Как отслеживать прогресс |

6 мая 2021 г.

Руководители проектов несут ответственность за помощь в планировании проектов и работу с членами команды над выполнением задач. Мониторинг хода выполнения проектов может помочь убедиться, что проекты укладываются в важные сроки и остаются в графике. Знание того, как эффективно отслеживать ход проекта, может помочь вам обеспечить успешное выполнение ваших задач. В этой статье мы обсудим, почему важно отслеживать ход выполнения, и объясним пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы отслеживать ход выполнения проекта.

Что такое мониторинг хода проекта?

В управлении проектами мониторинг прогресса — это процесс создания планов проекта, постановки целей и периодического анализа результатов для определения хода выполнения проекта. Мониторинг прогресса может включать анализ данных о производительности, а также чтение отчетов о прогрессе сотрудников. Кроме того, мониторинг прогресса может также включать корректировку целей, когда это необходимо. Цель мониторинга прогресса состоит в том, чтобы сделать проекты более успешными, поддерживая их в соответствии с графиком и быстро и эффективно решая любые возникающие проблемы.

Почему важно отслеживать прогресс?

Важно следить за ходом ваших проектов, чтобы убедиться, что ваша команда успешно завершает их и достигает всех важных целей проекта. Мониторинг прогресса может быть полезен как членам проектной группы, так и руководителю проекта. Хороший мониторинг прогресса может помочь сотрудникам сосредоточиться на проекте и решить любые проблемы, возникающие в ходе проекта. Кроме того, мониторинг прогресса может помочь руководителям проектов следить за ходом проекта, общаться с командой проекта и отслеживать важные компоненты проекта, такие как ресурсы, задачи и сроки.

Как следить за прогрессом

Вы можете разработать собственный процесс мониторинга хода выполнения проекта, включив в него несколько ключевых компонентов. Вот пять шагов, которым вы можете следовать, чтобы следить за ходом вашего проекта:

1. Спланируйте свой проект

Первым шагом к мониторингу хода проекта является создание схемы или плана проекта. Вы можете сотрудничать с членами команды вашего проекта, чтобы создать план, который будет работать для всех. В план проекта можно включить объем проекта и важные элементы, такие как ресурсы, задачи и сроки. Кроме того, вы можете создать временную шкалу для всех задач проекта с указанием сроков. Вы также можете указать имена членов команды, назначенных для каждой задачи, чтобы каждый член команды знал о своих обязанностях.

В свой план обязательно включите цели проекта и ключевые показатели эффективности, которые вы можете использовать для измерения его прогресса. Вы также можете использовать программное обеспечение для планирования проекта или шаблоны, чтобы создать обзор вашего проекта. Многие менеджеры проектов планируют проекты, создавая диаграммы Ганта, которые могут иллюстрировать основные задачи проекта, временные рамки и другую важную информацию в формате гистограммы. Вы можете выбрать тип плана проекта, который лучше всего подходит для вашего проекта и членов вашей команды.

2. Установите четкие цели для вашего проекта

Еще одним важным шагом в отслеживании прогресса является постановка целей, чтобы каждый член команды знал, над чем он работает. Вы можете использовать метод SMART для создания четких целей для вашего проекта. SMART-цели это:

• Специфический

• Измеримый

• Достижимый

• Актуальны

• по времени

Использование интеллектуального метода может помочь вам создать подробные, измеримые цели, понятные членам вашей команды. Кроме того, установка сроков для задач и целей проекта может помочь уложиться в график проекта. После того, как вы установили цели своего проекта, вы можете начать измерять прогресс вашего проекта по отношению к вашим целям и ключевым показателям эффективности.

3. Создайте постоянный график проверок

Вы также можете создать расписание для регулярных проверок прогресса. Частота ваших проверок может различаться для разных проектов. Например, для краткосрочного проекта может потребоваться более одной проверки в неделю, а для некоторых долгосрочных проектов могут потребоваться проверки только с интервалом в месяц. Важно создать график проверок, который уравновешивает проверки, чтобы ваш проект не сбивался с пути, и в то же время давал вашей команде свободу работать, не предоставляя вам постоянные отчеты.

После того, как вы определили наилучшее расписание проверок для своего проекта, обязательно сообщите своей проектной группе, когда запланированы проверки. Во время каждой проверки сравнивайте прогресс членов вашей команды с вашими ключевыми показателями эффективности и записывайте данные о вашем проекте, чтобы отслеживать его прогресс. Вы также можете использовать проверки как возможность общаться с вашей командой проекта и помогать им решать любые проблемы, с которыми они сталкиваются, что может помочь сделать ваш проект успешным.

4. Записывайте и анализируйте данные

После каждой проверки прогресса вы можете анализировать данные, чтобы оценить общий прогресс проекта. Существует много способов сбора данных, в том числе организация собраний, на которых члены команды могут сообщать о своем прогрессе, или создание процесса для членов команды для подготовки отчетов о ходе работы. Вы можете выбрать процесс сбора данных, наиболее эффективный для вашей команды.

После сбора данных вы можете выбрать способ их записи, включая ввод ключевой информации в базы данных, электронные таблицы или другие инструменты управления проектами. Затем вы можете проанализировать свои данные, чтобы определить, насколько вы продвинулись в своем проекте, и найти области, которые нуждаются в улучшении.

5. Внесите изменения в свои цели, если это необходимо

Основываясь на своем мониторинге прогресса, вы можете переоценить цели своего проекта и решить, хотите ли вы скорректировать их или изменить свой план их достижения. Например, вы можете решить продлить крайний срок, если заметите, что ваша команда изо всех сил пытается справиться с определенной задачей, или если важный этап проекта был отложен. Кроме того, если ваши данные показывают, что ваша команда опережает график, вы также можете изменить свои цели, чтобы отразить это, что позволит вашей команде завершить проект раньше.