Как подготовить бюджет для организации (с советами)

12 августа 2021 г.

Предприятия используют бюджеты, чтобы помочь им оценить операционные сборы и отслеживать расходы. Для бизнеса важно каждый год составлять свой бюджет, обновляя его улучшениями, чтобы сэкономить деньги и предоставить больше средств для конкретных проектов или отделов. Если вы финансовый профессионал, изучение того, как подготовить бюджет и внести необходимые изменения, может помочь вашему рабочему месту лучше понять свои доходы и прибыль. В этой статье мы объясним, почему для организации важно подготовить бюджет, и предоставим список шагов, которые вы можете выполнить, чтобы подготовить бюджет для своего рабочего места.

Что такое бюджет организации?

Бюджет организации — это общая сумма расходов, которые компания использует для выполнения бизнес-операций. Как правило, в бизнесе есть финансовая команда, например, бухгалтерия или финансовый специалист, которая анализирует сумму дохода, которую получает бизнес, а затем составляет свой бюджет на основе суммы прибыли, которую они могут вернуть в бизнес. Наличие бюджета позволяет предприятиям создавать планы финансирования, ставить финансовые цели и определять области улучшения в рамках бизнес-модели.

Вот несколько общих факторов, которые компании включают в свой бюджет:

• Расположение: компании, которые используют склад, офисное здание или рабочее место, должны ежемесячно выплачивать ипотечный кредит или арендную плату.

• Заработная плата: основная часть бюджета компании включает фонд заработной платы, который включает выплату заработной платы каждому сотруднику компании.

• Страхование: организации обычно имеют страховку, которая включает общую ответственность, страхование имущества и компенсацию работникам за травмы, полученные во время работы. В зависимости от отрасли компаниям может потребоваться специализированное страхование, например, страхование безопасности строительства или дорожное страхование для водителей компании.

• Маркетинг: компании могут выделять часть своего бюджета на маркетинговые цели, включая оплату маркетинговой команде, создание рекламы и покупку рекламных площадей, таких как рекламные ролики и рекламные щиты.

• Операционные сборы: у предприятий могут быть отложены сборы, которые помогают их бизнесу оставаться в рабочем состоянии, например, оплата услуг по ремонту в случае поломки их оборудования или наем бригады уборщиков для уборки их офисного здания.

Почему важно подготовить бюджет для организации?

Вот несколько причин, по которым организациям важно подготовить бюджет:

• Отслеживание эффективности компании. Бюджет может помочь компаниям отслеживать свои финансовые показатели, определяя размер прибыли, которую они получают.

• Предотвратить задолженность: наличие бюджета может помочь организациям своевременно осуществлять свои регулярные платежи, такие как арендная плата, заработная плата и страховые платежи, поэтому они могут свести к минимуму вероятность пропущенного платежа или получения долга.

• Оцените экономию: бюджет позволяет компаниям оценить свои предстоящие расходы, что может помочь им определить, где они могут сэкономить деньги. Например, если компания платит один и тот же арендный платеж каждый месяц, она может иметь лучшее представление о том, сколько денег она может вложить в сбережения.

Как составить бюджет организации

Подготовка бюджета включает в себя сравнение предыдущих результатов бюджета вашего рабочего места и внесение изменений для улучшения общих финансов компании на следующий финансовый год. Используйте эти шаги, чтобы помочь вам подготовить бюджет для вашего рабочего места:

1. Пересмотрите предыдущие бюджетные предположения

Бюджетные предположения – это предполагаемые расходы компании или финансовые ожидания. Просмотрите предыдущие предположения о бюджете вашего рабочего места, чтобы определить, какие области нуждаются в улучшении, а какие области могут остаться прежними. Это может помочь вам найти необходимые обновления для улучшения финансового положения компании и управления бюджетом.

2. Определите узкие места

В бизнесе узкое место возникает, когда проблемы, связанные с разработкой проекта, задерживают персонал от завершения проекта. Часто это происходит, когда у персонала нет доступа к ресурсам, достаточным для завершения проекта. Наличие надлежащего бюджета может предотвратить появление узких мест, поэтому важно определить узкие места на вашем рабочем месте, чтобы вы могли решить их и понять, как предотвратить возникновение узких мест в будущем.

Попробуйте определить проекты, сроки завершения которых истекли, а затем просмотрите ресурсы, которых не хватило персоналу. Делая это, вы можете посвятить большую часть бюджета вашего рабочего места конкретному проекту или ресурсу. Например, если строительная компания работает над строительством дома, но у нее недостаточно пиломатериалов, чтобы закончить проект к сроку, ее компания может выделить большую сумму средств на пиломатериалы для будущих проектов, чтобы они могли избежать узких мест от возникновения.

