Как обрезать числа и текст в Excel (методы 2)

13 апреля 2022 г.

Microsoft Excel имеет различные функции и формулы, упрощающие организацию данных. Усечение — это функция, позволяющая сократить текстовую или числовую строку для более удобного отображения и удобочитаемости. В этой статье мы обсудим, что такое усечение, почему оно важно и два метода, которые вы можете использовать.

Что такое усечение в Excel?

Усечение в Excel, также известное как функция TRUNC, используется для упрощения данных. Он позволяет оценить число без определения точных цифр после определенной точки в строке целых чисел. Он не округляет числа, а вместо этого отображает число до указанного количества знаков после запятой. Неточные целые числа часто заменяются нулями, чтобы указать размер числа, но не быть точным. В Excel вы можете указать количество цифр, которые вы хотите обрезать, чтобы достичь стандартного уровня точности ваших данных.

Вы можете использовать различные функции для усечения текста в Excel, поскольку текстовые строки не содержат десятичных знаков. Вы сами решаете, сколько символов вы хотите отображать в текстовой строке.

Как используется усечение?

Вот некоторые обстоятельства, при которых вы можете обрезать число в Excel:

Чтобы создать целое число

Финансовые аналитики могут обрезать число в Excel, чтобы удалить дробную часть числа и превратить число в целое число, известное как целое число. Использование целых чисел в формулах может быть проще, чем использование десятичных дробей, особенно если ваша формула содержит символы, ограничивающие функции. Десятичные числа могут создавать слишком много данных для этих функций, вызывая ошибки. Усечение числа даст вам менее точное число, но более удобную цифру.

Чтобы упростить данные в стандарт

Если вы создаете диаграмму или хотите отсортировать электронную таблицу по данным, вы можете урезать числа, чтобы создать стандарты данных. Например, у вас может быть ряд записей в течение года с месяцами и датами, но вы хотите отсортировать каждую по месяцу. Вы можете обрезать, чтобы создать категории на основе месяца. Усечение для стандартизации данных также может помочь создать диаграмму или график, для которых требуются стандартизированные записи. Вы можете обрезать текстовые строки и целые числа, что позволяет редактировать записи для упрощения данных.

Чтобы определить дату

Вы можете обрезать даты и время в Excel, чтобы разделить информацию. Многие программы или записи форматируют дату и время вместе в одной ячейке. Форматирование может быть стандартным для электронной таблицы с использованием одинакового количества цифр для дат и времени. Вы можете обрезать ячейку, чтобы исключить цифры, обозначающие время суток, если вы хотите сортировать только по дате.

Использование этой функции таким образом может помочь вам более четко организовать ваши данные. Например, если в вашей ячейке указано «29.11.21 13:30», вы можете обрезать первые пять символов из ячейки, чтобы результатом была дата «29.11.21», то есть дата ввода.

Как обрезать числа в Excel

Вы можете выполнить следующие действия, чтобы обрезать числа в Excel:

1. Подготовьте данные

Первый шаг — разместить все ваши данные на листе Excel, на котором показаны все десятичные дроби. Для этого выберите столбец данных, который вы хотите обрезать, и щелкните вкладку «Главная» на панели инструментов в верхней части программы. Щелкните значок «Число», чтобы получить доступ к параметрам форматирования чисел в электронной таблице. Два значка показывают десятичные точки с нулями и стрелками, указывая, увеличиваются или уменьшаются нули. Выберите значок со стрелкой, указывающей влево, пока не будут показаны все ненулевые десятичные точки. Видя эти десятичные дроби, вы сможете предотвратить округление данных.

Если вы еще не отформатировали, вы также можете изменить форматирование ячеек рабочего листа на числа, а не на текст или дроби. Вы можете сделать это, выбрав значок «Число» и выбрав «Число» в появившемся раскрывающемся меню.

2. Определите количество цифр, которые вы хотите

После того как вы отформатировали данные, вы можете подготовить остальную часть электронной таблицы к усечению. Решите, сколько пробелов должно быть в вашей электронной таблице после запятой. Если у вас есть стандартное количество десятичных знаков, вы можете ввести их в используемую функцию.

Вы также можете обрезать до разных десятичных знаков. Чтобы иметь уникальные цифры для каждой строки, вы можете создать столбец справа от данных, которые вы хотите усечь. Назовите этот столбец «Цифры». В этом столбце вы можете ввести количество цифр, которые вы хотите отображать после запятой для каждой отдельной строки. Например, если у вас есть три числа, 12,1223, 14,664 и 2,3443, и вы хотите, чтобы каждое число усекалось до другого десятичного знака, вы можете создать два столбца, которые отражают исходное число и цифры, которые вы хотите урезать:

DataDigits12.1223114.566412.34433

3. Создайте столбец результатов

Чтобы использовать функцию TRUNC, вам нужно добавить столбец в электронную таблицу, чтобы вставить функцию и заполнить ее результатом. Выберите столбец справа от данных или столбца «Цифры». Размещение данных справа может упростить сортировку данных, поиск по ним или скрытие исходных данных, чтобы ваша электронная таблица выглядела чище.

Если у вас есть пустой столбец справа от этих данных, пометьте столбец и перейдите к следующему шагу. Если у вас нет пустого столбца, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши столбец справа от ваших данных и выбрать «Вставить» в раскрывающемся меню, чтобы вставить столбец слева от выбранного вами столбца. Затем пометьте столбец. Помните, что вставка столбца может изменить ссылки на ячейки в существующих формулах.

4. Вставьте формулу TRUNC.

