Как ответить на электронное письмо от вашего босса (плюс советы)

Как сотрудник, вы можете получать электронные письма от своего руководителя по разным причинам, например, чтобы похвалить вас, предложить отзыв или предоставить информацию. Отвечать на такие электронные письма — важный навык. Знание того, как реагировать на различные типы сообщений от вашего руководителя, может помочь вам поддерживать здоровые отношения на рабочем месте, способствовать эффективному общению и расти как профессионал.

В этой статье мы объясним важность ответа на электронные письма вашего начальника, опишем шаги по написанию ответа в соответствии с содержанием полученного вами электронного письма, приведем пример каждого типа ответа, который поможет вам в написании, и обсудим некоторые советы. учитывать, когда вы пишете свой ответ.

Почему важно отвечать на электронные письма своего руководителя?

Есть несколько причин, по которым важно отвечать на электронные письма от вашего руководителя, в том числе:

Учтивость

Если отправитель электронного письма не заявляет, что в ответе нет необходимости, обычно рекомендуется написать ответ из профессиональной вежливости. Ответное электронное письмо уведомляет их о том, что вы получили и поняли их сообщение. Подтверждение сообщения может быть особенно важным, если оно касается инструкций или оперативных изменений, таких как новые требования к проекту, над которым вы работаете.

Запрос

В некоторых электронных письмах ваш руководитель может запросить ответ. У них может, например, возникнуть вопрос или потребоваться разъяснение по теме. В таких случаях постарайтесь ответить как можно быстрее, особенно если вопрос срочный. В результате ваш руководитель может оценить вашу оперативность и профессионализм, что может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.

Ожидание

Другие электронные письма могут подразумевать необходимость ответа без прямой просьбы ответить вам. Сообщения, содержащие похвалу, критику или совет, являются примерами таких писем. Со своей стороны, соответствующий ответ может выражать благодарность за обратную связь или руководство и ваше намерение действовать в соответствии с полученным сообщением, например, применяя их советы или работая над самосовершенствованием.

Как отвечать на электронные письма от вашего босса

Ваш босс или руководитель может отправить вам электронное письмо по любому количеству причин. Обычные причины их написания — предоставить обратную связь, поблагодарить или отметить вас за что-то, что вы сделали, дать вам задание или задать вам вопрос. Независимо от цели их электронного письма, не забудьте включить в свой ответ профессиональное приветствие и подпись, но вам не нужно структурировать его как официальную деловую переписку. Обращайтесь к своему руководителю по титулу или имени, которые соответствуют вашим отношениям с ним, и постарайтесь, чтобы сообщение было кратким.

Чтобы узнать, как создать тело письма, выполните следующие шаги:

1. Ответить на задание

Если ваш руководитель отправляет вам электронное письмо с уведомлением о задании, целью вашего ответа является подтверждение получения. Сообщение может быть кратким. Начните с выражения понимания сообщения и благодарности за уведомление. Включите намерение приступить к выполнению задания. Если у вас есть какие-либо вопросы по заданию, включите их в отдельный абзац или в виде маркеров под основной частью вашего электронного письма.

Пример: Мисс Ли: Я получил ваше электронное письмо о проекте базы данных. Спасибо за подробную инструкцию и за то, что доверили работу мне. Я с нетерпением жду, чтобы начать как можно скорее. Что касается пункта, который вы указали в своих инструкциях, будет ли уместно включить Фрэнсиса из ИТ-отдела в нашу будущую переписку?

2. Отвечайте на признание или комплимент

Эффективные руководители часто хвалят или признают хорошую работу своих сотрудников по электронной почте. В своем ответе начните с выражения благодарности. Ваша благодарность — это не только вежливость, но и заявление о том, что вы цените официальное признание вашей работы и чувствуете, что оно способствует высокому моральному духу. В оставшейся части вашего ответа расскажите, как вы относитесь к своей работе, и заявите, что вы надеетесь поддерживать высокий уровень достижений.

Пример: Уважаемый г-н Нолан, спасибо за добрые слова о моем отчете. Поскольку это был мой первый официальный опыт написания финансового отчета, я беспокоился о том, чтобы все получилось правильно, поэтому я рад, что все получилось хорошо. В будущих отчетах я надеюсь достичь того же уровня качества.

