Как оставаться организованным на работе

Если вы ищете способы улучшить свою концентрацию и продуктивность на работе, возможно, вы захотите рассмотреть свой уровень организации. Хотя большинство людей знают, что им необходимо поддерживать определенный уровень порядка в своем физическом рабочем пространстве, правда в том, что организация происходит на многих уровнях. Обзор советов по организации всех сфер вашей жизни, от вашего мозга до вашей рутины, может помочь вам узнать, какие изменения вам нужно внести в себя.

В этой статье мы обсудим, почему важно оставаться организованным на работе, и поделимся 15 шагами, которые вы можете предпринять, чтобы поддерживать порядок.

Почему важно оставаться организованным на работе

Поддержание организованности на работе важно для вашего долгосрочного успеха. Это создает ощущение порядка и структуры и помогает вам работать более эффективно. Вот несколько конкретных причин, по которым важно оставаться организованным на работе:

• Повышает профессионализм: ухоженное рабочее место создает ощущение профессионализма, показывая всем вокруг вас, будь то менеджер, коллега или клиент, что вы уделяете большое внимание деталям и верите в важность упорядоченной среды.

• Повышает производительность. Упорядоченное рабочее пространство упрощает достижение максимального уровня производительности, поскольку вы тратите меньше времени на поиск вещей. Когда у вас есть организованное рабочее пространство, у вас есть структура и вы можете добиться большего.

• Снижает уровень стресса. Когда вы храните предметы на своих местах, аккуратно раскладывая и помечая их, вам легче сосредоточиться на работе и находить предметы, когда они вам нужны, что снижает общий уровень стресса.

Как оставаться организованным на работе

Изменения в вашем подходе к организации могут помочь вам поддерживать порядок. Вот 15 шагов, которые вы можете предпринять, чтобы оставаться организованным на работе в любой сфере.

1. Высыпайтесь

Сон играет большую роль в том, насколько вы организованы и продуктивны на работе. Старайтесь спать не менее семи часов каждую ночь, и, если возможно, вы даже можете подумать о том, чтобы вздремнуть в течение дня, чтобы восстановить силы.

2. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Хотя способность к многозадачности часто приветствуется, реальность такова, что постоянное переключение между различными задачами влияет на наше суждение и замедляет нашу способность выполнять любую задачу. Кроме того, попытки выполнить несколько дел одновременно могут повысить уровень стресса и повлиять на вашу концентрацию. Старайтесь сосредотачиваться на одной задаче за раз, либо доводя ее до конца, либо полностью откладывая ее в сторону, когда вы будете готовы работать над чем-то другим.

3. Соблюдайте здоровую диету

Ваша способность к организации во многом зависит от того, даете ли вы своему мозгу надлежащее топливо. Правильное питание начинается с первого приема пищи: завтрака. Попробуйте есть на завтрак цельнозерновые продукты, орехи, чернику и помидоры, поскольку доказано, что эти продукты улучшают работу мозга.

4. Расставьте приоритеты в своей работе

Поскольку у вас, вероятно, есть длинный список дел, которые вам нужно выполнить в течение дня, важно начать с ваших самых главных приоритетов. Также важно любезно и беззастенчиво начать говорить «нет» другим вещам. Когда вы начинаете ставить свою конечную цель на первое место в своем списке и расставлять приоритеты для задач, поддерживающих эту цель, становится легче организовать свой день и даже свой разум.

5. Придерживайтесь сроков

Установите крайние сроки для всей вашей работы, даже если крайний срок не установлен. Как только вы определите крайний срок для любого проекта, вы можете работать в обратном направлении и устанавливать сроки для различных этапов, которые необходимо выполнить, чтобы завершить проект вовремя. Используя эту стратегию, вам будет легче уложиться в сроки, оставаться организованным и свести к минимуму стресс.

6. Делайте перерывы

Делайте перерывы хотя бы каждые 90 минут, чтобы зарядиться энергией и сосредоточиться на том, что вам нужно сделать. Во время перерыва встаньте из-за стола, прогуляйтесь или выпейте чашечку кофе. Перерывы особенно важны, если вы работаете над более крупной задачей.

