Как определить требования высокого уровня к проекту

Требования высокого уровня в управлении проектами описывают общие черты и условия, необходимые для успеха проекта. Независимо от вашей роли в команде управления проектом, знание требований высокого уровня и способов их создания может иметь важное значение для успеха вашей работы. Изучение требований высокого уровня может помочь вам получить полезные знания, и вы можете сделать это, изучив предмет. В этой статье мы обсудим, что такое требования высокого уровня, почему они важны, как их создать, а также предоставим шаблон и пример.

Что такое требования высокого уровня?

Высокоуровневые требования проекта — это фундаментальная информация, которую заинтересованные стороны используют для авторизации и установления отправной точки проекта. Заинтересованные стороны проекта обычно устанавливают его требования высокого уровня на ранних стадиях планирования и используют формальный документ, называемый уставом проекта, для их записи. Затем менеджер проекта может задействовать организационные ресурсы для достижения целей, указанных в уставе проекта, а команда управления проектом может приступить к выполнению связанных с проектом действий.

Требования высокого уровня проекта не похожи на его цели. Последние относятся к конкретным вехам и достижениям, которых должна достичь команда проекта, в то время как первые описывают общие условия, которые обычно должны быть соблюдены, чтобы проект имел значительные шансы на успех.

Почему важны требования высокого уровня?

Требования высокого уровня обычно имеют решающее значение для управления ожиданиями и взаимодействием заинтересованных сторон. Наличие соответствующего набора высокоуровневых требований может повысить шансы на успех проекта, поскольку помогает заинтересованным сторонам проекта лучше понять, каковы ожидаемые результаты проекта. Это потенциально может избежать более поздних ситуаций, в которых может возникнуть значительное несоответствие между тем, что проект может потенциально достичь, и тем, чего ожидают от него заинтересованные стороны. Это также может помочь проектным группам понять условия, которым они должны соответствовать, чтобы максимизировать шансы на успех проекта.

Как составить устав проекта

Требования высокого уровня проекта являются частью его устава проекта. Шаги, которые вы обычно предпринимаете для создания устава проекта и определения высокоуровневых требований проекта:

1. Определите общее видение проекта

Видение проекта относится к трем основным аспектам:

Масштаб: определяет границы проекта в отношении величины его целей, а также его стоимости и сроков. Определение масштаба проекта необходимо для определения его графика и общей стоимости.

Цели: цели проекта обычно соответствуют критериям SMART, поскольку они конкретны, измеримы, достижимы, реалистичны и своевременны.

Результаты: результаты проекта — это конечный результат, предоставляемый заинтересованным сторонам или клиентам на различных этапах проекта и после его завершения.

2. Определите, кто является заинтересованными сторонами и заказчиками проекта.

Заинтересованными сторонами проекта являются все лица, непосредственно заинтересованные в его успешном завершении. Это может относиться к людям внутри организации, таким как менеджеры или члены правления, или извне организации, таким как клиенты и люди, которые предоставляют финансирование. Выявление всех заинтересованных сторон обычно важно для успеха проекта, поскольку они могут предложить помощь в разработке, планировании, реализации и исполнении.

3. Составьте организационную схему

Как только вы определите всех участников проекта, вы сможете точно определить их обязанности. Вы можете сделать это, создав диаграмму, в которой вы перечислите их имена, роли и обязанности по проекту. Вы также можете использовать диаграмму, чтобы показать, как различные люди, участвующие в проекте, связываются и отчитываются друг перед другом.

4. Определите этапы проекта

Вехи проекта — это все заметные события в его жизненном цикле. Они включают ключевые этапы, такие как даты начала и окончания проекта, а также успешное завершение различных результатов проекта. Определение вех проекта обычно важно для его успеха, поскольку все участники знают, чего они должны достичь на всех этапах проекта.

