Как обратиться к кому-то в электронном письме

Когда вы отправляете электронное письмо, важно иметь правильный тон и отношение. Из-за этого вам нужно начинать с приветствия, которое соответствующим образом обращается к получателю. В этой статье мы объясним важность правильного обращения к кому-либо в электронном письме, перечислим шаги для обращения к кому-либо в электронном письме и предоставим вам советы и примеры для рассмотрения.

Почему важно правильно обращаться к кому-то в электронном письме?

Когда вы правильно обращаетесь к кому-то в электронном письме, это помогает задать правильный тон для остальной части вашего сообщения. Кроме того, это гарантирует, что получатель прочитает электронное письмо, а не проигнорирует его. Использование правильного приветствия также может повлиять на будущую переписку и помочь вам установить отношения с получателем на правильной ноте.

Как обратиться к кому-либо в электронном письме

Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо своему профессору или потенциальному работодателю, важно обращаться к ним надлежащим образом. Это может повлиять на вашу последующую переписку и поможет вам установить профессиональные отношения. Используйте эти шаги, чтобы обратиться к кому-либо по электронной почте:

1. Используйте соответствующее приветствие

Чтобы выбрать правильное приветствие для своего электронного письма, вам нужно учитывать его получателя. Если вы знаете получателя, вы можете обойтись более непринужденным и дружеским приветствием, тогда как, если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого не знаете в течение длительного времени, лучше использовать официальное приветствие. Вот несколько примеров того, как начать письмо в зависимости от получателя:

Стандартное приветствие

Чаще всего используемое в деловой переписке, использование стандартного приветствия показывает ваш профессионализм и уважение. Рассмотрите возможность использования «Уважаемый» в своей переписке по электронной почте. Вы можете использовать это приветствие, чтобы обратиться к широкому кругу адресатов, например, к вашему профессору или врачу.

Дружеское приветствие

Если вы знаете кого-то лично, вы можете использовать более непринужденный и неформальный тон и использовать «Привет» или «Здравствуйте».

Сердечное приветствие

Если вы хотите использовать профессиональное, но не слишком формальное приветствие, выберите сердечное приветствие в своем электронном письме. Вы также можете использовать этот тип приветствия, когда вы плохо знаете получателя или когда вам нужно обратиться к профессору или менеджеру. Примеры сердечного приветствия включают «Добрый день», «Приветствую», «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер».

2. Следуйте за приветствием с их титулом и именем

Помимо использования правильного приветствия или приветствия, вам также необходимо правильно использовать имя получателя. Как только вы узнаете свои отношения или их отсутствие с получателем, вы можете определить, как обращаться к ним, используя их имя и титул. Вот несколько примеров того, как следовать приветствию:

Когда хорошо знаешь получателя

Если вы знаете получателя по имени, используйте его имя после приветствия. Это хорошо работает, если вы отправляете электронное письмо своему менеджеру или коллеге. Например, вы можете обращаться к ним как «Дорогой Тейлор» или «Привет, Боб».

Когда вы не знаете получателя

Если вы плохо знаете получателя, используйте его соответствующий титул, а затем его фамилию или имя и фамилию. Например, вы можете использовать «мистер Джонс» или «миссис Джейн Джонс». Если вы не знаете их пол, используйте их полное имя, например «Дорогой Джордан Джонс». Если вы знаете их пол, но не знаете их имени, выберите «сэр» или «мадам». Например, вы можете обратиться к ним как «Уважаемый господин или госпожа».

То, как вы обращаетесь к кому-то в электронном письме, также зависит от ваших конкретных отношений с получателем. Например, то, как вы обращаетесь к потенциальному работодателю, отличается от того, как вы обращаетесь к своему профессору. Вот несколько примеров того, как обращаться к определенным получателям:

• Потенциальный работодатель или руководитель: когда вы обращаетесь к потенциальному работодателю или менеджеру, используйте «господин». или «мисс», за которым следует их фамилия. Используйте только «миссис». или “мисс”, когда вы знаете их семейное положение. Например, вы можете обращаться к ним как «Уважаемая мисс Браун» или «Уважаемый мистер Филдс».

