Как организовать встречу за 8 шагов (плюс преимущества и советы)

11 ноября 2021 г.

Встречи важны для обмена идеями внутри команды и установления ожиданий или целей организации. Организация успешной встречи требует предварительной подготовки и учета различных потребностей. Понимание того, как организовать собрание, может помочь вам спланировать эффективные собрания, которые эффективно передают информацию и придерживаются расписания. В этой статье мы обсудим преимущества организации встречи и предоставим подробный список шагов по организации встречи.

Преимущества организации встречи

Организация встреч и подготовка к ним заранее может дать компании несколько преимуществ. Организовав встречу, вы сэкономите время на поиске материалов и оборудования. Организованность позволяет вам точно знать, какие темы вы хотите обсудить и когда вы хотите их обсудить. Организованное собрание может способствовать сотрудничеству внутри команды и помочь вам обмениваться информацией и собирать отзывы. Вы можете заранее определить свои приоритеты для встречи и эффективно структурировать ее.

Как организовать встречу

Просмотрите этот список шагов для организации успешной встречи:

1. Определите свои цели

Первым шагом к организации собрания является определение его цели. Подумайте, необходимо ли проведение собрания или вы можете достичь той же цели с помощью телефонной конференции, электронной почты или записки. Если встреча необходима для достижения вашей цели, вы можете определить, какой информацией вы хотите обменяться во время нее. Вы можете запланировать встречу, чтобы передать информацию, принять решение с командой, решить проблему, наладить отношения с коллегами или поделиться идеями. Установив цель встречи, вы можете приступить к ее планированию.

2. Решите, кто будет присутствовать на собрании

Кого вы пригласите на встречу, может зависеть от ее цели. Если ваша цель — поделиться идеями, вы можете пригласить большую группу людей, а не проводить личную встречу. Совещания по решению проблем и принятию решений могут потребовать меньшего числа участников. При определении участников собрания вы можете учитывать, кто может предоставить ценную информацию для обсуждения, кого может затронуть тема и кому требуется информация для выполнения своих обязанностей.

3. Распределите роли и обязанности

При необходимости назначьте какие-либо роли или обязанности участникам собрания. Это может помочь участникам понять их конкретную направленность и вклад в собрание. У вас может быть несколько человек с одинаковой ролью, которые могут работать вместе для выполнения своих задач. Назначение конкретных обязанностей может повысить эффективность собрания и вовлеченность участников. Вот некоторые общие роли, которые вы можете назначить:

• Лидер: Лидер обычно тот, кто планирует собрание. Они несут ответственность за определение целей, повестки дня и участников собрания.

• Фасилитатор: Фасилитатор направляет обсуждение во время встречи и следит за тем, чтобы команда рассмотрела все части проблемы. Они помогают уменьшить путаницу и гарантируют, что все слушают говорящего.

• Диктофон: во время встречи записывает записывающее устройство, фиксируя важные идеи, решения и выводы. Они составляют заметки в стандартном формате и раздают их после встречи.

• Хронометрист: Хронометристы регулируют темп встречи, следя за тем, чтобы она не выходила за запланированное время, и продвигая обсуждение в эффективном темпе. Они также могут управлять оборудованием или наглядными пособиями, такими как доски или слайд-шоу.

• Участник: во время собрания участник вносит свой вклад в обсуждения. Они представляют идеи с учетом повестки дня и цели собрания.

• Эксперт: Вы можете пригласить эксперта на встречу, чтобы поделиться своими знаниями по определенной теме.

4. Выберите место и время

Изучите доступность участников при планировании времени встречи. Постарайтесь уложиться в запланированные сроки, чтобы привлечь внимание участников и повысить вовлеченность. Выберите подходящее и удобное место встречи, учитывая цель встречи и участников. Вы можете выбрать место в зависимости от его размера, доступности, комфорта и возможностей оборудования. Заранее подтвердите доступность места встречи, чтобы иметь доступ к нему в назначенное время.

