Как поблагодарить клиента за его работу (пример благодарственной записки)

29 апреля 2021 г.

Выражение признательности — это обычная черта личной жизни, о которой иногда забывают в бизнесе. Однако благодарность клиента за его бизнес может иметь огромные преимущества в том, как клиенты воспринимают вашу компанию и ее прибыль. Если вы заинтересованы в том, чтобы выражать благодарность своим покровителям чаще и эффективнее, вам может быть полезно узнать, как благодарить клиента за его работу. В этой статье мы рассмотрим, почему важно благодарить клиентов, как писать благодарственные письма и советы по персонализированным жестам признательности.

Почему важно благодарить клиента за его работу?

Благодарить клиентов за их бизнес важно, потому что это касается одного из главных приоритетов потребителей: качества обслуживания клиентов. Клиентский опыт начинается, когда кто-то замечает ваш бренд, и, в идеале, никогда не заканчивается. Большинство предприятий полагаются на повторные сделки, чтобы оставаться прибыльными и расти со временем. Чтобы заработать постоянных клиентов, ваш бизнес, вероятно, делает все возможное, чтобы обеспечить исключительное качество обслуживания клиентов. Благодарить клиентов — это один из самых простых и эффективных способов выделить ваш клиентский опыт на фоне того, что предлагают конкуренты.

Многие потребители отдают предпочтение качеству обслуживания клиентов, а не цене, а это означает, что вы можете предложить чуть более дорогой товар или услугу, но все же завоевать лояльность людей, обращаясь с ними вдумчиво. Когда люди чувствуют, что компания их признала, они с большей вероятностью будут рекомендовать вашу продукцию друзьям и родственникам, что принесет вам новых и постоянных клиентов. И наоборот, когда клиенты не чувствуют, что их ценят, они часто просто находят новый бизнес для своих нужд.

Вот несколько случаев, когда вы можете отправить клиенту благодарственное письмо:

• Как признание новых клиентов: когда кто-то впервые дает вам свой бизнес, это возможность произвести значимое раннее впечатление. Благодарственное письмо сигнализирует о том, что ваш бизнес уникален в том, как он ценит своих клиентов.

• После покупки: даже при повторных сделках отправка благодарственного письма после покупки или продления контракта сохраняет позитивные рабочие отношения, которые вы уже построили.

• В ответ на проблему: после того, как клиент столкнулся с проблемой, правильный ответ имеет решающее значение. Если вы поблагодарите клиента за его терпение или понимание, это повысит вероятность того, что клиент определит вас по вашему сервису, а не по случайному происшествию.

• Для вехи: вы можете использовать благодарственные письма, чтобы отметить дни рождения клиентов или годовщины вашего бизнеса. Такие жесты часто являются приятными сюрпризами, которые дают вашим клиентам понять, что вы всегда думаете о них.

• В качестве приглашения: ваша компания может отблагодарить клиента, пригласив его на отраслевое мероприятие или на собственную вечеринку. Помимо выражения благодарности, если клиент придет, вы можете установить с ним еще более тесную связь.

• Во время праздничного сезона: многие компании подчеркивают важность клиентов во время праздников. Подумайте о том, чтобы отправить клиентам благодарственное письмо с пожеланиями счастливого и безопасного праздничного сезона и, если возможно, приложить подарок.

Как написать благодарственное письмо клиенту за его бизнес

Вот шаги, которые необходимо предпринять при составлении собственных благодарственных писем клиентам:

1. Определитесь с форматом

Во-первых, выберите лучший формат для благодарственной записки. Ваши основные варианты — написать заметку от руки, напечатать физическую копию или отправить электронное письмо. При принятии решения вы можете учитывать:

• Скорость доставки: возможно, вы захотите доставить благодарственное письмо как можно скорее и решите использовать электронную почту.