• Учитель, профессор или менеджер: когда вы обращаетесь к своему профессору, используйте «Уважаемый», а затем его фамилию. Например, «Уважаемый мистер Роджерс».

• Кто-то с докторской или медицинской степенью: обращайтесь к кому-то на этой должности как «Доктор», а затем его фамилию. Например, «Дорогой доктор Беннетт».

3. Назовите имя правильно

Чтобы проверить правильность написания их имени, проверьте любую имеющуюся у вас документацию по их имени или найдите их имя в Интернете. Это показывает, что вы потратили время на изучение того, как они пишут свое имя. Это также показывает ваше внимание к деталям и профессионализм.

Хотя важно правильно написать его имя, независимо от того, насколько хорошо вы его знаете, это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого вы давно не знаете. Это может помочь вам поставить ваши отношения на позитивное начало.

4. Используйте заглавные буквы и расставьте знаки препинания в своем приветствии

После приветствия поставьте запятую или двоеточие. Как правило, запятая больше подходит для переписки по электронной почте, поскольку запятая является более формальной. Вот несколько примеров приветствий с соответствующей пунктуацией:

• “Дорогой мистер Фокс:”

• “Дорогая миссис Фокс,”

• “Приветствую, Джон”

• “Привет, Келли:”

Советы по обращению к кому-либо в электронном письме

Теперь, когда вы знаете, как обращаться к кому-либо по электронной почте, рассмотрите следующие советы для вашей электронной переписки:

Переключиться на неформальные приветствия в последующих письмах

По мере того, как вы лучше узнаете адресата, переходите на более неформальные приветствия. Например, используйте «Уважаемый» или «Приветствия» при первом обращении к ним, но переключитесь на более дружелюбные приветствия, такие как «Здравствуйте еще раз» или «Привет» в последующих электронных письмах.

Измените приветствие, как только ваши отношения изменятся

Когда потенциальный работодатель превращается в вашего нынешнего менеджера, измените свое приветствие, чтобы отразить это. Например, перейдите от «Уважаемый» к «Привет» или «Здравствуйте», когда у вас появятся новые рабочие отношения.

Обратите внимание на приветствие, которое они используют

Например, если вы начали свое первое электронное письмо со слов «Дорогая Джейн Джонс», а они ответили только вашим именем, вы можете ответить «Дорогая Джейн» в своих последующих электронных письмах. Точно так же, если они отвечают на все ваши электронные письма «Уважаемый господин», даже если вы подписались только своим именем, отвечайте «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» в своих последующих электронных письмах. Если вы не знаете их пол, выберите «Уважаемый господин или госпожа».

Используйте восклицательные знаки экономно

Зарезервируйте восклицательные знаки для случайной переписки по электронной почте или когда вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых. Обязательно ограничьте количество восклицательных знаков, которые вы используете.

Примеры обращения к кому-либо в электронном письме

Если вам нужны дополнительные указания о том, как обращаться к кому-либо по электронной почте, рассмотрите следующие примеры:

Пример 1: Учитель или профессор

Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить своему профессору-мужчине с соответствующим приветствием:

Уважаемый профессор Робертс,

Добрый день! Как мы уже обсуждали, я приложил свой окончательный отчет к этому письму. Дайте мне знать, если вам нужно что-нибудь еще от меня.

Теплые пожелания,
Джулия Баркс

Пример 2: Потенциальный работодатель

Вот пример электронного письма потенциальному работодателю-женщине с соответствующим приветствием:

Уважаемая г-жа Альбертсон,

Мне стало известно, что в настоящее время вы набираете сотрудников на должность менеджера проекта в Everly Inc. Судя по должностной инструкции, я отлично подхожу на эту роль. К этому письму я прикрепил свое резюме и сопроводительное письмо. Я с нетерпением жду вашего ответа.

Теплые пожелания,
Ной Дженнингс