Как очистить ячейки в Microsoft Excel (с причинами для изучения)

8 апреля 2022 г.

После ввода информации в ячейку Microsoft Excel позволяет очистить данные. Вы можете сократить только количество слов или удалить форматирование, включая строки и столбцы электронной таблицы. Изучение того, как удалить содержимое ячейки, может помочь вам улучшить макет документа и изменить цифры в наборе данных. В этой статье мы приводим причины очистки ячеек в книге Excel и обсуждаем способы удаления данных в книге, включая очистку содержимого и удаление форматирования.

Зачем учиться очищать ячейки в Excel?

Изучение того, как очистить ячейки в Microsoft Excel, может быть полезным, если вы хотите внести серьезные изменения в данные в своей электронной таблице. Вот несколько причин, по которым вы можете использовать функцию очистки, которую предлагает программа:

Введите разные цифры в таблицу

Если вы уже вводили цифры в электронную таблицу, очистка ячеек может позволить вам ввести новые цифры в качестве замены. Результаты вашего проекта или исследования могли измениться с тех пор, как вы в последний раз редактировали файл, а это означает, что у вас могут быть другие данные, которые вы хотите отразить в своем отчете. Очистка ячеек может позволить вам обновить книгу и убедиться, что у вас есть точная ссылка на созданное вами содержимое.

Например, для маркетинговой кампании вы ввели количество лайков, комментариев и репостов, полученных постом в блоге. Через неделю подписчики продолжили распространять пост, увеличив вовлеченность втрое. В своем отчете об эффективности в Excel вы очищаете ячейки, чтобы продемонстрировать увеличение, что помогает вам представить правильные цифры при обсуждении успеха вашей кампании.

Используйте новый макет для данных

Еще одна причина очистить ячейки в Excel — использовать новый макет для данных в электронной таблице. Вы можете удалить форматирование, которое вы применяли в прошлом, и выбрать новую структуру для отображения рисунков. Если вы хотите сохранить часть содержимого и удалить остальное, возможно, будет проще удалить строки и столбцы в одной книге, чем создать новый документ.

Например, вы создали три таблицы, в которых представлены результаты опроса об удовлетворенности клиентов. Вы понимаете, что третья таблица недостаточно значительна для отчета, но хотите сохранить форматирование первых двух таблиц. Удаление ячеек в Excel позволяет сохранить прогресс, пропуская ненужную информацию.

Сделайте рабочую тетрадь более лаконичной

Очистка ячеек в электронной таблице также может сделать содержимое файла более кратким. Вы можете лучше интерпретировать данные, когда нет избытка информации для чтения. Например, если вы записали количество студентов, записавшихся на курс в течение всего года, вы можете очистить ячейки, чтобы сосредоточиться на числах за один семестр. Ограничение данных также может быть необходимо, если вы планируете поделиться документом со своими коллегами или руководителями. Вы также можете сохранить форматирование на случай, если в будущем захотите добавить дополнительные данные.

Как очистить ячейки в Excel

Очистка ячеек в документе Excel означает стирание введенных внутри символов, но фактическая ячейка остается в электронной таблице. Выполните следующие действия, чтобы выполнить задание:

1. Откройте книгу Excel

На своем компьютере найдите книгу Excel, которую вы хотите отредактировать. Щелкнув по программе на рабочем столе, вы можете получить доступ к вкладке «Файл», нажать «Открыть» и выбрать вкладку «Последние», чтобы найти документы, которые вы редактировали в последний раз, когда использовали Excel. Если вы не видите нужный файл в списке, нажмите кнопку «Обзор» в нижней части меню. Вы можете увидеть диалоговое окно, в котором показаны все документы, совместимые с программой. Нажмите на один из них, чтобы открыть его.

2. Найдите область, которую нужно очистить

Просмотрите содержимое электронной таблицы, чтобы найти группу ячеек, которую вы хотите очистить. Щелкните курсором внутри ячейки и нажмите и удерживайте кнопку мыши, чтобы выбрать соседние ячейки. Выделение показывает, что вы применяете изменения к этому разделу, а не к остальной части документа. Убедитесь, что вы включили весь контент, который хотите удалить, чтобы очистить все сразу.