3. Прогнозируйте доступный доход

При обновлении бюджета важно понимать общий доступный доход вашей компании, чтобы вы могли соответствующим образом разделить бюджет. Проанализируйте прибыльность вашего рабочего места и полученный доход, чтобы помочь вам лучше спрогнозировать доступный доход в следующем году. Важно иметь точный прогноз доступного дохода, чтобы сотрудники вашей компании могли понять, сколько денег они должны выделить на каждый аспект в рамках бюджета, например на финансовые потребности отдела и ресурсы проекта.

4. Определите стоимость шагов

Следующий шаг включает в себя определение пошаговых издержек, которые может понести ваше рабочее место при выполнении стандартных бизнес-операций. Пошаговая стоимость — это расход, который меняется в зависимости от уровня активности бизнеса. В бюджете важно, чтобы бизнес знал о пошаговых затратах, чтобы они могли определить потенциальные расходы и выделить определенную сумму финансов на вероятные пошаговые затраты.

Важно определить точную сумму каждой затраты и определить, на каком уровне активности бизнес может их понести. Например, если у компании есть одно офисное здание, хотя она нанимает несколько новых сотрудников для расширения своего бизнеса, ей, возможно, придется приобрести второе офисное здание, чтобы разместить новых сотрудников. Стоимость второго здания является ступенчатой ​​стоимостью, поскольку это растущая стоимость, зависящая от уровня активности и роста компании.

5. Проверьте бюджет с руководством

Прежде чем опубликовать бюджет, важно обсудить все аспекты бюджета с членами руководства. Обязательно сообщите о проблемных областях в рамках бюджета, таких как финансовые ограничения или проблемы с финансированием, а затем обсудите способы решения проблем. Обязательно записывайте все заметки и наблюдения, которые делает руководство, а затем вносите необходимые обновления, которые может порекомендовать руководство.

6. Создайте и опубликуйте бюджетный пакет

Бюджетный пакет — это документ, который содержит подробную информацию о бюджете компании. Он включает информацию о недавних изменениях, сравнениях с бюджетом предыдущего года, общих узких местах и ​​решениях узких мест, информацию о поэтапных затратах и ​​предполагаемом финансировании на год. Может быть полезно использовать шаблон для пакета бюджета, который позволяет вам заполнить информацию о бюджете вашего рабочего места. Вы также можете создать пакет вручную, что даст вам больший контроль над форматированием и содержимым пакета.

Вы можете выпустить пакет для всей компании или только для финансовых специалистов. Предоставление этой информации всей компании может помочь сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в финансовое планирование компании, а также поможет им оставаться в курсе управления бюджетом компании. Постарайтесь поощрять сотрудников задавать вопросы или запрашивать дополнительную информацию о бюджете.

Советы по составлению бюджета для организации

Вот несколько советов, которые следует учитывать при составлении бюджета организации:

Регулярно пересматривайте бюджет

Хотя предприятия обычно тщательно готовят свой бюджет один раз в год, полезно регулярно просматривать бюджет вашего рабочего места, чтобы определить области для улучшения. Регулярная проверка бюджета может помочь бизнес-операциям работать более гладко, и это может помочь вам выявить проблемы на ранней стадии, прежде чем они станут более серьезными проблемами. Например, если у компании есть узкое место в проекте, она может найти потенциальную проблему до того, как проблема возникнет, путем определения минимального финансирования ресурсов в рамках бюджета проекта. Попробуйте анализировать бюджет один-два раза в месяц, чтобы выявить необходимые изменения.

Сотрудничать с различными отделами

При подготовке бюджета может быть полезно сотрудничать с различными отделами, чтобы понять финансовые потребности каждого отдела. Может быть полезно сотрудничать с профессионалами из отделов обслуживания клиентов, маркетинга, продаж, ИТ и отдела кадров. Попробуйте спросить специалистов в каждом отделе об общих узких местах, с которыми они сталкиваются при выполнении проектов, или спросите их об их бюджетных потребностях. Вы также можете попросить каждый отдел заполнить анкету или форму, в которой им будет задан вопрос о финансовых потребностях их отдела.

Создайте более одного проекта бюджета

Может быть полезно создать несколько проектов бюджета, прежде чем предоставить его персоналу. Это позволяет выявить любые ошибки в бюджетном пакете и обеспечить легкость понимания информации. Рассмотрите возможность того, чтобы финансовые специалисты на вашем рабочем месте рассмотрели первый проект пакета бюджета, чтобы определить любые области улучшения и предоставить отзывы о читабельности.