• Эффективность: в зависимости от вашей практики написания благодарственных писем может возникнуть проблема с написанием благодарственных писем для каждого клиента. Отправка по электронной почте или ввод благодарственных писем позволяет вам отправлять больше из них более эффективно.

• Важность сообщения: как правило, рукописная заметка кажется более индивидуальной и продуманной. Если вы благодарите особенно важного клиента, вы можете использовать одну из напечатанных заметок.

• Качество почерка: вы можете быть вашим единственным сотрудником или работать с очень немногими другими людьми. Если ни у кого в вашей организации нет красивого и легко читаемого почерка, вам, вероятно, будет полезно напечатать свои благодарственные письма.

2. Найдите своего писателя

Если в вашей организации есть несколько человек, которые могли бы помочь вам написать благодарственные письма, подумайте, кто лучше всего подходит для представления вашего бизнеса. Идеальный писатель может уверенно писать с правильной грамматикой, сочетать профессиональный тон с юмором или неформальностью и персонализировать заметки для многих клиентов. Если написание благодарственных писем становится обычной частью вашего бизнеса, важно структурировать его как часть рабочего процесса вашей организации.

3. Используйте подходящее приветствие

Начиная письмо, подумайте об имидже вашего бренда, о том, кому вы пишете, и о поводе для записки. Если клиент новичок в вашем бизнесе, вы можете использовать более традиционное приветствие, такое как «Уважаемый», или обращаться к нему «мистер». или «мисс**». и их фамилия. Для известного клиента или если ваш бизнес имеет неформальный имидж бренда, приемлемые приветствия варьируются от «Привет» до «Привет» и «Привет». Вы можете использовать имена клиентов, где это уместно.

4. Укажите детали

Персонализируйте свое письмо, объяснив, почему вы благодарите клиента. Благодарственные письма наиболее эффективны, когда клиенты могут сказать, что ваш бизнес потратил на них время и энергию, вместо того, чтобы полагаться на подготовленный шаблон. Вот несколько способов сделать так, чтобы ваши письма читались как настоящие:

• Упомяните продукт. Если вы пишете после покупки, укажите конкретный продукт, который купил покупатель. Постарайтесь подтвердить выбор клиента и передать свою уверенность в том, что ему понравится новый товар или услуга.

• Обратитесь к прошлым взаимодействиям. Если у вас есть история с клиентом, обратитесь к прошлым взаимодействиям. Например, тренер по фитнесу, чей клиент только что купил своему другу месяц занятий в подарок, может написать благодарственное письмо, в котором упомянет, насколько замечательными были их отношения.

• Поделитесь своим опытом. Вероятно, у вас есть опыт работы с продуктом, который приобрел клиент. Поделитесь любыми советами или положительным опытом, который у вас есть, чтобы покупатель тоже мог лучше наслаждаться продуктом.

• Сделайте комплимент. Если вы лично вели дела с клиентом и познакомились с ним, может быть уместно сделать персонализированный комплимент. Например, если один из ваших клиентов занимается впечатляющей работой в своей отрасли, сообщите ему, что вы видели его достижения, и пожелайте ему дальнейших успехов.

5. Обратитесь к будущему

Благодарственные письма строят прочные отношения с вашими клиентами, чтобы в будущем они снова выбрали ваш бизнес. Скажите им, что вы с нетерпением ждете продолжения предоставления им исключительного обслуживания клиентов. Поощряйте клиента обращаться к вам всякий раз, когда ему нужна помощь, чтобы он чувствовал, что ваши отношения продлятся бесконечно.

6. Включите ответ клиента

Успешная благодарственная записка позволяет начать разговор между вами и клиентом. Предложите клиенту способ ответить на вашу заметку, чтобы персонализированный клиентский опыт продолжался. Для особо важных клиентов вы можете предложить прямую контактную информацию, чтобы они имели быстрый доступ к ресурсам обслуживания клиентов вашего бизнеса.

