Как отправить пресс-релиз (с часто задаваемыми вопросами)

Знание того, как отправить пресс-релиз, может оказать положительное влияние на эффективность каналов связи вашей организации. Независимо от области, в которой работает ваша компания, выполнение всех необходимых шагов по надлежащему распространению важной информации среди общественности обычно имеет решающее значение для ее благополучия. Эффективная отправка пресс-релиза — ценный навык, но он требует изучения. В этой статье мы обсудим, что такое пресс-релиз, объясним, как его отправить, и дадим ответы на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов по этому вопросу.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз — это официальное письменное заявление, выпущенное организацией для представителей средств массовой информации с целью предоставления краткой информации о конкретном событии, запуске нового продукта или любой другой соответствующей информации, которой компания может поделиться с общественный. Типичный пресс-релиз содержит ответы на основные вопросы, связанные с событием, которое он продвигает, например, что это такое, когда оно происходит или где оно произошло, какова его цель или была и другая информация, которую выпускающие организации считают необходимой. .

Хотя конечная цель пресс-релиза состоит в том, чтобы охватить как можно больше членов целевой аудитории выпускающей его организации, наиболее эффективный способ добиться этого обычно состоит в том, чтобы убедить достаточное количество представителей средств массовой информации в том, что информация, которую вы им предоставляете, достойна освещения в печати. Простые и краткие пресс-релизы обычно имеют больше шансов быть представленными в средствах массовой информации, поскольку их легко копировать и вставлять, и они не требуют значительных и трудоемких правок.

Как отправить пресс-релиз

При отправке пресс-релиза рассмотрите следующие шаги:

1. Напишите это

Первым шагом является написание пресс-релиза. Вы можете повысить свои шансы на создание пресс-релиза, который будет признан заслуживающим освещения в печати, следуя этим советам:

• Убедитесь, что первые строки привлекают внимание читателя. Большинство медиа-организаций получают большое количество пресс-релизов, но не имеют эфирного времени, чтобы представить их все. Вы должны убедиться, что в вашем пресс-релизе есть заголовок и подзаголовок, которые мгновенно привлекают внимание и содержат достаточно информации, чтобы читатель мог понять контекст пресс-релиза.

• Начните с самых важных частей. Хотя во многих презентациях самая важная часть информации оставлена ​​в конце, пресс-релиз должен быть построен наоборот, а это означает, что первый абзац должен быть самым важным.

• Включите цитаты ключевых заинтересованных сторон. Если возможно, добавьте одну или две цитаты из соответствующих источников, таких как руководство компании или отраслевые эксперты.

• Держать его коротким. Как упоминалось ранее, средства массовой информации имеют ограниченное время и ресурсы. Таким образом, краткость пресс-релиза увеличивает шансы на то, что у них есть время и желание представить его публике.

• Добавьте контактную информацию. Включите контактную информацию в пресс-релиз на случай, если кто-либо из представителей СМИ пожелает связаться с вами для получения дополнительной информации.

2. Узнайте, какие медиаканалы наиболее актуальны

После того, как пресс-релиз будет готов, вам нужно выяснить, какие средства массовой информации могут помочь вам распространить его среди общественности. Для этого вам необходимо ознакомиться с соответствующими СМИ в вашей отрасли, просматривая, читая и слушая новости из разных источников и решая, подходят ли они для истории, которую вы хотите рассказать. После того, как вы определили медиа-каналы с правильными темами и стилем для вашей целевой аудитории, вы можете создать список людей, которым нужно отправить пресс-релиз.

Вы также можете добавить нетрадиционные источники новостей, такие как блоги, каналы социальных сетей, связанные с вашей организацией или отраслью, и соответствующие группы социальных сетей, в свой список соответствующих каналов СМИ.

3. Свяжитесь с выбранными журналистами лично

У большинства журналистов, особенно успешных, есть несколько новостных материалов, и вам, возможно, придется наладить с ними отношения, чтобы заставить их опубликовать ваш пресс-релиз. Старайтесь не отправлять общее электронное письмо всем соответствующим журналистам и вместо этого используйте индивидуальный подход, хотя это может занять значительно больше времени. Обращаясь к журналистам индивидуально, обязательно упомяните, что делает их достойными того, чтобы вы связались с ними. Самый простой способ сделать это — сослаться на одну из их предыдущих статей или новостей.

4. Последующие действия

Через несколько дней после отправки пресс-релиза выбранным журналистам вы можете связаться по электронной почте с теми, кто не дал вам ответа. Обычно вы можете с уверенностью предположить, что те, кто не отвечает после получения дополнительной информации, не заинтересованы в представлении вашего пресс-релиза своей аудитории.

5. Поддерживайте отношения с журналистами

Большинство компаний рассылают более одного пресс-релиза, поэтому поддержание открытого канала связи с выбранными журналистами может сэкономить вам время в следующий раз, когда вам нужно будет сообщить что-то своей целевой аудитории. Помимо того, что вы знаете, когда вам нужно связаться в следующий раз, когда вам нужно выпустить пресс-релиз, поддержание хороших отношений с журналистами также может повысить вероятность того, что будущие пресс-релизы также будут опубликованы.

Часто задаваемые вопросы об отправке пресс-релизов

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о рассылке пресс-релизов:

Почему важны пресс-релизы?

Пресс-релизы могут быть важны для вашей организации по многим причинам, в том числе:

• Они могут генерировать трафик и продажи в физических магазинах организации.

• Они могут увеличить присутствие компании в Интернете.

• Они могут улучшить имидж и репутацию вашей компании.

Каковы основные элементы пресс-релиза?

Ключевыми частями пресс-релиза обычно являются:

• Заголовок: краткое изложение пресс-релиза, созданное для привлечения внимания журналистов и общественности.

• Дата: дата пресс-релиза, а также географическая информация о его местонахождении.

• Контактная информация: Все контактные данные лица, распространяющего пресс-релиз.

• Ведущий абзац: абзац, целью которого является быстрый ответ на самые важные вопросы, касающиеся пресс-релиза.

• Основная часть: два или более абзаца, расширяющие основной абзац и обеспечивающие контекст.

• Поддерживающие цитаты: Цитаты от различных сторон, таких как руководство, партнеры, отраслевые эксперты или клиенты.

• Призыв к действию: окончание, которое сообщает читателю, что ему следует делать и как взаимодействовать с содержанием пресс-релиза.

Кто пишет текст пресс-релиза?

Хотя руководство организации и отдел по связям с общественностью обычно выбирают тему для пресс-релиза, фактическое содержание может быть написано сторонней стороной, например, специализированной службой написания пресс-релизов или техническим писателем. Кроме того, его может написать сотрудник.