Как очистить данные в Excel за 9 шагов (плюс советы)

8 апреля 2022 г.

При использовании Excel для хранения и анализа данных важно убедиться, что эта информация не содержит ошибок или отклонений. Профессионалы могут очищать данные в своих электронных таблицах, чтобы изменить их форматирование и устранить несоответствия, вызывающие ошибки. Если вы используете Excel в своей карьере, вам может быть полезно узнать, как сделать ваши данные чистыми. В этой статье мы обсудим, как очистить данные в Excel, объяснив, почему это важно, перечислив девять шагов по очистке данных и предоставив советы, которые помогут вам в этом процессе.

Почему важно очищать данные в Excel?

Важно очищать данные в Excel, поскольку электронные таблицы могут содержать большой объем данных. Чтобы уменьшить количество ошибок и несоответствий, полезно очищать данные. Иногда при импорте данных в Excel информация может дублироваться или форматирование может быть неверным. Если это произойдет, вы можете очистить данные, чтобы упорядочить электронную таблицу и сделать ее более эффективной. Несколько предприятий используют Excel для хранения, организации и анализа своих данных. Поскольку они полагаются на точную информацию, этим компаниям выгодно содержать свои данные в чистоте, удаляя ошибки или несоответствия.

Как очистить данные в Excel

Вот девять шагов по очистке данных в Excel:

1. Удалите лишние пробелы

Иногда большие наборы данных могут иметь дополнительные пробелы. Это может привести к ошибкам при расчетах. Это также может затруднить чтение ваших данных. Чтобы удалить лишние пробелы в ячейках, используйте функцию TRIM, которая имеет вид «=TRIM(A1)». Выберите пустую ячейку и замените «A1» ячейкой или диапазоном ячеек, из которых вы хотите удалить лишние пробелы.

2. Используйте проверку орфографии

Наличие электронной таблицы без орфографических ошибок может сделать вас профессионалом и внимательным к деталям. Это важно, если вы совместно работаете над электронной таблицей или отправляете таблицу менеджеру. Небольшое количество орфографических ошибок также может помочь вам при написании формул или написании имен. Используйте сочетание клавиш «F7» на клавиатуре, чтобы применить проверку орфографии к вашей книге.

3. Удалить форматирование

Как правило, базы данных из разных систем могут иметь уникальное форматирование. Когда вы импортируете эту информацию в Excel, это может нарушить форматирование вашей электронной таблицы. Возможно, вы захотите очистить все форматирование при импорте данных, чтобы ваша электронная таблица была единообразной и легкой в ​​подготовке. Найдите вкладку «Главная» на панели инструментов и найдите параметр «Очистить». Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Очистить форматы», чтобы удалить форматирование из вашей книги.

4. Отформатируйте пустые ячейки

Наличие пустых ячеек в электронной таблице может привести к ошибкам в отчетах или информационных панелях. Чтобы отформатировать сразу все пустые ячейки, выделите весь набор данных и нажмите «F5» на клавиатуре. В новом окне выберите «Специальные», чтобы найти дополнительные настройки. Выберите «Пробелы» и нажмите «ОК», чтобы подтвердить изменения. Теперь, когда вы выбрали все пустые ячейки, вы можете отформатировать их, введя число ноль или выделив их.

5. Используйте правильный регистр букв

Могут быть случаи, когда вы управляете книгой, которую уже начал кто-то другой. Если имена, заголовки или категории несовместимы, вы можете изменить регистр букв, чтобы все они были одинаковыми. Функция LOWER переводит текст в нижний регистр. Используйте функцию UPPER, чтобы преобразовать текст в верхний регистр. Кроме того, вы можете использовать функцию PROPER, чтобы изменить текст на правильный регистр, в котором первая буква каждого слова делается заглавной.

6. Удалите повторяющиеся данные

Иногда импорт данных из других систем или ошибка пользователя могут привести к дублированию данных. Дублирование данных может привести к неточным расчетам или отчетам. Чтобы удалить дубликаты в данных, выберите диапазон ячеек и найдите вкладку «Данные» на панели инструментов. В разделе «Инструменты данных» выберите «Удалить дубликаты». Это представляет новое окно, в котором вы можете отметить или снять отметку со столбцов, из которых вы хотите удалить повторяющиеся данные. После выбора столбцов нажмите «ОК», чтобы подтвердить изменения.

7. Используйте функцию поиска и замены

Если вы решите, что символ не нужен для вашей электронной таблицы, вы можете использовать функцию поиска и замены, чтобы найти и удалить эти символы. На клавиатуре нажмите «Ctrl», а затем «F», чтобы открыть окно поиска и замены. В текстовом поле «Найти что» введите слово или символ, который вы хотите заменить. Выберите «Найти все», чтобы найти каждое место, содержащее слово или символ, который вы поместили в текстовое поле. Отсюда вы можете вручную заменить каждого персонажа и перейти к следующему внешнему виду.

8. Измените текст на числа

При импорте данных из внешних баз данных Excel может копировать некоторые числа как текст, а не числа. Чтобы исправить это, введите «1» в пустую ячейку, выберите эту ячейку и нажмите «Ctrl», а затем «C» на клавиатуре. Затем выделите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите преобразовать в числа. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и найдите параметр «Вставить». Выберите «Специальная вставка», чтобы открыть новое окно. В окне «Специальная вставка» выберите «Умножение» и нажмите «ОК», чтобы преобразовать текст в числа.

9. Транспонировать ячейки

Если вы хотите изменить вертикальные ячейки, чтобы они были горизонтальными, транспонируйте их. Сначала выделите группу пустых ячеек, которые соответствуют диапазону ячеек, которые вы хотите транспонировать. Используйте функцию ТРАНСП, «= ТРАНСП()», за которой следует диапазон ячеек. Например, это может выглядеть так: «=ТРАНСП(A1:B6)». Нажмите «Ctrl», «Shift» и «Enter» на клавиатуре, чтобы транспонировать выбранный диапазон ячеек.

Советы по очистке данных в Excel

Следуйте этим советам по очистке данных в Excel:

• Используйте функцию TEXTJOIN: Функция TEXTJOIN берет текст из отдельных ячеек и помещает их вместе в пустую ячейку. Выберите пустую ячейку, введите “=TEXTJOIN(” “,TRUE,A1:A4) и нажмите “Enter” на клавиатуре, чтобы соединить текст с пробелами.

• Удалить непечатаемые символы. Непечатаемые символы могут вызвать ошибки на листе. Чтобы удалить их, используйте функцию CLEAN “=CLEAN()” и нажмите “Enter” на клавиатуре.

• Исправление даты и времени. Наличие нескольких форматов даты на листе может запутать Excel и вызвать ошибки. Используйте функцию DATE “=DATE( F,)”, чтобы создать дату из различных компонентов в выбранных ячейках.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.