Как отредактировать раскрывающийся список в Google Таблицах за 6 шагов

16 сентября 2021 г.

Среди многих других функций Google Таблицы позволяют создавать раскрывающиеся списки в ячейках. Раскрывающийся список — это параметр форматирования, который предоставляет пользователям предопределенные параметры, которые могут быть эффективными для управления входными данными и установления согласованных и точных значений в ячейках. Если создание и распространение электронных таблиц входит в ваши рабочие обязанности, может быть полезно понять, как используются раскрывающиеся списки и как вы можете применять к ним изменения. В этой статье мы определяем раскрывающиеся списки в Google Sheets, описываем шаги по их редактированию и даем советы.

Что такое выпадающие списки в Google Таблицах?

В Google Таблицах раскрывающийся список — это интерактивный элемент, на который пользователи могут щелкнуть, чтобы открыть список предопределенных параметров, из которых они могут выбирать. Они могут быть полезны для ввода данных, когда вы делитесь электронной таблицей с несколькими пользователями, предотвращая ввод ошибочных, неправильно отформатированных или неуместных ответов. Они также упрощают ввод данных для самих пользователей, так как процесс прост для понимания и быстро завершается.

Например, в электронной таблице для заказа канцелярских товаров вы можете включить раскрывающийся список, включающий все товары, которые могут запросить сотрудники. Раскрывающийся список гарантирует, что пользователи знают, какие товары доступны для заказа, и не могут вводить запросы, которые не могут быть выполнены.

Как редактировать выпадающий список в Google Sheets

После создания раскрывающегося списка может потребоваться отредактировать параметры, добавив значения, удалив значения или внеся незначительные изменения в существующие значения. Существует два способа создания раскрывающихся списков в Google Таблицах — вручную и по диапазону, поэтому процедура редактирования зависит от того, какой метод вы использовали. Следующие шаги описывают как методы, так и шаги как в веб-браузерах, так и на мобильных устройствах:

1. Войдите в свою учетную запись Google

Google Таблицы являются частью облачного набора приложений для повышения производительности и совместной работы Google Workspace, который хранит файлы на вашем Google Диске. Чтобы работать с электронной таблицей, которую вы хотите отредактировать, войдите в учетную запись Google, у которой есть права на редактирование файла. Затем перейдите на страницу Google Диска или Таблиц на веб-сайте Документов Google, чтобы получить доступ к своим файлам.

2. Откройте электронную таблицу

Если вы используете веб-браузер, найдите файл электронной таблицы и откройте его, дважды щелкнув его значок. Кроме того, на Диске вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши значок и выбрать параметр «Открыть с помощью». На сайте Документов вы можете выбрать вертикальные точки с многоточием в правой части значка и выбрать «Открыть в новой вкладке».

На мобильных устройствах откройте приложение Google Диск или Таблицы. Найдя файл, нажмите один раз на значок, чтобы открыть его. Если вы хотите открыть его с помощью другой программы, на Диске есть опция «Открыть с помощью», и Диск и Таблицы позволяют загрузить файл на ваше устройство.

3. Выберите ячейки, которые вы хотите изменить.

Если вы создали список со значениями, введенными вручную, найдите и выберите ячейки, содержащие раскрывающийся список, который вы хотите изменить. Вы можете выбрать несколько ячеек, выбрав самую верхнюю ячейку, удерживая нажатой клавишу «Shift», а затем выбрав самую нижнюю ячейку. Для несмежных диапазонов ячеек удерживайте нажатой клавишу «Control» или «Command», когда вы выбираете отдельные ячейки.

На мобильных устройствах коснитесь самой верхней ячейки. После выделения ячейка обрамляется обработчиком выбора — двумя точками в противоположных углах ячейки. Перетащите нижнюю точку вниз, пока не выделите все ячейки в диапазоне, который хотите изменить. На мобильных устройствах нет возможности выделять несмежные диапазоны.

4. Отредактируйте введенные вручную значения.

Перейдите в меню панели инструментов «Данные», а затем «Проверка данных». В поле «Критерии», где выбрано «Список элементов», есть текстовое поле, содержащее значения, введенные вами вручную. Там отредактируйте, переместите, добавьте или удалите любые значения, которые вы хотите, обязательно разделяя значения запятыми. Когда закончите, нажмите «Сохранить».

На мобильных устройствах выделите ячейки и коснитесь вертикальных точек с многоточием на верхней панели инструментов. Оттуда вы можете получить доступ к диалоговому окну «Проверка данных». Текстовое поле в поле «Критерии» показывает каждое значение, заключенное в рамку. Нажмите на значение, чтобы изменить или удалить его. Добавьте новые значения, нажав кнопку «+ Добавить» в текстовом поле.

