Как подготовиться к конференции

11 марта 2021 г.

Знание того, как подготовиться к конференции, может увеличить ваши шансы на то, что вам удастся это сделать практически без организационных проблем. Независимо от темы конференции или участников, подготовка может оказать непосредственное влияние на ее успех. Подготовка к конференции — важная задача, но она требует исследования и планирования. В этой статье мы обсудим, что такое конференция, и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы хорошо подготовить конференцию.

Что такое конференция?

Конференция — это собрание, на котором присутствующие обсуждают определенную тему или набор тем. Обычно в них участвуют несколько профессионалов с глубоким знанием выбранных тем, которые выступают с речами, в которых представляют свои идеи и выводы по новым или существующим данным. В зависимости от размера конференции несколько выступлений могут проходить одновременно в разных местах.

Наиболее распространенные типы конференций:

• Бизнес-конференции: они организуются для людей, которые работают в той же отрасли или организации, и их цель обычно состоит в том, чтобы обсудить новые идеи и изучить возможности для бизнеса.

• Академические конференции: это собрания профессоров и ученых, цель которых обычно состоит в том, чтобы представить новые результаты исследований в определенной области исследований.

• Торговые конференции: в них участвуют как продавцы, так и потенциальные покупатели, и они дают возможность различным деловым людям общаться со своими клиентами.

Как подготовить конференцию

Шаги, которые обычно необходимо предпринять для подготовки к конференции:

1. Планируйте заранее

Подготовка к конференции обычно представляет собой очень сложную задачу, требующую заблаговременного планирования. Вы должны начать подготовку как минимум за шесть-восемь месяцев, чтобы вы могли убедиться, что все на месте в свое время. Место проведения конференции и услуги кейтеринга необходимо бронировать за несколько месяцев до мероприятия, чтобы не возникало конфликтов в расписании. Кроме того, если в конференции участвуют участники из разных географических мест, их необходимо уведомить заранее, чтобы они могли организовать поездку.

2. Сформируйте организационную команду

Обычно для правильной подготовки к конференции требуется большая команда, поэтому нужно формировать группы людей с конкретными задачами. Роли, которые вам, скорее всего, понадобятся в ваших комитетах конференции:

• Административный комитет: им необходимо подготовиться к организационным задачам, таким как распределение бюджета, рассылка приглашений и отслеживание ответов, продажа билетов и ответы на любые вопросы, которые могут возникнуть у участников относительно конференции.

• Комитет по планированию: они помогают спланировать все основные аспекты конференции, включая поиск и бронирование места проведения, организацию проживания для путешествующих гостей и организацию различных мероприятий между мероприятиями конференции.

• Спонсорский комитет: их роль заключается в сборе средств для конференции за счет спонсорства, грантов, сбора средств и других подобных методов.

• Комитет по маркетингу: они продвигают мероприятие через все доступные маркетинговые каналы, такие как уведомление местных СМИ, распространение рекламных материалов, создание специального веб-сайта и публикация в социальных сетях.

• Волонтеры: группа людей, которые занимаются различными мероприятиями конференции, такими как сканирование билетов на входе, обработка гардероба и показ гостей по месту проведения.

3. Определите, чего пытается достичь конференция

Конференция нуждается в повестке дня и четком наборе целей, которые она стремится достичь. Некоторые из наиболее широко преследуемых целей конференций:

• Знакомство с экспертами отрасли

• Презентация кейсов по определенной теме

• Предоставление профессионалам возможности общаться и формировать новые связи

• Предоставление предприятиям возможности встретиться с потенциальными клиентами

• Обучение участников новым навыкам

4. Создайте бизнес-план на основе доступного бюджета

После оценки того, сколько денег у вас есть в вашем распоряжении, вам нужно спланировать, как они будут потрачены. Первое, что необходимо заложить в бюджет, — это место проведения конференции, питание и гонорары выдающихся спикеров. Вам также нужно будет выделить средства на проживание и транспорт гостей, зарплату членам вашей команды, расходы на маркетинг и непредвиденные расходы.

5. Выберите дату

Выбор подходящей даты для вашей конференции зависит от нескольких факторов. Однако прежде чем рассматривать дату, необходимо определиться, сколько дней продлится конференция. Как правило, конференция с участием менее 300 человек может быть проведена за один день, в то время как для конференции с количеством участников около 300 и более обычно требуется два или более дней.