3. Найдите раздел «Редактирование».

Откройте вкладку «Главная», которая отображается на ленте в верхней части экрана. В крайнем правом меню есть раздел «Редактирование». Вы можете увидеть кнопку, похожую на белый ластик, которая является опцией «Очистить». Нажмите маленькую стрелку рядом со значком, чтобы вызвать список способов очистить ячейку.

4. Выберите вариант, чтобы очистить ячейки

Изучите элементы раскрывающегося меню «Очистить», чтобы определить, как вы хотите стереть содержимое выбранного диапазона ячеек. Вот ваши варианты:

• «Очистить содержимое»: вы можете удалить только те слова и числа, которые вы ввели в ячейки, что является альтернативой использованию кнопок «Backspace» или «Delete» на клавиатуре вашего компьютера. Помните, что очистка содержимого может также очистить значение записи, что может помешать любым вычислениям, включенным в книгу.

• «Очистить форматы»: этот параметр очищает форматирование, примененное к диапазону ячеек, но записи остаются. Например, если вы ввели процент в ячейку и применили границу, нажатие «Очистить форматы» удалит границу, но не процент.

• «Очистить комментарии». Если вы прикрепили комментарии к группе ячеек в документе, вы можете удалить их, коснувшись этого элемента. Он поддерживает содержимое и форматирование ячейки.

• «Очистить гиперссылки»: если вы ссылались на веб-сайты в электронной таблице, эта опция делает ссылку неактивной, но вы все равно можете видеть слова для URL-адреса. Например, janedoe@email.com может быть недоступен для кликов, но «janedoe@email.com» виден внутри ячейки.

• «Очистить все»: этот параметр удаляет все в ячейке, включая введенные числа и слова, оставленные комментарии и примененное форматирование. Вы можете полностью очистить ячейку, если хотите сбросить содержимое электронной таблицы.

Как удалить ячейки в Excel

Excel также позволяет удалять целые ячейки, включая строки и столбцы. Вместо того, чтобы сначала очищать ячейку, вы можете вырезать весь элемент, чтобы удалить все сразу. После того, как вы вырезаете ячейки, программа регулирует место оставшегося содержимого, чтобы заполнить любое свободное место в электронной таблице. Следующие шаги могут показать вам, как удалить большую часть содержимого и форматирование ваших данных:

1. Выделите область для удаления

Найдите область в книге, которую вы хотите удалить. Перетащите указатель мыши на отдельную ячейку, чтобы применить изменения. Вы также можете выбрать группу ячеек, например строку или столбец, чтобы удалить сразу несколько ячеек. Проверьте свой выбор, чтобы убедиться, что вы не включаете информацию, которую хотите сохранить.

2. Нажмите «Удалить вариант»

После выбора диапазона ячеек вернитесь на вкладку «Главная» в верхней части экрана. Найдите раздел с надписью «Ячейки», который находится в правой части меню. Вы можете увидеть кнопку с надписью «Удалить», второй элемент в строке. Щелкните маленькую направленную вниз стрелку рядом с кнопкой.

3. Нажмите «Удалить ячейки».

В разделе «Удалить» есть раскрывающееся меню. Нажмите на первый пункт с надписью «Удалить ячейки». При выборе открывается диалоговое окно, в котором отображаются параметры удаления ячеек из электронной таблицы.

4. Выберите вариант удаления ячеек

В окне «Удалить» щелкните выделение, чтобы Excel переместил элементы, которые вы сохраняете, после того, как вы вырезаете выделенную группу ячеек. Подумайте о том, как вы хотите, чтобы содержимое рабочей книги выглядело, прежде чем сделать свой выбор. Вот ваши варианты:

• «Сдвиг ячеек влево»: по умолчанию Excel может сдвигать элементы справа налево, чтобы заполнить пустое пространство в электронной таблице.

• «Сдвиг ячеек вверх»: любые группы, расположенные внизу документа, могут занимать место, оставшееся вверху.

• «Вся строка»: если вы выбрали для удаления всю строку, то этот параметр может удалить каждую ячейку в строке.

• «Весь столбец»: если вы выделили весь столбец, то эта опция может удалить каждую ячейку в столбце.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.