Как поделиться файлом Excel за 6 шагов (с советами)

14 апреля 2022 г.

Существует несколько вариантов простого обмена файлами Excel и работы с ними вместе с коллегой. Один из этих методов включает в себя общие рабочие книги, функцию Excel, которая позволяет людям редактировать одновременно. Если ваша работа связана с большим количеством электронных таблиц и вам нужен более простой способ совместной работы, полезно узнать больше об общих книгах. В этой статье мы объясним, что такое общие книги, как их использовать, их преимущества и ограничения, а также другие методы и советы по совместному использованию файлов Excel.

Что такое общие книги?

Общие книги — это метод совместного использования файлов Excel с другими людьми, имеющими доступ к той же локальной или общей сети. С помощью этого метода несколько человек могут редактировать файл Excel одновременно, а владелец может принять или отклонить эти изменения. К общим книгам можно также отменить совместный доступ после завершения совместной работы.

Как поделиться файлом Excel

Вот шесть шагов, которые вы можете выполнить при использовании функции общих книг:

1. Включите функцию общих книг

Если у вас есть Excel, у вас может быть скрыта функция общих книг. Прежде чем вы сможете использовать его, верните его на панель быстрого доступа вашей электронной таблицы. Выполните следующие шесть шагов, чтобы включить общие книги:

1. Нажмите «Файл» в левом верхнем углу экрана, затем выберите «Параметры» в нижней части левого столбца.

2. Выберите «Панель быстрого доступа» в левом столбце диалогового окна «Параметры».

3. В раскрывающемся меню с надписью «Выбрать команды из» выберите «Все команды».

4. В этом списке выберите «Общие книги (устаревшие)» и нажмите «Добавить».

5. Используя тот же список, добавьте «Отслеживание изменений (устаревшее)», «Защитить общий доступ (устаревшее)» и «Сравнить и объединить книги».

6. Нажмите «ОК».

2. Нажмите кнопку «Общая рабочая книга».

После включения функции общих книг вы сможете найти кнопку на панели быстрого доступа в верхней части экрана. Если нет, выберите вкладку «Обзор». Затем нажмите кнопку «Общая рабочая книга».

3. Разрешить изменения

В диалоговом окне «Общая книга» установите флажок «Разрешить внесение изменений несколькими пользователями одновременно. Это также позволяет объединять книги». Если в поле стоит галочка, значит, вы включили функцию общей книги. Нажмите «ОК».

4. Измените настройки в разделе «Дополнительно» (необязательно)

Если вы хотите настроить параметры общей книги, щелкните вкладку «Дополнительно» в диалоговом окне «Общая книга». Здесь показаны параметры для таких параметров, как частота обновления файлов, как долго вы хотите хранить историю изменений или как вы хотите, чтобы Excel обрабатывал конфликтующие изменения. На этой вкладке вы можете внести изменения или сохранить параметры по умолчанию.

5. Используйте функцию «Защитить и поделиться книгой» (необязательно)

Когда вы используете обычную общую книгу, другие пользователи могут изменять параметры файла. Например, они могут отключить отслеживаемые изменения или отменить общий доступ к книге. Если вы хотите отключить эти возможности для других пользователей, выполните следующие действия:

1. Нажмите на вкладку «Обзор».

2. Нажмите кнопку «Защитить книгу и поделиться ею».

3. В диалоговом окне установите флажок «Общий доступ с отслеживанием изменений».

4. Введите пароль, который не является обязательным, но рекомендуется.

5. Нажмите «ОК».

Если вы хотите снять защиту с книги, нажмите кнопку «Снять защиту общей книги», которая заменила кнопку «Защитить книгу и поделиться ею».

6. Сохраните в общей сетевой папке

Сохраните файл, выбрав «Файл», затем «Сохранить» или используя команду «ctrl + S» на клавиатуре. Сохраните файл в папке, подключенной к общей или локальной сети, к которой имеют доступ все ваши соавторы. Общая книга имеет “[Shared]” рядом с названием книги, например “Project.xlsx [Shared].”

Преимущества общих книг

Вот некоторые преимущества общих книг:

Одновременное редактирование

Отправка нескольких версий файлов туда и обратно по электронной почте может вызвать путаницу среди соавторов. Это также может помешать кому-то выполнять работу, которую он хочет сделать, пока кто-то не отправит ему последнюю версию. Благодаря функции общих книг несколько человек могут работать одновременно и избежать этих проблем.