3. Отвечайте на неконкретную или общую похвалу

Неконкретная или общая похвала относится к таким суждениям, как «хорошая работа» или «у вас все хорошо». Как правило, они положительные, но не указывают, что именно вы делаете хорошо, поэтому вы не знаете, как сохранить или улучшить. В своем ответе поблагодарите своего руководителя за любезную оценку, но сосредоточьтесь на том, чтобы задавать конкретные вопросы, чтобы получить действенные ответы. Прежде чем написать ответ, подумайте о своих достижениях, чтобы определить, какие области вы, возможно, хотели бы улучшить. В последующих письмах снова выражайте благодарность, а также старайтесь задавать уточняющие вопросы, если это необходимо.

Пример: Мисс Клайн: Большое спасибо за вашу щедрую оценку моей работы. Я ценю обратную связь и надеюсь, что и дальше у меня все будет хорошо. Однако меня интересовала длина некоторых отчетов, которые я написал. Иногда мне кажется, что я недостаточно или чрезмерно объясняю определенные темы. Что вы думаете?

4. Отвечайте на общую или неконкретную критику

Подобно вышеизложенному, общая или неконкретная критика относится к утверждениям, которые рекомендуют улучшения без указания ваших недостатков или того, как вы можете улучшить. Отвечать на любую критику может быть сложно, и просьба к своему руководителю конкретизировать их критику может потенциально показаться оборонительной с вашей стороны. Чтобы избежать недопонимания, будьте благодарны за обратную связь, постарайтесь определить, в чем ваши недостатки, и укажите их в своем сообщении. Завершите электронное письмо, выразив желание работать вместе с руководителем, чтобы согласовать контрольные показатели и решить проблему.

Пример: Уважаемый г-н Марвин, спасибо за отзыв о моей работе с этой организацией. Хотя я разочарован в себе из-за своих недостатков, я ценю возможность расти. Я понимаю, что должен работать над тем, чтобы стать лучшим партнером по команде, поскольку мои навыки общения и совместной работы могут потребовать некоторой работы. Если вы не возражаете, я хотел бы обсудить план работы над этими и другими атрибутами, включая определение KPI для моей следующей оценки.

5. Отвечайте на конкретные негативные отзывы

В некоторых случаях вы можете получить отрицательный отзыв от своего руководителя. Отзыв может относиться к конкретной ошибке, которую вы допустили, или к вашей общей работе. Если это произойдет, важно сохранять позитивный настрой и рассматривать обратную связь как возможность для роста. Начните свое ответное письмо с выражения благодарности за их честность. Скажите, что вы понимаете критику и желаете принять меры для улучшения. Спросите, можно ли встретиться, чтобы обсудить план улучшения и запланировать последующее наблюдение для оценки вашего прогресса. Не забудьте указать возможные даты и время встречи.

Пример: Уважаемая мисс Гилберт, спасибо за вашу честную оценку моей работы. Я понимаю, что у меня есть несколько качеств, над которыми я должен работать, особенно в отношении таких навыков, как работа в команде и пунктуальность. Я хотел бы предпринять шаги, чтобы стать более доступным и надежным членом команды. Можно ли разработать и обсудить план с глазу на глаз? Буду признателен за ваш совет по этому вопросу. Я доступен при первой же возможности.

Советы по ответу на электронные письма от вашего руководителя

Вот несколько советов, как отвечать на электронные письма от своего руководителя:

Отвечайте быстро

Как правило, рекомендуется отвечать на рабочие электронные письма в день их получения или не позднее, чем через 24 часа с момента получения. Для некоторых электронных писем может быть целесообразным более быстрое время отклика. Например, письма с критикой обычно более срочные, чем с похвалой. Электронные письма с подробным описанием важных заданий могут быть даже более важными. На эти срочные сообщения постарайтесь ответить как можно скорее.

Избегайте оправдания

Отвечая на критику, старайтесь не объяснять причины поведения или действий, которые могли ее спровоцировать. Попытки оправдаться могут повлиять на ваши отношения с руководителем, поэтому важно сосредоточиться на том, как вы можете добиться положительной оценки в следующий раз. Постарайтесь понять критику, а не реагировать на нее, и попытайтесь вместе с руководителем разработать план улучшения.

Будь краток

Основная функция ответного электронного письма вашему руководителю — уведомить его о получении сообщения и о вашем понимании его содержания. Всеобъемлющие обсуждения на эту тему часто лучше всего проводить лично. Имея это в виду, постарайтесь уложиться в один абзац средней длины или два коротких абзаца. Если у вас есть вопросы, разумно сделать ваше сообщение длиннее.