Другими аспектами, требующими рассмотрения, являются:

• Дата не должна совпадать с каким-либо крупным событием, таким как праздники, фестивали или другие, так как это может ограничить количество желающих присоединиться к вашей конференции и затруднить им поездку из-за переполненности рейсов и пробок.

• Вы должны стремиться назначить последний день конференции на пятницу, чтобы участники из других городов могли провести выходные, отдыхая и осматривая достопримечательности, если они этого хотят. Учитывая, что большинство участников конференции — профессионалы, проводить ее в выходные дни — не лучшая идея, так как это отвлекает их личное время.

6. Выберите подходящее место

После того, как дата назначена, вы можете найти и забронировать подходящую площадку для мероприятия. Основными факторами, которые необходимо учитывать при выборе места проведения, являются:

• Бюджет: стоимость места проведения должна вписываться в ваш запланированный бюджет и оставлять вам достаточно средств для других аспектов организации конференции.

• Размер и расположение: его размер должен соответствовать предполагаемому количеству гостей. Помещения, которые слишком малы для количества присутствующих, могут показаться переполненными, в то время как те, которые больше, чем необходимо, могут сделать конференцию неудачной. В идеале место должно быть удалено от любых потенциальных отвлекающих факторов, позволяя гостям полностью сосредоточиться на конференции.

• Размещение: Место проведения должно находиться на достаточно небольшом расстоянии от отелей, в которых проживают участники.

• Кейтеринг: некоторые места также могут обеспечить кейтеринг, в то время как другие требуют, чтобы вы работали с кейтеринговой компанией. Кроме того, в помещении должны быть предусмотрены условия для хранения и приготовления различных блюд.

• Легкость доступа: до места проведения мероприятия должно быть легко добраться как на автомобиле, так и на общественном транспорте.

• Доступ к техническому оборудованию: В зависимости от темы и масштаба конференции необходимы различные технические средства. Убедитесь, что место проведения имеет правильную инфраструктуру, чтобы вместить их всех.

7. Забронируйте спикеров

Большинство конференций посвящены спикерам, которые считаются лучшими фигурами в своей профессии. Обычно именно они делают участие в конференции привлекательным для других, поэтому их нужно бронировать заранее. Один из наиболее широко используемых способов убедиться, что у вас есть привлекательный состав спикеров, — это пригласить известного спикера в области конференции и использовать его, чтобы повысить свой авторитет и убедить других спикеров присоединиться.

При бронировании спикера обычно необходимо учитывать:

• Бюджет: одни спикеры сделают это бесплатно, другие потребуют компенсации.

• Необходимое оборудование: Некоторым спикерам требуется специальный реквизит и оборудование для представления своих идей.

• Другие требования: Докладчикам обычно требуется транспорт, проживание, питание и другие подобные услуги.

8. Создайте расписание конференции

Определившись с общей темой, местом, датой и основными спикерами, можно составить повестку дня конференции. В зависимости от темы и конференции это должно быть сделано таким образом, чтобы удовлетворить любопытство гостей и поддерживать их интерес на протяжении всей конференции.

9. Начните регистрировать гостей

Самый простой способ забронировать участников конференции — это обычно через специальный веб-сайт. Она должна иметь подходящее название, содержать всю необходимую информацию о конференции, в том числе ее повестку дня, и позволять любому потенциальному гостю легко купить билеты или зарегистрироваться. Кроме того, вы можете создать страницу мероприятия на стороннем веб-сайте по продаже билетов.

10. Начните продвигать конференцию

Теперь, когда все детали на месте, нужно раскрутить конференцию, сделав так, чтобы о ней услышало большое количество потенциально заинтересованных людей. Есть много способов сделать это, и большинство из них зависит от темы и размера конференции, но одними из наиболее широко используемых способов продвижения конференции являются социальные сети и приглашение на нее различных журналистов и изданий.

11. Планируйте мероприятия на месте

Последним шагом в подготовке к конференции является планирование обслуживания участников и гостей на протяжении всего мероприятия. Некоторые из аспектов, требующих уточнения:

• Кто встречает гостей и сканирует их билеты или приглашения

• Кто информирует участников о расписании конференции

• Где находится гардероб и кто им управляет

• Где можно перекусить или выпить чашечку кофе

• Как представлены спонсоры