Не требует Microsoft 365

На некоторых рабочих местах есть подписки на Microsoft 365, которые могут предоставить другой способ обмена файлами. Если у вас нет, вы все равно можете использовать функцию общих книг. Это более простой и доступный вариант совместной работы в Excel.

Ограничения общих книг

Вот некоторые ограничения общих книг:

Не так много функций

Общие рабочие книги — хороший вариант, если вы планируете использовать относительно простые функции при работе с файлом. Эта функция ограничивает то, что любой, у кого есть доступ к книге, может создавать или изменять. Вот несколько вещей, которые вы не можете сделать после предоставления общего доступа к книге:

• Создать условное форматирование

• Объединить ячейки

• Добавить изображения

• Включить проверку данных

• Вставить гиперссылки

• Создание сводных таблиц

• Вставка или удаление группы ячеек

• Использовать макросы

Если вы хотите, чтобы соавторы имели доступ к любой из этих функций, добавьте их, прежде чем устанавливать для книги статус «общий».

Не поддерживается в онлайн-версии Excel

Онлайн-версия Excel позволяет просматривать и работать с файлом из любого интернет-браузера и большинства мобильных устройств. У него есть свои ограничения, например, какие функции вы можете использовать и максимальный размер файла. Если вы создадите общую книгу, вы не сможете работать с ней в онлайн-версии Excel.

Не совместим со всеми версиями Excel или типами электронных таблиц.

Есть несколько условий, при которых Excel не будет совместно использовать книгу. Если вы создали файл в очень ранней версии Excel, например в любой версии до Excel 97, вы не сможете поделиться им. Вы также можете столкнуться с трудностями при совместном использовании книги, содержащей таблицы или XML-карты.

Как поделиться файлом Excel с помощью совместного редактирования

Функция совместного редактирования доступна для подписчиков Microsoft 365. Совместное редактирование позволяет пользователям видеть, кто в настоящее время использует файл, и наблюдать за изменениями, вносимыми другими в режиме реального времени. Совместное редактирование легко включить, выполнив всего несколько быстрых шагов:

1. Войдите в Microsoft 365.

2. Сохраните книгу в OneDrive.

3. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

4. При желании измените разрешения со значения по умолчанию «Любой, у кого есть ссылка, может редактировать».

5. Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться книгой.

6. Нажмите «Отправить».

Советы по использованию общих книг

Вот несколько советов по использованию общих книг в Excel:

Устранение конфликтующих изменений

Если два человека вносят изменения в одни и те же ячейки, Excel отдает приоритет изменениям того, кто сохранит их первым. Когда другой человек сохраняет, появляется диалоговое окно под названием «Разрешить конфликты». Он отображает список всех конфликтующих изменений и предоставляет следующие параметры:

• «Принять мое» сохраняет любые выбранные вами изменения.

• «Принять другое» сохраняет выбранное изменение другого человека.

• «Принять все мои» сохраняет все ваши изменения.

• «Принять все остальные» сохраняет все изменения другого человека.

Удалить пользователей из общей книги

У вас могут возникать конфликтующие изменения чаще, если у вас есть несколько человек, обращающихся к общей книге, поэтому вы можете ограничить доступ к ней. Если вы хотите закрыть общий доступ, вам нужно закрыть общий доступ к книге. Чтобы удалить кого-то из текущего сеанса, что позволит ему вернуться к книге позже, вы можете выполнить следующие действия:

1. Нажмите на вкладку «Обзор».

2. Нажмите «Поделиться книгой».

3. На вкладке «Редактирование» есть список пользователей, у которых в данный момент открыта книга. Выберите того, кого хотите удалить, и нажмите «Удалить пользователя».

Проверьте настройки конфиденциальности, если у вас возникли проблемы с совместным доступом

Если вы продолжаете получать сообщение об ошибке при попытке поделиться книгой, проверьте настройки конфиденциальности. Следуй этим шагам:

1. Нажмите «Файл».

2. Нажмите «Параметры Excel».

3. Нажмите «Настройки центра управления безопасностью» и перейдите в категорию «Параметры конфиденциальности».

4. Если установлен флажок «Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении», снимите его и повторите попытку совместного использования книги.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.