5. Составьте план ресурсов и установите бюджет

Ресурсный план проекта — это список всех ресурсов, необходимых для завершения проекта, таких как люди, машины, инструменты, оборудование и материалы. Как только вы узнаете все ресурсы, необходимые для проекта, вы сможете сделать приблизительную оценку средств, которые вам потребуются для успешного завершения проекта. На этом этапе также обычно важно определить, кто отвечает за авторизацию различных расходов на этапе выполнения проекта.

6. Определить все зависимости, ограничения и риски

Зависимости проекта — это все действия, влияющие на его инициирование и завершение. Ограничения — это различные факторы, которые могут негативно повлиять на результат проекта, такие как нехватка времени, специализированного персонала или ресурсов. Риски — это различные события, которые могут произойти на любом этапе жизненного цикла проекта, и их своевременная идентификация может помочь вам принять необходимые превентивные меры.

7. Создайте план действий

После завершения всех предыдущих шагов вы можете создать план действий проекта, который представляет собой список всех задач и шагов, которые команда проекта должна выполнить для достижения целей проекта. Некоторые из его элементов:

• Описание основной цели проекта

• Шаги, которые необходимо предпринять для ее достижения

• Люди, отвечающие за каждую из задач проекта

• Крайний срок и этапы каждой задачи

• Все ресурсы, необходимые для выполнения задач

• Метрики, которые вы используете для оценки прогресса проекта

Шаблон устава проекта

Рассмотрим этот шаблон устава проекта:

[Company name] устав проекта

Название проекта: [name of the project]

Задний план:

[A brief explanation regarding why the project is important, including the problem or opportunity it aims to address]

Цели:

Сфера:

[Description of the project’s end-result]

Основные заинтересованные стороны:

• Клиент: [name]

• Спонсор: [name]

• Руководитель проекта: [name]

• Члены команды проекта: [names]

Основные этапы проекта:

[A list of the project’s milestones, with brief descriptions for each]

Бюджет проекта:

[A list of all the project’s expenses]

Ограничения проекта, риски и зависимости

• Ограничения: [Describe the project’s potential constraints]

• Риски: [Describe the project’s main risks]

• Зависимости: [Describe the project’s dependencies]

Пример устава проекта

Рассмотрим этот пример устава проекта для компании, занимающейся недвижимостью, которая ищет подходящую землю для строительства нового отеля:

Устав проекта Dover Real Estate Company

Название проекта: Здание отеля Riker, Остин, Техас

Предыстория: Riker International Consortium заключил с нашей компанией контракт на поиск и покупку подходящей земли для нового 20-этажного отеля на 250 номеров в историческом районе Рейни-стрит в Остине, недалеко от озера Леди Бёрд.

Цели:

• Подобрать подходящий земельный участок до 1 марта 2022 года

• Иметь все документы в порядке, чтобы строительство могло начаться к 1 августа 2022 года.

Масштаб: отель стремится извлечь выгоду из прогнозируемого притока туристов и рабочих в результате переезда различных компаний из других штатов в Техас.

Основные заинтересованные стороны:

• Заказчик: Международный консорциум Riker

• Спонсор: Magnum Bank, Allied Investments

Менеджер проекта: Роджер Андерсон

Члены команды проекта: Дайана Мартинс, Анджела Родригес, Джон Зелински

Основные этапы проекта:

• Составление шорт-листа не менее чем из пяти жизнеспособных земельных участков

• Переговоры о ценах с текущими владельцами, чтобы получить цену как минимум на 10% ниже предполагаемой рыночной стоимости

• Помощь заинтересованным сторонам проекта в выборе земельного участка из шорт-листа

• Оформление документов на покупку земли

• Содействие в получении всех необходимых разрешений для строительства отеля

Бюджет проекта:

• Зарплата команды проекта: $18,000

• Логистика и оборудование: 14 000 долларов США.

• Стоимость консультационных услуг: 27 000 долларов США.

• Судебные издержки: 18 000 долларов США.

Ограничения проекта, риски и зависимости:

• Ограничения: поиск нескольких подходящих участков земли в относительно ограниченном географическом районе.

• Риски: Не найти участок, который заинтересованные стороны проекта считают подходящим

• Зависимости: Разрешения мэрии, различных регулирующих органов