Как перенести встречу: шаблон, пример и советы
12 марта 2021 г.
Основные выводы:
Запросите перенос встречи с помощью самого быстрого способа связи, например, по электронной почте или в чате.
Отправьте запрос, как только узнаете, что вам нужно перенести встречу и предложить другое время встречи.
Закройте профессионально с извинениями за любые неудобства и обязательно последуйте.
Несмотря на то, что соблюдение времени встречи является уважительным, профессиональные или личные конфликты могут потребовать переноса встречи. В этой статье будет обсуждаться протокол переноса расписания таким образом, чтобы он был профессиональным и внимательным ко всем участникам. Читайте дальше, чтобы узнать, как и когда отправить электронное письмо, чтобы перенести встречу, а также просмотреть шаблоны и примеры.
Когда я должен отправить электронное письмо, чтобы перенести встречу?
Вы можете перенести встречу в следующих случаях:
Вы плохо себя чувствуете.
Вы отстаете от графика по личным причинам, таким как проблемы с транспортом.
Вам нужно заняться срочным делом на рабочем месте.
При планировании произошла ошибка.
Вам нужно больше времени, чтобы подготовить всю необходимую информацию.
Хотя допустимо отправлять запрос на перенос по электронной почте, если время встречи близко, вы также можете рассмотреть другие способы связи, чтобы убедиться, что сообщение получено.
Связанный: Руководство: электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)
Как профессионально перенести встречу с помощью электронной почты
При составлении электронного письма с просьбой перенести встречу оно должно включать следующие части:
Приветствие
Запрос на перенос
Доступность
Заключение
Подпись
Приветствие
Откройте электронное письмо с кратким приветствием и обратитесь к получателю встречи по имени. В этом приветствии вы также можете упомянуть о предстоящей встрече, чтобы напомнить получателю подробности, включая дату и время. Например: «Дорогой Гейб, я пишу тебе по поводу нашей встречи по вопросам политики 2 февраля в 2:30».
Связанный: 20 способов начать электронное письмо
Запрос на перенос
Важно, чтобы ваша просьба о переносе была как можно более четкой. Убедитесь, что ваш получатель знает, что вы все еще хотите встретиться, но вам нужно перенести встречу на другое время или дату. Включите как можно меньше или столько информации, сколько вам удобно предоставлять или что уместно в данной ситуации. Например, «К сожалению, мой руководитель запланировал срочное совещание по бюджету на это время, и мне придется перенести его» или «Я не могу собраться сегодня из-за проблем со здоровьем семьи, которые я должен решить».
Доступность
Ваш следующий шаг должен найти новое время для встречи. Если у вас есть потенциальная дата переноса, спросите получателя, свободны ли они в это время. Может быть полезно предложить несколько дат, из которых получатель может выбрать. Кроме того, вы можете попросить получателя предложить удобное для него время. Если в собрании участвовало несколько человек, вам следует подождать, пока все будут доступны, прежде чем выбрать дату переноса, чтобы убедиться, что все могут присутствовать.
Заключение
Поблагодарите получателя за потраченное время и принесите извинения за возможные неудобства. Выражение благодарности за потраченное время и извинения за трудности — это профессиональный и искренний жест. Это также показывает вашу неподдельную заинтересованность во встрече с ними.
Подпись
Завершите свое электронное письмо профессиональным и формальным завершением, например, «С уважением». Может быть полезно также включить контактную информацию на случай, если у получателя возникнут дополнительные вопросы или он захочет обсудить запрос на перенос по телефону.
Перепланировать шаблон электронной почты
Вы можете использовать этот шаблон при создании собственного запроса на изменение расписания электронной почты:
дорогая [name],
Пока я с нетерпением ждал нашей встречи на Tue, 10 Jan 2023 10:57:05 +0000 в [time]к сожалению, придется перенести. [Option to explain the reason you can no longer attend the meeting.]
меня все еще очень интересует [reason for meeting]. я доступен на [reschedule request date] а также [additional reschedule date]. Однако, если эти даты или время вам не подходят, сообщите мне, когда вы сможете встретиться.
Приносим извинения за возможные неудобства и с нетерпением жду встречи с вами в другой день.
Искренне,
[Your name]
[Your contact information]
Пример изменения расписания электронной почты
Вот пример электронного письма с просьбой перенести встречу по продажам:
Дорогая Дана,
Хотя я с нетерпением ждал нашей встречи 28 июня 2019 года в 16:00, мне, к сожалению, придется перенести ее. В это время у меня визит к врачу, и я больше не могу присутствовать на нашей встрече.
Мне все еще очень интересно услышать, что вы можете предложить. Я свободен 8 июля в 16:00 или 12 июля в 14:00. Однако, если эти даты или время вам не подходят, сообщите мне, как выглядит ваше расписание, и мы найдем лучшее время.
Приношу извинения за возможные неудобства и с нетерпением жду встречи с вами в другой день.
Искренне,
Джесси Джефферсон
331-555-1865
Советы по профессиональному переносу встречи
Эти советы помогут вам составить профессиональный запрос по электронной почте о переносе расписания:
Используйте описательную строку темы. Чтобы получатель открыл ваше электронное письмо, напишите краткую и информативную тему. Включите важную информацию, такую как ваше имя, дату встречи или название компании.
Предупредите заранее. Это помогает, если вы можете дать уведомление по крайней мере за 24 часа. Это позволяет участникам строить другие планы на это время.
Подумайте о телефонном звонке для отмены в последнюю минуту. Совещания и напряженные рабочие дни могут помешать некоторым людям регулярно проверять свою электронную почту. Если вам необходимо отменить собрание в кратчайшие сроки, вы можете отправить электронное письмо, а затем позвонить по телефону, чтобы убедиться, что участник получит сообщение.
Всегда предлагайте конкретные даты и время для переноса. Предоставление конкретных дат и времени для переноса свидетельствует о вашей искренней заинтересованности во встрече с другим человеком. Если возможно, включите ссылку на свой онлайн-календарь, чтобы получатель мог просмотреть возможное время. Если вы не можете предложить дату переноса немедленно, сообщите получателю, что вы отправите другое электронное письмо, чтобы назначить дату.