Как организовать информацию о клиенте за 5 шагов

14 октября 2021 г.

Независимо от того, есть ли у компании много клиентов или только один, организация и хранение информации о клиентах может потребовать планирования, времени и усилий. Разработка организационной структуры может снизить вашу нагрузку и упростить процесс сбора и использования информации о клиентах в будущем. Это также может повысить вашу производительность и позволить вам лучше настраивать продукты и услуги для клиентов. В этой статье мы обсудим, почему организация информации о клиентах может быть полезной, и объясним, как организовать информацию о клиентах в соответствии с вашими потребностями.

Преимущества систематизации информации о клиентах

Эффективное управление клиентами является ключевым направлением для многих предприятий, поскольку оно может увеличить их доход, повысить производительность труда сотрудников и улучшить удержание клиентов и клиентов. Кроме того, организация и хранение информации о клиентах являются факторами, которые потенциально могут повысить эффективность работы компании с клиентами. Инвестирование ресурсов в организацию информации о клиентах также может помочь вам:

• Разработать систему, обеспечивающую доступ к важной информации о клиентах.

• Убедитесь, что имеющаяся у вас информация точна и не содержит избыточности.

• Отслеживайте информацию о клиенте с течением времени

• Получите представление о демографических тенденциях, таких как местоположение клиента, возраст или пол

• Определите, как часто связываться с клиентами, и отслеживайте, какой способ связи предпочитает каждый клиент.

• Эффективно выставляйте счета клиентам

• Следите за продажами и прогрессом

• Завоюйте доверие клиентов

Как организовать информацию о клиенте

Рассмотрите возможность выполнения следующих шагов, чтобы помочь вам организовать информацию о вашем клиенте:

1. Решите, какая информация является приоритетной

Клиенты обычно предоставляют компаниям основную информацию, такую ​​как их имена, адреса электронной почты, номера телефонов и местонахождение. Работая с клиентом, вы также можете собирать информацию о нем, такую ​​как его финансовые данные, прошлые заказы, часы работы и предпочтительные контактные лица. Решение о том, какую информацию необходимо получить от каждого клиента, также может помочь вам определить, как структурировать вашу систему организации.

2. Выберите организационный инструмент

Чтобы создать организационную стратегию, ищите инструменты, функции которых соответствуют потребностям компании, в которой вы работаете. Например, если компания работает со многими клиентами, использование цифровой базы данных может позволить вам быстро искать и обновлять информацию о клиентах. Вот несколько типов инструментов, которые вы можете использовать для организации информации о клиентах:

Планирование приложений

Использование приложения для планирования может помочь вам записывать информацию о встречах и сроках, что может помочь вам в управлении несколькими клиентами. В зависимости от функций выбранного вами приложения оно также может позволить вам устанавливать автоматические напоминания о встречах, делиться календарем с членами команды и просматривать долгосрочные цели проекта.

Кроме того, приложение для планирования может быть полезным инструментом для установления регулярных интервалов, через которые можно следить за каждым клиентом. Некоторые приложения также позволяют клиентам планировать встречи онлайн, а не по телефону или по электронной почте. Это может сэкономить время как вам, так и клиенту, что может привести к повышению удовлетворенности клиента.

Инструменты выставления счетов

Многие приложения для выставления счетов предлагают функции помимо запроса оплаты от клиентов. Некоторые приложения позволяют хранить важную информацию о клиенте, такую ​​как название и адрес компании, которая может функционировать как цифровая адресная книга клиентов и деловых партнеров. Они также могут отслеживать тенденции покупок клиентов. Вы можете использовать эту информацию для составления прогноза продаж, определения количества членов команды для будущих проектов и планирования времени взаимодействия с клиентами.

Инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) организует все ваши деловые контакты и автоматически отслеживает ваши отношения и действия с каждым клиентом. С помощью этих данных CRM-системы могут собирать качественную информацию, которую вы можете использовать для развития отношений с клиентами. Вы можете учитывать бюджет компании, ее клиентскую базу и свой рабочий процесс, чтобы выбрать CRM с функциями, соответствующими потребностям компании. Некоторые возможности CRM включают в себя:

• Управление контактами

• Внутренняя и внешняя коммуникация по различным каналам

• Автоматизация рабочего процесса, которая может помочь вам планировать встречи и последующие встречи

• Анализ показателей клиентов, таких как уровень их вовлеченности и удовлетворенности продуктами.

• Автоматизация маркетинга, которая может создавать контент, адаптированный к определенному типу клиентов.

• Отслеживание покупательских тенденций и прогнозирование продаж

• Анализ финансовых данных

Инструменты управления проектами

Хотя инструменты управления проектами часто приносят непосредственную пользу сотрудникам, они также могут косвенно приносить пользу клиентам, улучшая общение и эффективность команды проекта. Эти инструменты также могут помочь команде эффективно расставить приоритеты, уточнить обязанности и предоставить центральное место для отслеживания результатов и общего хода проекта. Кроме того, многие инструменты управления проектами позволяют пользователям отправлять сообщения через систему, что может помочь обеспечить легкость обнаружения всех сообщений, связанных с проектом.

3. Назначьте контактное лицо для каждого клиента

Если несколько человек работают над проектом для одного и того же клиента, рассмотрите возможность назначения одного человека в качестве контактного лица. Этот человек может записывать запросы, вопросы и опасения клиента и делиться ими с нужным членом команды. Это может помочь уточнить общение с клиентом. Установление контактного лица для каждого клиента может помочь гарантировать, что каждый член команды имеет всю необходимую информацию для проекта.

4. Классифицируйте входящие электронные письма

Приложения электронной почты предлагают множество функций, таких как метки, которые могут помочь вам организовать электронные письма клиентов. Рассмотрите возможность использования функции маркировки или тегов для классификации входящих электронных писем. Например, вы создаете уникальный ярлык для каждого клиента. Это может упростить поиск в вашем почтовом ящике определенной информации, например запроса определенного клиента. Ярлыки также могут помочь вам расставить приоритеты по электронной почте клиента, что может повысить вашу производительность.

5. Сделайте информацию о клиенте доступной

При организации информации о клиенте полезно обеспечить ее доступность для членов команды, которым она нужна. Чтобы улучшить доступность информации, рассмотрите возможность использования общего сетевого диска или предоставления членам команды учетных данных для входа. Это может помочь им сосредоточиться на поддержке клиентов, что может повысить удовлетворенность клиентов.