Как отправить сопроводительное письмо по электронной почте (с примером)

Основные выводы:

• Сохраните сопроводительное письмо в удобном для чтения формате, таком как .pdf или .doc/.docx.

• Напишите краткую информативную строку темы, например «Грег Вашингтон — сопроводительное письмо помощника бухгалтера».

• Используйте профессиональное нейтральное приветствие, например «Уважаемый менеджер по найму» или «Дорогая Стейси Смолл».

• Следуйте инструкциям работодателя, чтобы решить, как прикрепить файл.

Сегодня включение сопроводительного письма в качестве вложения является нормой, будь то часть онлайн-заявки на работу или электронное письмо. Электронные письма с сопроводительным письмом подчеркивают ваши достижения и мотивируют менеджера по найму прочитать ваше резюме и назначить собеседование.

Описание изображения

Формат сопроводительного письма

1. Дата и контактная информация

2. Приветствие или приветствие

3. Первый абзац

4. Средний абзац (ы)

5. Заключительный абзац

6. Окончание письма и подпись

Ниже мы предлагаем советы о том, как лучше всего подготовить сопроводительное письмо по электронной почте, какие важные шаги следует предпринять перед его отправкой, а также пример сопроводительного письма.

Как отправить сопроводительное письмо по электронной почте

Следуйте этим инструкциям при отправке сопроводительного письма по электронной почте:

1. Следуйте инструкциям компании

Сопроводительные письма по электронной почте, как правило, можно отправить одним из двух способов: в виде вложения электронной почты или в виде тела вашего электронного письма. Перед отправкой сопроводительного письма ознакомьтесь с рекомендациями компании по приему на работу. Некоторые компании предпочитают вложения, в то время как другие предпочитают, чтобы они находились в теле сообщения электронной почты. Имейте в виду, что если вы не будете следовать инструкциям работодателя, ваше заявление может быть не рассмотрено.

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты

При отправке сопроводительного письма по электронной почте ваш адрес электронной почты имеет значение. Используйте профессиональный адрес электронной почты, состоящий из вашего имени и фамилии: andrewchen@email.com. Если ваше полное имя уже занято, попробуйте использовать комбинацию своего имени и инициалов (например, andrewc@email.com, achen@email.com или andrewmchen@email.com). Избегайте использования псевдонимов или номеров.

3. Добавьте информативную тему

Простая, информативная тема увеличивает шансы на то, что рекрутер или менеджер по найму откроет ваше письмо. Поскольку работодатели могут нанимать сотрудников на несколько вакансий, важно, чтобы они могли сразу определить, на какую должность вы претендуете, еще до того, как откроют электронное письмо.

Не более 60 символов укажите свое полное имя и должность. Возможные способы структурирования строки темы электронной почты включают в себя:

Сопроводительное письмо – Должность – Ваше имя
Сопроводительное письмо: Ваше имя для должности
Ваше имя Сопроводительное письмо: Должность

4. Отправьте сопроводительное письмо в виде вложения электронной почты.

Прикрепляйте сопроводительное письмо к электронному письму только в том случае, если объявление о вакансии специально требует этого, тем более что некоторые компании автоматически блокируют электронные письма с вложениями для предотвращения компьютерных вирусов.

5. Правильно сохраните файл

Сохраните файл в формате .doc или .pdf, чтобы сохранить первоначальный вид сопроводительного письма. Кроме того, измените имя файла на Имя-Фамилия-Сопроводительное письмо (например, Alice-Smith-Cover-Letter.doc), чтобы менеджеру по найму было проще просмотреть ваше сопроводительное письмо после его загрузки из электронной почты. .

6. Прикрепите сопроводительное письмо к электронному письму

Чтобы прикрепить сопроводительное письмо, создайте новое сообщение электронной почты в почтовой программе и выберите значок скрепки. Просмотрите файлы на своем компьютере, чтобы найти сопроводительное письмо, и нажмите, чтобы прикрепить его к электронному письму.

