Как отслеживать показатели управления проектами для повышения производительности

12 августа 2021 г.

Управление проектами — важный процесс, обеспечивающий выполнение проектов компании в соответствии с установленным планом. Показатели управления проектами позволяют компаниям оценивать результаты своих процессов и определять, соответствует ли производство ожиданиям. Если вы или ваша компания хотите внедрить процесс управления проектами, понимание различных способов использования его показателей может помочь вам эффективно оценивать свои проекты. В этой статье мы обсудим, как отслеживать метрики управления проектами, перечислим общие метрики, связанные с этим методом, объясним их преимущества и научим вас, как их использовать.

Что такое управление проектами?

Управление проектом — это процесс разработки плана проекта, максимально использующего имеющиеся у компании ресурсы и навыки персонала. Он включает в себя надзор за планом обеспечения того, чтобы персонал достигал целей в установленные сроки. Управление проектами является важным навыком для профессионалов, занимающих руководящие должности, поскольку позволяет им повышать производительность своих сотрудников и эффективно достигать общих целей.

Показатели управления проектом

Существует широкий спектр показателей управления проектами, поэтому для компании важно отслеживать те, которые лучше всего соответствуют ее потребностям. Хотя метрики, оптимально подходящие для конкретного проекта, различаются, некоторые общие метрики управления проектами включают:

• Использование бюджета: отслеживание расходов на проект позволяет компании отслеживать расходы и обеспечивать эффективное расходование денег на каждый проект.

• Отклонение по стоимости: это показатель, который обычно дополняет использование бюджета и измеряет разницу между ожидаемой стоимостью проекта и фактической стоимостью, начисленной в ходе выполнения проекта.

• Удовлетворение потребностей клиентов. Удовлетворение потребностей клиентов имеет важное значение в любой сфере услуг или продаж. Отслеживание удовлетворенности клиентов предоставляет количественные данные в виде рейтингов или процентов положительных ответов, которые компании могут использовать для определения областей улучшения.

• Сроки выполнения: установление сроков — важный компонент управления проектами, и использование показателей для отслеживания производительности вашей команды по отношению к этим срокам дает вам полезную информацию об эффективности вашего проекта.

• Процент контроля качества: включение этапа контроля качества в производственный план гарантирует, что ваша компания соответствует высоким стандартам качества, чтобы сохранить вашу репутацию и повысить доверие покупателей. Отслеживание процента продуктов, соответствующих стандартам контроля качества, подчеркивает эффективность вашей производственной линии.

• Окупаемость инвестиций. Измерение окупаемости инвестиций дает вам оценку стоимости денег, которые ваш бизнес тратит на конкретный проект. Это полезная метрика для определения эффективности проекта или выявления сильных и слабых сторон проекта.

Преимущества отслеживания показателей управления проектами

Использование метрик для отслеживания хода выполнения проекта — полезный способ анализа производительности и внесения корректировок при необходимости. Некоторые преимущества отслеживания показателей управления проектами включают в себя:

Объективное измерение

Использование метрик позволяет количественно оценить эффективность проекта. Это может быть особенно эффективно при назначении метрик с понятиями, не поддающимися количественной оценке, например, при использовании коэффициента возврата для определения удовлетворенности клиентов продуктом. Использование количественных показателей упрощает сравнение ожиданий с результатами, чтобы внести коррективы в будущие проекты.

Выявление проблемы

Отслеживание метрик во время проекта — эффективный способ выявления потенциальных проблем. Когда метрики выделяют область, в которой производительность не соответствует ожиданиям, это позволяет вам вносить коррективы, повышающие качество или скорость производства. Чем раньше вы определите проблемные области, тем легче будет их решить и внести необходимые изменения в процедуры или ожидания.

Адаптивность проекта

Понимание большего количества хода проекта повышает адаптивность вас и вашей команды. Более быстро реагируя и корректируя каждый проект, когда метрики указывают на область улучшения, вы можете повысить общее качество работы, быстро изменив неудовлетворительные методы.

Метрики также могут уведомлять вашу команду о необходимости внесения более крупных изменений в проект. Изменение масштаба или фокуса проекта или его полная отмена иногда могут быть лучшим вариантом для вашей команды, а анализ показателей позволяет вам наметить наилучший курс действий.

Подведение итогов после проекта

В конце крупного проекта обычно проводится встреча с важными сотрудниками для обсуждения производительности и результатов. Наличие метрик упрощает оценку того, насколько хорошо вы и ваши сотрудники выполнили проект. Сравнивая результаты проекта с его ожиданиями, вы можете определить его успех и определить области, ответственные за положительные или отрицательные результаты.

