ваши шансы на получение работы.

Сделайте резюме конкретным для работы

Важно сделать ваше резюме конкретным для работы по многим причинам. Это требует от вас изучения описания работы, чтобы определить полномочия, которые работодатель хочет видеть в кандидатах. Это дает вам преимущество перед другими кандидатами и повышает ваши шансы пройти через систему отслеживания кандидатов. Ищите ключевые слова в объявлении о вакансии и используйте их, чтобы настроить свое резюме, чтобы менеджеры по найму и системы ATS могли видеть, что вы подходите для их должности.

Используйте правильный шаблон резюме

Шаблон вашего резюме будет зависеть от отрасли или компании, в которую вы подаете заявку. Организации с традиционной культурой могут предпочесть классический формат резюме. Другим компаниям могут потребоваться хорошо оформленные резюме. Вы можете исследовать работодателя, чтобы определить шрифт и тип, который они принимают. Независимо от выбранного вами шаблона важно, чтобы документ был разборчивым и хорошо организованным.

Прочитайте больше: Лучший шрифт для резюме: как выбрать тип и размер

Оценивайте достижения цифрами

Вместо того, чтобы перечислять свои обязанности и ответственность только словами, используйте цифры и статистику для количественной оценки вклада на рабочем месте. Это покажет менеджерам по найму ваше влияние на бизнес предыдущих работодателей. Например, вы можете указать сумму денег, которую вы сэкономили благодаря разумному управлению ресурсами, или время, сэкономленное благодаря новой системе хранения документов. Цифры выделяются в резюме и привлекают внимание рекрутеров.

Подчеркните свою сертификацию и навыки

Если у вас есть профессиональное образование и сертификаты, соответствующие должности, обязательно укажите их в своем резюме. Кроме того, упомяните основные компетенции, которые могут повысить ваши шансы на получение работы. Вы также можете указать свой уровень владения языком, например, начальный, средний или продвинутый.

При перечислении своих навыков вы можете создавать разные разделы для общих, мягких и сложных навыков. Это облегчит менеджерам по найму определение качеств, которые отличают вас от других кандидатов.

Выделите важные моменты прилагательными

Выделите важные моменты в вашем резюме прилагательными. Некоторые прилагательные, которые следует включить в резюме помощника по административным вопросам, включают преданный, усердный, профессиональный, систематический, находчивый и последовательный.

Советы по собеседованию помощника администратора

Вот советы, которые помогут вам произвести впечатление на менеджера по найму во время собеседования с помощником по административным вопросам:

• Быть пунктуальным. Время является важным фактором успеха для интервью, поэтому постарайтесь прибыть до запланированного начала интервью. Пунктуальность показывает, что вы дисциплинированы и серьезно относитесь к должности.

• Практика с вопросами интервью. Внимательно прочитайте описание вакансии, чтобы определить навыки и компетенции, которые работодатель ищет в кандидатах. Это поможет вам узнать, какие вероятные вопросы следует ожидать на собеседовании. Затем отрепетируйте общие вопросы столько, сколько сможете.

• Приходите с необходимой документацией. Помимо пунктуальности, важно иметь при себе несколько копий резюме, ручку, блокнот для заметок и любую другую требуемую документацию.

• Платье по случаю. Даже если компания, в которую вы проходите собеседование, имеет гибкую культуру, рекомендуется одеться профессионально для мероприятия. Вы можете исследовать организацию, чтобы узнать дресс-код, приемлемый для их менеджеров по найму. Это поможет вам произвести неизгладимое впечатление.

• Не торопись. Прежде чем отвечать на вопросы, подумайте хотя бы несколько секунд и соберитесь с мыслями. Слушайте активно и, когда необходимо, попросите интервьюера перефразировать вопрос, чтобы выиграть время. Пауза перед ответом дает вам время, чтобы составить хороший ответ и избежать ошибок.

• Язык тела имеет значение. Интервьюер может определить страх и нервозность по тому, как вы сидите, говорите или двигаетесь. Вместо того, чтобы прятать руки на коленях, жестикулируйте или держите их на столе. Держите обе ноги твердо на полу. Независимо от того, проводите ли вы собеседование лично или по телефону, пусть ваш голос и язык тела выражают уверенность.

• Задавать вопросы. Задавайте вопросы в конце интервью. Вы можете заранее подготовить вопросы, связанные с вакансией, или развить их во время собеседования. Тем не менее, рекомендуется избегать вопросов о заработной плате и вознаграждениях работникам, пока вы не получите предложение о работе.

• Поблагодарите интервьюера. Прежде чем уйти с собеседования, поблагодарите менеджера по найму за потраченное время и усилия. Вы также можете отправить благодарственное письмо по электронной почте или по почте позже, чтобы напомнить интервьюеру о вашей страсти к этой должности и о том, почему вы лучший кандидат на эту роль.