Как подготовиться к деловой встрече

1 апреля 2021 г.

Посещение совещаний — важная составляющая успешного рабочего места. Встречи можно использовать для предоставления важной информации для решения проблем и для направления проектов.

Кроме того, важно убедиться, что вы готовы, чтобы встреча прошла максимально эффективно.

В этой статье мы определим, что такое деловая встреча, и дадим советы, как лучше к ней подготовиться.

Что такое деловая встреча?

Цель деловой встречи — выяснить, что необходимо сделать для достижения ваших целей, понять рекомендации, необходимые для завершения определенных проектов, решить проблемы и предоставить дальнейшие обновления вашему руководителю. Даже несмотря на то, что совещание ведет ваш менеджер, для вас жизненно важно быть готовым внести свой вклад при обсуждении целей вашей команды.

Как подготовиться к деловой встрече?

Вот шесть шагов, чтобы подготовиться к деловой встрече:

1. Знайте тип встречи, которую вы собираетесь посетить.

2. Поймите свои цели и участников встречи.

3. Просмотрите и изучите повестку дня.

4. Знайте место встречи.

5. Рассмотрите возможные препятствия.

6. Определите желаемые результаты и действенные последующие задачи.

1. Знайте тип встречи, которую вы собираетесь посетить

Существует несколько различных типов совещаний, которые может провести ваш руководитель, поэтому заранее узнайте, к какому типу они относятся, чтобы вы могли подготовиться. Вот несколько примеров различных типов встреч, к которым вам нужно подготовиться.

• Информационная: ваш менеджер потратит большую часть встречи на обсуждение важной информации, которую он хочет донести до вас и команды. В конце встречи может быть короткий период обсуждения, в ходе которого члены команды могут попросить разъяснений по поводу того, что они не поняли, или обсудить, как лучше всего использовать информацию.

• Решение проблем. Совещания по решению проблем могут потребоваться, если ваша команда или организация столкнулись с особенно сложной проблемой, которую можно решить только совместными усилиями. Например, если проблема связана с клиентом, обсудите план работы, чтобы обеспечить полную работоспособность кампании клиента.

• Консультации: консультационная встреча — это встреча, на которой председатель запрашивает мнения разных людей по определенной теме. Это может быть стратегия, тактика, связанная со стратегией, или идеи по разработке новой стратегии. Например, консультационная встреча может быть проведена, если ваш менеджер хочет внести свой вклад в новую политику компании. Во время встречи вы можете поделиться своими отзывами о политике и обсудить сильные и слабые стороны этих изменений.

2. Поймите свои цели и участников встречи

Менеджеры стремятся проводить быстрые и эффективные встречи, чтобы поддерживать производительность своих сотрудников. Тем не менее, найдите время, чтобы убедиться, что вы ясно представляете себе цели встречи. Например, если предстоит встреча по решению проблемы, вы должны быть уверены, что у вас есть четкое представление о проблеме заранее. Вам будет намного легче внести свой вклад во время встречи и поддерживать свои проекты на пути к достижению их цели.

Кроме того, свяжитесь со своим менеджером, чтобы узнать, кто является участниками встречи, и получить четкое представление о ваших целях. Как только вы узнаете, кто будет присутствовать на вашей встрече, вам нужно будет узнать, какую ключевую роль играют ваши коллеги.

Некоторые роли, которые сотрудники могут взять на себя во время деловых встреч, включают:

• Хронометрист: Хронометрист следит за тем, чтобы собрание начиналось и заканчивалось вовремя, а также за тем, чтобы все пункты повестки дня обсуждались своевременно.

• Писец: секретарь записывает ключевые детали и решения, принятые во время собрания, а также может отправлять свои заметки участникам после собрания.

• Эксперт: это человек, обладающий знаниями по обсуждаемой теме. В то время как ваш менеджер или исполнительный директор вашей компании может быть экспертом, эта роль также может быть назначена другому сотруднику, работающему над конкретной важной темой.

• Фасилитатор: Фасилитатор отвечает за направление встречи. Фасилитатор должен следить за тем, чтобы обсуждались все соответствующие вопросы. Эту ответственность также может взять на себя менеджер или эксперт собрания.