В первой ячейке столбца, который вы хотите заполнить усеченным числом, введите знак «=», чтобы указать, что вы используете формулу. Затем введите TRUNC. Используйте открывающую скобку, чтобы добавить операторы формулы. Первое число, которое вы вводите, — это число, которое вы хотите обрезать. Возможно, вам придется перепроверить свою формулу, потому что опечатки могут привести к проблемам, которые могут ограничить вашу возможность скопировать формулу или изменить исходное число.

Если вы не хотите показывать исходное число где-либо в электронной таблице, вы можете добавить запятую, чтобы разделить две операции, а затем добавить количество десятичных знаков, которые вы хотите показать. Вы можете сделать это, введя число, если все ячейки отражают одно и то же число. Например, ваша формула может выглядеть так:

=ОТРЕЗ (13.565656,2)

И верните число 13,56 с четырьмя дополнительными цифрами, преобразованными в нули и больше не появляющимися, в соответствии с собственным форматированием чисел Excel.

5. Добавьте ссылки на ячейки

Вместо ввода числа рассмотрите возможность добавления ссылки на ячейку, выбрав ячейку, содержащую данные, которые вы хотите усечь. Используя этот метод, вы можете заполнить остальные ячейки в столбце, используя ту же формулу. Если данные изменяются, формула становится динамической, то есть изменяется вместе с исходными данными. Выберите соответствующую ячейку, чтобы создать ссылку на ячейку, если вы использовали столбец цифр для указания разных цифр для каждой строки. Затем закройте скобки и нажмите «Enter». Формула может выглядеть так:

=ОБРЕЗ(A2, B2)

Ячейка A2 содержит число 13,565656, а ячейка B2 содержит число два, указывающее количество цифр после запятой. Эта формула возвращает число 13,56 с четырьмя дополнительными цифрами, преобразованными в нули и больше не появляющимися.

6. Скопируйте формулу вниз по столбцу

Чтобы заполнить остальную часть столбца, вы можете выбрать маленький зеленый квадрат в нижней правой части ячейки, содержащей формулу. Дважды щелкните квадрат, чтобы заполнить остальную часть столбца формулой. Перепроверяйте данные каждый раз, когда заполняете ячейку. Если вы использовали ссылки на ячейки, эти ссылки отражают те же ячейки в строках, соответствующих строке, в которую вы вставили формулу. Если вы ввели какие-либо числа, вы можете скопировать те же самые числа в остальные ячейки, и результат не будет отражать данные в своей строке.

Как обрезать текст в Excel

Вы можете использовать различные функции для усечения текста в Excel, поскольку текстовые строки не содержат десятичных знаков. Функции RIGHT и LEFT могут помочь вам упростить или упорядочить данные, выполнив следующие действия:

1. Подготовьте данные

Текст может содержать множество факторов. Вы можете подготовить данные, отформатировав их до удобочитаемого текста или размера. Вы также можете использовать функцию обрезки, чтобы убедиться, что нет дополнительных пробелов, которые могут вернуть неправильное количество символов в результате усечения. Чтобы использовать формулу обрезки, создайте новый столбец справа от существующих данных, помня, что вставка столбца может повлиять на существующие формулы, использующие ссылки на ячейки. В новом столбце введите следующую формулу:

= TRIM (ссылка на ячейку), где ссылка на ячейку — это ячейка, содержащая данные, которые вы хотите обрезать.

2. Определите количество символов, которое вы хотите вернуть

Используя формулу TRUNC, вы можете решить, сколько символов вы хотите отобразить в результате. Если вы хотите, чтобы в каждой строке возвращалось одинаковое количество символов, вы можете выбрать одно число и ввести его в правильное место в формуле. Если у вас есть разные ответы для каждой строки, вы можете создать столбец цифр, как при усечении чисел, заполнить столбец уникальными цифрами, которые вы хотите вернуть, и использовать ссылку на ячейку в формуле для создания уникальных результатов.

3. Выберите между функцией ВПРАВО или ВЛЕВО

При усечении текста вы также можете решить, хотите ли вы, чтобы формула возвращала символы, начинающиеся с правой или левой стороны ячейки, с помощью функции ВПРАВО или ВЛЕВО. Например, если у вас есть список фамилий и вы хотите вернуть только первые три буквы каждой, вы можете использовать функцию ПРАВИЛЬНО. Если у вас есть список городов с аббревиатурой штата, указанной после него, вы можете использовать функцию ВЛЕВО, чтобы указать, что вы хотите, чтобы результат отображал последние два символа в ячейке.

4. Введите формулу

Каждая функция начинается со знака равенства, чтобы указать, что вы используете формулу. В зависимости от ваших потребностей введите RIGHT или LEFT после знака равенства, а затем откройте скобки. Первый оператор после круглой скобки может быть ссылкой на ячейку, указывающей текстовую строку, которую вы хотите обрезать. Введите запятую, чтобы указать новую запись, затем введите количество символов, которые вы хотите вернуть, или ссылку на ячейку, указывающую ту же информацию. Закройте скобки и нажмите «Ввод», чтобы заполнить ячейку результатом.

Например, если вы использовали функцию ВЛЕВО, чтобы найти первые три буквы в имени, ваша функция может быть такой:

=LEFT(A2,3), если A2 ссылается на первую ячейку в столбце фамилий

Ячейка может содержать RILEY, и результатом будет RIL. Если Вы использовали функцию ПРАВИЛЬНО, чтобы найти аббревиатуры штатов в списке городов, функция может быть следующей:

=ВПРАВО(A2,2), если A2 ссылается на первую ячейку в столбце городов

Ячейка может содержать «Бруклин, Нью-Йорк», и результатом будет «Нью-Йорк».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.