5. Учитывайте разные потребности

Учитывайте различные потребности участников при планировании каждого аспекта встречи. Подумайте, как часто вашей команде требуется перерыв, как они обрабатывают и передают информацию и как поддерживать вовлеченность разных людей. Включение различных видов деятельности на протяжении всей встречи может помочь удовлетворить различные потребности. Например, вы можете представить слайд-шоу с темами для обсуждения, а затем попросить свою команду пройтись и встретиться с другими участниками, чтобы обсудить материал в небольших группах.

Учитывайте требования доступности при выборе места и подготовке материалов. Вы можете предложить участникам поделиться с вами своими потребностями перед собранием, если они не против.

6. Подготовьте повестку дня встречи

Заранее составьте повестку дня встречи. Подумайте, хотите ли вы запланировать это на неделю, день или утро. Поймите, что вы хотите обсудить, и определите, как вы хотите структурировать встречу. Вы можете провести демонстрацию, разбиться на небольшие дискуссионные группы, провести опросы, пригласить приглашенного докладчика или использовать наглядные пособия, чтобы стимулировать интерес к темам встречи. Соберите все материалы и оборудование, которые вы планируете использовать в своей презентации.

Вы можете создать письменный план, чтобы помочь вам структурировать собрание и сохранить его направленность. Решите, сколько времени вы хотите посвятить каждой теме. Повестка дня может включать название собрания, время, дату, место, пункты обсуждения и роли участников.

7. Заранее раздайте материалы

Сообщите сотрудникам о встрече, отправив им приглашение. Подумайте о том, чтобы заранее отправить участникам встречи важные материалы, такие как повестка дня и ваши ожидания. Вы можете раздать эти материалы за несколько дней или за неделю до собрания. Это помогает участникам подготовиться к продуктивному разговору во время встречи. Отправка материалов до встречи может помочь вам прояснить недопонимание и предвосхитить вопросы. Вы можете попросить участников высказать свое мнение о том, как улучшить встречу или что включить, чтобы заранее внести небольшие коррективы.

8. Отправьте отчет о встрече

Отправьте электронное письмо после встречи каждому участнику, чтобы обобщить информацию, которую вы рассмотрели. Это помогает закрепить важные моменты обсуждения и выводы. Вы можете использовать это сообщение, чтобы напомнить своей команде об их обязанностях или задачах, делегированных во время собрания. Включите следующие шаги и любые важные сроки в свое электронное письмо. Вы можете решить, нужно ли вам запланировать дополнительные встречи.

Советы по организации встречи

Вы можете использовать эти советы, чтобы спланировать эффективную встречу:

Сохраняйте фокус встречи

Вы можете сохранить фокус встречи, убедившись, что беседы относятся к информации, которую вы представляете. Рассмотрите возможность подготовки некоторых тем для обсуждения, чтобы стимулировать актуальные и продуктивные разговоры между участниками. Это помогает совещанию оставаться в запланированное время и гарантирует, что участники покинут совещание с полезной информацией.

Используйте техники фасилитации

Вы можете использовать различные методы фасилитации, чтобы внести разнообразие в собрание и поддерживать вовлеченность. Например, вы можете использовать дискуссионный кружок, чтобы собирать идеи от каждого участника без перерыва. Вы также можете положиться на короткие игры, чтобы повысить интерес и творчески передать информацию. Подумайте, какие методы фасилитации лучше всего подходят для целей и участников встречи.

Включите время для вопросов

При планировании встречи постарайтесь предусмотреть время для вопросов, которые могут возникнуть у участников. В конце встречи спросите, есть ли вопросы, и дайте разъяснения. Это дает вам возможность прояснить любое недопонимание материала, который вы предоставили во время встречи. Вы можете предложить участникам обратиться к вам с вопросами, которые они придумают позже.

Записывать

Делайте заметки после встречи или поручите кому-нибудь делать заметки во время нее. Вы можете записать эти заметки вручную или использовать цифровой инструмент и сохранить их на своем компьютере. Ведение подробных заметок может помочь вам распознать шаблоны прошлых встреч, определить общие вопросы или проблемы и улучшить свою стратегию для будущих встреч. Вы можете поделиться этими заметками с каждым из участников собрания.