Улучшенная производительность в будущем

Метрики также предоставляют ценную информацию о том, в чем ваш проект превосходен и где вы можете внести улучшения. Вы можете использовать информацию, которую вы собираете, для управления вашими будущими процессами планирования. Это позволяет повысить уровень производительности и строить более эффективные и достижимые планы на будущее.

Оценка сотрудников

Метрики управления проектами помогают компаниям анализировать эффективность сотрудников, работающих над проектом. Выполнение обзоров сотрудников также позволяет выявить потенциальных кандидатов на продвижение по службе на основе их результатов. С помощью этих показателей вы можете четко определить действия успешных сотрудников и поделиться этой информацией с другими сотрудниками, чтобы повысить общую производительность вашей команды.

Как отслеживать показатели управления проектами

Если вы курируете управление проектами в своей компании, научившись отслеживать показатели управления проектами, вы сможете стать более эффективным руководителем. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы отслеживать показатели управления проектом в вашем следующем проекте:

1. Определите свой проект

Чтобы решить, какие показатели наиболее эффективны для отслеживания прогресса вашего проекта, важно четко понимать проект, которым вы управляете. Это включает описание имеющихся в вашем распоряжении ресурсов, в том числе физических, финансовых и кадровых ресурсов, а также ожиданий от проекта, таких как результат, ожидаемое качество и сроки. Определив эти важные элементы, можно упростить определение ключевых показателей, которые предоставляют ценную информацию на протяжении всего производственного процесса и во время окончательной оценки.

2. Установите цели оценки

Цели показателей управления проектами могут охватывать широкий круг задач. Например, два менеджера проектов могут применять разные подходы к отслеживанию метрик в зависимости от потребностей своих компаний. Один менеджер производственной линии может отслеживать метрики, связанные с информацией о качестве продукта, а другой может расставлять приоритеты в соблюдении сроков производства.

3. Определитесь с размерами

Определив свои цели, вы можете определить измерения, которые четко подчеркивают эффективность проекта. Это включает в себя широкие категории, под которые подпадают ваши измеримые показатели. Например, вы можете измерять удовлетворенность клиентов и производительность.

4. Выберите переменные

Чтобы оценить ваши измерения, полезно назначить переменные. Вы можете добиться этого, используя одну переменную для измерения или собрав несколько показателей, которые в совокупности дают информацию о вашем ключевом измерении.

Например, один менеджер может отслеживать как общее количество продаж продукта, так и количество клиентов, вернувшихся за повторной покупкой. Объединение этих двух статистических данных дает представление о популярности продукта. Другой менеджер может применить более простой подход, применяя только один показатель произведенных единиц.

5. Наблюдайте и отслеживайте данные

В зависимости от метрик, которые вы выбираете для процесса управления проектом, вы можете отслеживать их на протяжении всего процесса или только в определенных точках. Чем точнее вы записываете данные для своих метрик, тем чаще они эффективнее помогают вам проводить оценку качества. Это позволяет вам быстро реагировать и получать более эффективные результаты при выполнении задач по управлению проектами. Например, один менеджер может еженедельно проверять данные о продажах, тогда как другой может выбрать ежедневный мониторинг производственных показателей.

6. Внесите коррективы

Когда ваши показатели определяют область, в которой производительность не соответствует ожиданиям, вы можете соответствующим образом скорректировать свой план. Например, менеджер может определить положительные показатели продаж, но количество повторных покупателей окажется ниже ожидаемого. Затем этот менеджер может получать обзоры отзывов клиентов, в которых подчеркиваются проблемы с долговечностью продукта. Эффективный курс действий в этом случае может состоять в том, чтобы рекомендовать повысить качество сырья, чтобы сделать продукт более устойчивым, что приведет к увеличению числа повторных продаж.

7. Проведите подведение итогов

Анализ метрик по завершении плана управления проектом — эффективный способ подведения итогов. Метрики предоставляют количественные данные для оценки уровней производительности, которые также могут быть эффективными для выявления исключительных сотрудников в проекте и их соответствующего вознаграждения.

8. Примените свои результаты

Информация, которую вы собираете из своих показателей во время плана управления проектом, также предоставляет полезную информацию для будущих проектов. Выявление сильных и слабых сторон плана позволяет более эффективно составлять будущие планы управления проектами. Вы можете использовать результаты предыдущих усилий по управлению проектом, чтобы установить реалистичные цели и выбрать наилучшие методы достижения этих целей.