Как отформатировать исходные инициалы для делового письма за 4 шага

17 марта 2022 г.

Деловые письма — это полезный способ профессионально связаться с кем-то для получения предложений о работе, рекомендательных писем, писем об увольнении и других важных причин. При написании делового письма профессионалам может быть полезно нанять кого-то, кто будет эффективно их составлять. Если вы решите использовать машинистку для своего делового письма, рассмотрите возможность использования исходных инициалов, чтобы отметить их работу. В этой статье мы объясним, что такое эталонные инициалы для деловых писем, опишем, когда их использовать, и обсудим, как правильно форматировать ваши эталонные инициалы с примерами, на которые вы можете ссылаться.

Что такое референсные инициалы в деловом письме?

Справочные инициалы представляют собой инициалы профессионала, который печатает деловое письмо. Вы можете использовать исходные инициалы при заключении деловых писем с машинисткой или другим специалистом. Часто эталонные инициалы включают в себя как инициалы машинистки, нанятой по контракту, так и лица, отправляющего письмо, но некоторые компании включают только инициалы машинистки.

Когда вы используете исходные инициалы в деловом письме?

Вы можете использовать исходные инициалы при заключении контракта на деловое письмо с другим специалистом. Это позволяет получателю узнать, кто напечатал ваше письмо. Люди обычно предполагают, что человек, подписавший письмо, также печатал его, если не указано иное. Таким образом, вам не нужно включать какие-либо справочные инициалы, если вы печатаете букву самостоятельно.

Зачем использовать исходные инициалы в деловом письме

Справочные инициалы могут помочь получателю понять, что в наборе делового письма участвовал другой человек, что позволяет получателю узнать, что человек, отправляющий письмо, и тот, кто его напечатал, разные. Это может помочь вам указать нанятого по контракту машинистку или сообщить получателю, к кому обратиться, если у него возникнут вопросы или сомнения по поводу письма. Использование эталонных инициалов также позволяет указывать человека, набирающего письмо.

Как оформить рекомендательные инициалы в деловом письме

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы правильно отформатировать исходные инициалы для делового письма:

1. Решите, какие инициалы использовать

Многие компании используют как инициалы машинистки, нанятой по контракту, так и автора делового письма при создании эталонных инициалов. Однако, поскольку автор часто ставит свою подпись внизу письма, некоторые компании используют только инициалы машинистки. Подумайте, чьи инициалы вы хотите включить в свое деловое письмо, но если получатель знает, кто пишет письмо, вам, возможно, не придется указывать их снова.

2. Поместите исходные инициалы в правильное место.

Профессионалы обычно размещают рекомендательные инициалы внизу делового письма, через две строки после подписи автора. Попробуйте отформатировать инициалы в левой части страницы. Если есть прилагаемое примечание или постскриптум, вы можете поместить эти элементы под вашими инициалами ссылки.

3. Заказать инициалы

Если вы решите включить инициалы и автора, и машинистки, их порядок указывает на их роль в написании письма. Первым обычно идет человек, написавший инициалы письма, за ним следует машинистка. Хотя большинство компаний разделяют два набора инициалов двоеточием, вы также можете использовать другие формы знаков препинания, такие как косая черта или тире.

4. Используйте правильную заглавную букву

При создании эталонных инициалов правильное использование заглавных букв может помочь получателю узнать, кто является машинисткой или писателем, и может помочь вашему письму выглядеть более профессионально. Машинистка полностью пишет свои инициалы строчными буквами. Если вы включаете инициалы писателя, попробуйте сделать их заглавными. Это, а также порядок инициалов помогает отличить создателя письма от машинистки.

Образец инициалов в деловом письме

Вот шаблон для создания эталонных инициалов в конце делового письма:

[Creator’s initials in capital letters]:[typist’s initials in lowercase]

Примеры использования инициалов в деловом письме

Вот несколько примеров того, как эффективно форматировать исходные инициалы в деловом письме:

Пример 1

Джек Ортега — секретарь Эми Рейнольдс. Эми просит Джека напечатать за нее письмо и подписывает ее имя внизу. Они решают включить только машинистку в свои исходные инициалы, поэтому Джек просто пишет «джо» в левом нижнем углу письма и ставит его через два пробела после подписи Эми.

Пример 2

Эдгар Барнс печатает деловое письмо для Алисии Грегерсон. Она также решает отправить прилагаемую записку к своему письму. Поэтому в конце письма Эдгар ставит инициалы «AG:eb» прямо над прилагаемой заметкой.

Пример 3

Тина Лонг просит Мириам Дженкинс напечатать деловое письмо для своей компании Innovative Industries. Придерживаясь руководства по стилю для Innovative Industries, они включают оба своих инициала и разделяют их знаком косой черты. Мириам пишет «TL/mj» внизу письма, прямо перед постскриптумом Тины.

Советы по форматированию деловых писем.

Вот несколько советов, на которые вы можете ссылаться, чтобы помочь вам эффективно форматировать деловые письма:

Используйте правильный интервал

Постарайтесь, чтобы интервал в вашем деловом письме был правильным. Правильный интервал может повысить читабельность письма и может привести к тому, что получатель заметит ваш профессионализм. Расстояние между полями также является ключевым компонентом форматирования делового письма, поэтому при написании письма обязательно проверяйте поля.

Учитывайте свой шрифт

Использование соответствующего шрифта также может обеспечить профессионализм делового письма. Подумайте о выборе четкого и легко читаемого шрифта. У вашей компании может быть определенный шрифт, который она предпочитает использовать при отправке деловых писем. В противном случае рассмотрите возможность использования традиционных шрифтов, таких как Arial или Times New Roman.

Ссылка на руководство или шаблон

Ссылка на руководство во время написания может помочь вам правильно отформатировать деловое письмо и улучшить общий дизайн вашего письма. Подумайте о том, чтобы спросить руководителя, есть ли в вашей компании какие-либо руководства по стилю или письменные рекомендации, которым вы можете следовать. Вы также можете поискать шаблоны деловых писем в Интернете.

Проверьте свою работу

При проверке вашего делового письма на наличие орфографических или грамматических ошибок также полезно проверить его форматирование. Попробуйте просмотреть документ несколько раз, обращая внимание на такие детали, как интервалы, выравнивание абзаца и использование заглавных букв. Подумайте о том, чтобы попросить машинистку или коллегу помочь вам проверить вашу работу.