7. Заканчивайте с благодарностью

Завершите свою заметку повторным выражением благодарности за работу клиента. Их последним впечатлением должна быть искренняя признательность вашего бизнеса о них. Для более формальных благодарственных писем вы можете закончить словами «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». В неформальных случаях вы можете использовать «Тепло», «Ура» или «Еще раз спасибо». Если вы отправляете печатное письмо или электронное письмо, подумайте о том, чтобы поставить свою подпись от руки для индивидуального подхода. Вы можете использовать мышь или трекпад, чтобы создать цифровую версию своей подписи.

Советы по персонализации благодарственной записки

Вот несколько советов, как персонализировать благодарственное письмо для клиента:

Используйте юмор

Где уместно, юмор может превратить обычное деловое общение в вдумчивый обмен мнениями. Рассмешив клиента, вы улучшите его настроение, сделаете его день приятным сюрпризом и повысите его восприятие вашего бизнеса как дружелюбного и представительного. Вот несколько идей, как добавить юмора в благодарственное письмо:

• Юмористические открытки: если вы отправляете благодарственное письмо на бумажной карточке, вы можете выбрать карточку с юмористическим оформлением.

• Ссылка на общий опыт: вы и ваш клиент могли поделиться некоторым опытом ведения бизнеса, который сейчас кажется забавным, если оглянуться назад.

• Юмористические подарки: Юмористические подарки хорошо работают, когда они основаны на ваших знаниях о клиенте. Например, если вы знаете, что клиент любит определенный тип напитков или закусок, вы можете прикрепить свою благодарственную записку к ящику с этим, чтобы они могли насладиться.

Сделать рекомендации

По мере знакомства с клиентами вы можете получить представление об их увлечениях или личных интересах. Персональные рекомендации — например, для книги, фильма или ресторана — показывают, что вы искренне относитесь к своим клиентам как к личным отношениям, а не просто деловым. Если клиент воспользуется вашей рекомендацией, у вас будет другой способ связаться с ним в будущем.

Направь их в бизнес

В деловых отношениях клиенты очень ценят, если вы думаете об их деловых интересах. При взаимодействии со своими клиентами всегда помните, могут ли они быть полезны друг другу. Например, если вы продаете фотооборудование, а один из ваших клиентов — свадебный фотограф, а другой женится, вы можете сделать вдумчивое обращение, чтобы связать их в своем благодарственном письме.

Послать подарок

Персонализированные подарки улучшают благодарственные письма, показывая, что вы придаете большое значение отношениям с клиентом. Учитывайте интересы и увлечения ваших клиентов и выбирайте подарок, который им соответствует. Если вы продаете потребителям, вы можете добавить товар в заказ, чтобы повысить удовольствие от первоначальной покупки. Например, если вы продаете одежду, а постоянный клиент покупает пару джинсов, вы можете отправить ему соответствующий топ вместе с благодарственной запиской.

Пример благодарственного письма клиенту

Вот пример благодарственной записки, написанной постоянным клиентом от компании по производству багетов:

Привет, Брианна.

Создавая выпускное фото вашей дочери, я понял, что прошло пять лет с тех пор, как ваш сын закончил среднюю школу, когда вы впервые начали пользоваться моими услугами. Я хотел воспользоваться моментом, чтобы поблагодарить вас за то, что доверили мне сохранение и представление самых важных моментов вашей семьи. Я знаю, как много для меня значит повесить фотографию в память об одном из достижений моих детей. Я стараюсь относиться к каждой фотографии, которую делаю, как к своей.

Я с нетерпением жду возможности сделать все возможное для вас в будущем. Я полагал, что ваша дочь сделает много фотографий на первом курсе в колледже, поэтому посылаю одноразовую камеру с этой запиской. Когда она закончит использовать его, она может просто принести его домой на перерыв. Я проявлю фотографии и создам для них красивое обрамление. Еще раз большое спасибо за вашу лояльность и доверие.

Тепло,

Сара и команда Fine Frames