7. Установите границы для общения

Хотя важно поддерживать крепкие отношения на рабочем месте, также важно установить границы, чтобы общение не влияло на вашу продуктивность. Решите, каковы ваши границы, и любезно сообщите о своих ожиданиях остальным членам вашей команды.

8. Избавьтесь от беспорядка

Начните с того, что уберите все со своего стола и разделите вещи на то, что вам нужно иметь на своем столе, на то, что нужно сложить в папку или положить в ящики, и на то, что можно отправить в мусорное ведро. Избавьтесь от любых документов, которые можно измельчить или переработать. Если что-то содержит конфиденциальную информацию, обязательно уничтожьте ее в целях безопасности.

9. Создайте файловую систему

Для документов, которые вы хотите сохранить, создайте систему хранения документов. Разделите документы на категории и пометьте каждый разделитель или папку, чтобы знать, что в них содержится. Это облегчит вам размещение документов в нужном месте каждый раз, а также облегчит поиск того, что вы хотите, когда вам это нужно. После этого следуйте методу в одно касание. Каждый раз, когда документ попадает на ваш стол, немедленно подшивайте его в архив или выбросьте. Кроме того, каждый раз, когда вы завершаете проекты, просматривайте все связанные с ними документы и избавляйтесь от всего, что больше не нужно.

10. Очистите свой почтовый ящик

Просмотрите все свои электронные письма и полностью очистите их несколько раз в год. Найдите время, чтобы отказаться от подписки на информационные бюллетени, или воспользуйтесь услугой, позволяющей отказаться от подписки в массовом порядке. Рассмотрите возможность настройки фильтра, чтобы определенные электронные письма автоматически отправлялись в определенные папки. Как только вы очистите свой почтовый ящик, вы будете чувствовать себя более организованным и сосредоточенным каждый раз, когда открываете свою электронную почту.

11. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Многие люди регулярно выполняют задачи, которые занимают много времени, особенно если учесть частоту, с которой вы выполняете эти задачи в течение месяца или года. Ищите способы автоматизации этих задач. Например, если к вам в офис регулярно приходят посетители, рассмотрите возможность настройки системы управления посетителями, чтобы гости могли автоматически входить в систему. Если вы регулярно назначаете встречи с людьми, будь то члены вашей команды или клиенты, попробуйте настроить систему планирования, которая автоматически связывается с вашим календарем, избавляя вас от времени, затрачиваемого на согласование расписаний.

12. Используйте блокнот

Старайтесь держать при себе блокнот и ручку, чтобы, если у вас появятся идеи или вам нужно будет записать напоминания, вы сможете легко это сделать. Хранение ваших заметок, идей и мыслей в одном месте позволит вам легко обращаться к ним, когда они вам понадобятся. Это гораздо лучшая стратегия, чем полагаться на стикеры для отслеживания идей, поскольку вам будет легче листать страницы, чтобы найти то, что вы ищете. Если вы предпочитаете, вы также можете использовать электронный блокнот на вашем телефоне.

13. Используйте свой календарь

Используйте свой рабочий календарь как способ отслеживать не только встречи и встречи, но и сроки выполнения проектов. Календари особенно важны, если вы подрядчик, работающий над несколькими проектами в определенный день.

14. Синхронизируйте свой телефон

Скорее всего, вы носите свой телефон с собой относительно часто. Используйте свой телефон как способ держать себя в порядке, когда вы находитесь вдали от своего офиса. Синхронизируйте свой телефон с календарем и рабочей электронной почтой и включите уведомления календаря, чтобы получать оповещения о приближении встречи. Вы также можете просмотреть различные приложения, которые могут помочь вам оставаться организованным.

15. Организуйте свой автомобиль

Аккуратный, чистый автомобиль может помочь вашему разуму чувствовать себя спокойнее, когда вы садитесь за руль. Это особенно важно, если у вас есть работа, на которой вы работаете из своего автомобиля, например, сантехник или ландшафтный дизайнер. В этом случае вы должны иметь возможность быстро находить документы и другую важную информацию и избегать возможности потери важных документов. Подумайте о том, чтобы поставить портативный шкаф для документов на заднем сиденье автомобиля и постарайтесь организовать инструменты и другие предметы, которые вам нужны для работы.