7. Включите краткое сообщение электронной почты

Напишите простое сообщение в теле письма, чтобы менеджер по найму знал, что вы приложили сопроводительное письмо. Никогда не оставляйте сообщение электронной почты пустым, так как оно может запутать того, кто его откроет. Ваше короткое сообщение электронной почты может выглядеть так:

Уважаемая госпожа Гарсия,

Пожалуйста, ознакомьтесь с моим прикрепленным резюме и сопроводительным письмом для [Job Title] позиция.

Дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация.

Спасибо за внимание!

Джейкоб Курц

8. Отправьте сопроводительное письмо в теле письма

Если работодатель не принимает вложения или не указывает, как отправить сопроводительное письмо, лучше просто скопировать и вставить сопроводительное письмо в тело электронного письма. Таким образом, менеджер по найму увидит ваше сопроводительное письмо, как только откроет вашу электронную почту, вместо того, чтобы загружать вложение для его просмотра.

После того как вы вставили сопроводительное письмо в тело письма, удалите дату и контактную информацию из верхнего левого угла. Дважды проверьте, правильно ли отображается ваша электронная почта, поскольку иногда копирование и вставка содержимого из документа Word или PDF может привести к искажению форматирования электронной почты. Используйте шрифт и стиль вашей почтовой программы по умолчанию.

9. Включите подпись электронной почты

Не забудьте добавить надлежащую подпись электронной почты, чтобы закрыть ее и упростить для менеджера по найму возможность связаться с вами. Ваша электронная подпись может выглядеть примерно так:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефонный номер

10. Отправьте себе тестовое письмо

Прежде чем нажать «Отправить», убедитесь, что ваши вложения работают правильно, отправив себе тестовое сообщение. Загрузите вложение из тестового электронного письма, чтобы убедиться, что это правильный файл, и дважды проверьте орфографию, грамматику и форматирование перед отправкой окончательного сопроводительного письма менеджеру по найму.

Пример сопроводительного письма по электронной почте

Строка темы электронного письма: Кристин Джонсон Сопроводительное письмо: Менеджер по работе с клиентами

Сообщение электронной почты:

Уважаемый мистер Харрисон,

Только за последний год я создал команду обслуживания клиентов с нуля, сократил среднее время звонка представителя клиента на 2 минуты и уменьшил отток клиентов почти на 10% благодаря улучшенной системе отслеживания клиентов. Этот опыт подготовил меня к роли менеджера по обслуживанию клиентов в компании XYZ.

На моей нынешней должности в ABC Inc. я наблюдаю за повседневной деятельностью группы поддержки из 30 человек, используя данные для постановки четких целей и задач. Я провожу тренинги и тренинги, чтобы вырастить высокоэффективную команду. Я создал всеобъемлющее учебное пособие по обслуживанию клиентов, чтобы сократить процесс адаптации новых сотрудников с одного месяца до двух недель. Управляя командой, я также напрямую взаимодействую с клиентами. Я решаю в среднем более 50 возникающих проблем с обслуживанием клиентов в неделю и внедряю автоматизацию, чтобы сделать процессы обслуживания клиентов более быстрыми и эффективными.

Я отлично подхожу для этой роли, потому что я одновременно работаю с данными и ориентирован на клиента. Я увлечен мотивацией сотрудников для достижения целей продаж, и я умею находить полезные идеи с данными, чтобы повысить лояльность клиентов и обеспечить превосходное обслуживание клиентов. Как менеджер по обслуживанию клиентов в вашей компании, я бы посвятил себя развитию и расширению возможностей команды поддержки для эффективного решения проблем клиентов.

Спасибо за внимание. Я рад узнать больше об этой возможности от вас.

Искренне,

Кристин Джонсон

—
Кристин Джонсон
christinej@email.com
(123) 456-7890