5. Отредактируйте диапазон

Выполните этот шаг, только если вы создали раскрывающийся список по диапазону. В веб-браузере перейдите на лист, содержащий диапазон для раскрывающегося меню. Вносите изменения прямо в ячейки. Параметры в раскрывающемся списке меняются автоматически.

Дополнительные шаги необходимы, если количество опций в вашем списке изменилось. Во-первых, реструктурируйте и отредактируйте ячейки диапазона по мере необходимости. Не забудьте закрыть пробелы или пересортировать ячейки, если это необходимо. Затем выделите ячейки, содержащие раскрывающийся список, который вы хотите изменить. В меню панели инструментов «Данные» выберите «Проверка данных». В поле «Критерии», где выбрано «Список из диапазона», введите данные, связанные с новым диапазоном, и нажмите «Сохранить». На мобильных устройствах вы можете открыть диалоговое окно «Проверка данных», коснувшись вертикальных точек с многоточием на верхней панели инструментов.

6. Подтвердите изменения

После внесения изменений снова перейдите к ячейкам, содержащим раскрывающийся список. В каждой ячейке щелкните направленную вниз стрелку справа. Прочтите параметры, чтобы убедиться, что ваши изменения видны.

Советы по редактированию выпадающих списков в Google Sheets

Вот несколько советов по редактированию раскрывающихся списков Google Sheets, которые могут помочь оптимизировать их использование:

Рассмотрите возможность добавления текста справки

Текст справки — это сообщение, которое появляется всякий раз, когда пользователь наводит курсор на ячейку, содержащую раскрывающийся список. Вы можете использовать текст справки, чтобы уведомить пользователей о том, что параметры были отредактированы, или просто проинструктировать их о том, что делать. Чтобы вставить текст справки, выделите ячейки, содержащие раскрывающееся меню, и перейдите к диалоговому окну «Проверка данных». В поле «Внешний вид» установите флажок «Показать текст справки по проверке», после чего появится текстовое поле. В текстовом поле введите текст справки, который вы хотите отобразить. Наведите курсор на ячейку, чтобы проверить ее функциональность.

Выделите раскрывающийся список цветом

При редактировании вы можете подумать о добавлении цветового кодирования, которое изменяет цвет ячейки, когда пользователь выбирает параметр в списке. Это может быть полезно для сортировки ваших данных, легкого определения того, сколько людей ответило, или уведомления пользователей о действиях с определенными ячейками.

Чтобы выделить раскрывающийся список цветом, выделите ячейки, содержащие раскрывающийся список. Затем перейдите в меню панели инструментов «Формат» и нажмите «Условное форматирование». В правой части интерфейса откроется диалоговое окно «Правила условного форматирования». В поле «Форматировать ячейки, если…» выберите «Не пусто». Выберите цвет заливки в поле «Стиль форматирования». Нажмите «Готово», когда закончите.

Отклонить неверные данные

Еще одно изменение, которое вы можете рассмотреть, — это отклонение неверных данных. По умолчанию Google Таблицы позволяют пользователям вводить свой собственный текст в раскрывающуюся ячейку, но с предупреждением, которое гласит: «Недействительно: ввод должен быть элементом в указанном списке». Вы можете переопределить значение по умолчанию в диалоговом окне «Проверка данных». Между полями «Критерии» и «Внешний вид» находится раздел «О недопустимых данных». Есть два варианта:

Выберите последний вариант, если вы хотите запретить любой пользовательский ввод. Если они попытаются ввести свое собственное значение, на экране появится сообщение об ошибке: «Произошла проблема: щелкните и введите значение из списка элементов».

Скопируйте и вставьте проверенные ячейки

Иногда вам может понадобиться отредактировать другие ячейки электронной таблицы, добавив к ним раскрывающиеся списки. Самый быстрый способ сделать это — скопировать и вставить существующий список.

Сначала выделите раскрывающуюся ячейку, параметры которой лучше всего подходят для нового списка, который вы хотите создать. Например, если вы хотите создать список на основе значений, введенных вручную, скопируйте список с критериями «Список элементов». Затем вставьте раскрывающийся список в новую ячейку. Вы можете вставить одну раскрывающуюся ячейку несколько раз, что позволит вам заполнить столько столбца, сколько необходимо. Оттуда вы можете редактировать новые ячейки списка в соответствии с шагами, перечисленными выше.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.