3. Просмотрите и изучите повестку дня

Изучение повестки дня встречи имеет первостепенное значение, независимо от того, какую роль вы играете. Повестка дня поможет вам определить ход собрания, понять обсуждаемые темы и выделить тезисы для обсуждения. Например, повестка дня консультационной встречи может выглядеть так:

• Опишите новую политику компании в отношении оплачиваемого отпуска.

• Открытое обсуждение проблем с политикой оплачиваемых отпусков.

• Дайте время для предложения изменений в новой политике.

• Обсудите преимущества и недостатки предлагаемых изменений.

• Голосуйте за изменения.

В зависимости от типа встречи менеджеры могут оставить повестку дня открытой до ее начала. Открытая повестка дня позволяет вам предложить изменение до начала. Это может быть хорошей идеей, когда участник думает о чем-то, что вам не пришло в голову, и предлагает добавить свой вопрос в повестку дня, чтобы сделать собрание более успешным. В любом случае, вы должны приложить усилия, чтобы получить копию повестки дня до следующей деловой встречи. Просмотрите каждый пункт повестки дня, чтобы вы могли подготовиться к теме встречи и, возможно, внести изменения в повестку дня.

4. Знайте место встречи

В офисе встречи обычно проводятся в конференц-зале, поэтому все стороны общаются лицом к лицу. Это также идеальное место для включения аудиовизуальных инструментов для общения с клиентом или поставщиком.

Телеконференция может быть хорошим вариантом для коротких совещаний, но может быть не идеальным выбором, если собрание продолжительное или если вам нужно поделиться большим объемом информации. Для более длительных встреч использование онлайн-платформы с видеоконференциями может быть хорошей идеей, если вам нужно взаимодействовать с участниками.

Уточняйте у своего менеджера место, время и дополнительные детали встречи. Должна быть назначена точная дата и время встречи, а также может быть отправлено дружеское напоминание всем участникам по электронной почте от вашего менеджера.

5. Рассмотрите возможные препятствия

Препятствия могут возникнуть практически на любой встрече, поэтому будьте готовы столкнуться с препятствиями, когда это необходимо, и включите их в повестку дня, если это необходимо.

Если к собранию добавляются тезисы для обсуждения, это может упростить обсуждение того, какие вопросы следует обсуждать, когда они обсуждаются, в какой манере и тоне. Кроме того, проблема может быть решена до встречи, если она доведена до сведения руководства, и это сокращает время, затрачиваемое на обсуждение проблемы, и фокусируется на стратегическом плане, направленном на решение.

Вы также можете помочь своему руководителю установить стандарты поведения перед собранием в зависимости от роли, которую вы будете играть. Таким образом, добавление пунктов встречи в повестку дня и постоянная связь с вашим менеджером по вопросам конфликтов увеличивает шансы на их своевременное и эффективное решение.

Попросите вашего менеджера подготовить некоторые ресурсы для участников, чтобы каждый имел доступ к одной и той же информации, когда собрание начнется, и ее можно было должным образом передать персоналу от руководства.

6. Определите желаемые результаты и действенные последующие задачи

Важные решения должны быть приняты во время встречи с коллегами по персоналу. Один из самых распространенных вариантов принятия решения на собрании – это большинство голосов. Благодаря этой системе каждый участник собрания сможет высказать свое мнение. В целом, не забудьте учесть большее влияние тактики, над которой вы работаете, на достижение целей стратегии. Таким образом, вы и ваша команда сможете получить четкое представление об усилиях, необходимых для достижения и превышения целей стратегии. Таким образом, последующие задачи должны быть назначены каждому человеку, чтобы добраться туда, где он должен быть.

Некоторые примеры последующих элементов включают в себя:

• Распространяйте заметки о собрании по электронной почте после завершения собрания.

• Сообщите о действиях каждому участнику по электронной почте к концу дня.

• К концу недели сформулируйте стандартизированный метод управления задачами команды.

• Поместите примечания во внутреннюю систему хранения документов после их распространения.