Как направить официальное письмо в компанию

2 июля 2021 г.

Отправляя письмо в бизнес, важно представить себя профессионально, прямо и достичь соответствующего уровня формальности для отношений, которые вы пытаетесь развивать с указанным бизнесом. Первый шаг к достижению этого профессионального тона — научиться правильно обращаться с деловыми письмами в компанию. В этой статье мы объясним, как адресовать деловое письмо, чтобы вы могли установить профессиональные отношения.

Как написать официальное деловое письмо

Тон делового письма задается исходя из того, как адресовано письмо как в заголовке письма, так и на конверте. Важно правильно подобрать формулировку, чтобы реализовать профессиональную настройку, проявить должное уважение к адресату и удержать внимание на запрашиваемых действиях бизнеса, к которому вы обращаетесь.

Как адресовать конверт

Профессионализм корпоративного письма начинается с конверта. Конверт с правильным адресом имеет решающее значение не только для того, чтобы ваше письмо было доставлено нужному человеку или в нужный отдел, но и дает возможность произвести наилучшее первое впечатление на получателя. Вот как правильно адресовать профессиональный почтовый конверт:

1. Начните с вашей контактной информации

На конверте должен быть указан обратный адрес в верхнем левом углу, чтобы гарантировать, что письмо будет возвращено вам, если оно не может быть доставлено, и дать получателю информацию о том, кто переписывается. Это может помешать тому, чтобы письмо было выброшено или рассмотрено как спам. Обратный адрес на деловом конверте должен включать:

• Ваше имя

• Название вашей компании (если применимо)

• Ваш почтовый адрес

2. Включите информацию о получателе

Если вы адресуете письмо конкретному человеку, ваш адрес на конверте должен включать:

• Должность и полное имя получателя

• Название компании

• Почтовый адрес компании

Если вы адресуете письмо отделу, а не отдельному лицу, адрес на конверте должен включать:

• Название компании

• Аббревиатура «Attn», за которой следует двоеточие, обозначающее название отдела (например, «Attn: Creative Team»).

• Почтовый адрес компании

Как адресовать письмо

Официальное деловое письмо включает в себя несколько важных элементов. Вот как нужно обращаться с профессиональным письмом:

1. Начните с заголовка

Обращение к деловому письму начинается с соответствующего заголовка в верхней левой части страницы, за которым следует профессиональное приветствие. Типичный заголовок делового письма включает в себя:

• Ваше полное имя

• Ваш адрес

• Ваш город, штат и почтовый индекс

• Лучший номер телефона для связи с вами

• Ваш электронный адрес

• Дата написания письма

• ФИО контактного лица (если известно)

• Название контакта

• Название организации

• Адрес компании

• Город компании, штат и почтовый индекс

2. Включите правильное приветствие

За заголовком должно следовать правильное приветствие, которое представляет собой слово или фразу, открывающую письмо и непосредственно обращающуюся к читателю. После приветствия обычно ставится запятая или двоеточие.

Наиболее распространенным приветствием, используемым как в официальных, так и в неофициальных деловых письмах, является «Дорогой». В официальных сценариях приветствие всегда должно быть точным, кратким и профессиональным. Как правило, официальные приветствия включают «Дорогой», титул получателя и фамилию получателя. Затем вы можете закончить приветствие двоеточием, а не запятой. Например:

• “Дорогой мистер Уильямс:”

• “Дорогой профессор Уильямс:”

Некоторые другие распространенные приветствия, которые являются столь же профессиональными, включают:

• “Привет,”

• “Привет,”

• “Для предъявления по месту требования,”

• “Леди и джентельмены,”

• “Дэйвид,”

Хотя обычно официальные письма включают титул и фамилию получателя, рекомендуется не указывать пол имени корреспондента, если вы не уверены в его местоимениях. Например, в отличие от «Уважаемый мистер Уильямс» или «Уважаемая мисс Уильямс», вы можете адресовать письмо так:

• “Дорогая Лесли Уильямс,”

• “Дорогой профессор Уильямс,”

Кроме того, если вы не уверены в семейном положении женщины-корреспондента, лучше использовать «мисс». или полностью отказаться от местоимения. Например, вместо «Уважаемая мисс Уильямс» или «Уважаемая миссис Уильямс» вы можете использовать:

• “Дорогой Лесли Уильямс”

• «Дорогая мисс Уильямс»

• «Дорогой профессор Уильямс»

Если вы пишете двум людям по официальному сценарию, адресуйте письмо обоим получателям в алфавитном порядке или адресуйте организацию, частью которой они являются, как единое целое. Например:

• «Уважаемые мистер Уильямс и мисс Джонс!

• “Дорогая [Business Name] Команда разработчиков:”

Если вы не уверены в точном получателе или отделе, в котором будет получено ваше письмо, лучше всего использовать общую формальную фразу. Например:

• “Уважаемые дамы и господа:”

• “Уважаемый менеджер по найму:”

• “Уважаемый рекрутер:”

Если вы не знаете полного имени получателя, рекомендуется изучить все, что в ваших силах. Вы можете написать в компанию, чтобы найти нужный контакт, или найти сотрудников компании в социальных сетях, так как это демонстрирует инициативу, выходящую за рамки обычной переписки. Если вы все еще не можете найти информацию о получателе, допустимо адресовать неофициальное письмо, используя его фамилию, организацию, частью которой он является, или вообще не указывать имя. Например:

• «Здравствуйте, мистер Уильямс».

• “Уважаемый менеджер по найму,”

• “Дорогая [Company Name] Участник команды,”

• “Для предъявления по месту требования,”

Также могут быть случаи, когда вы должны обращаться к компании как к целому отделу компании. В этой ситуации целесообразно использовать в приветствии название компании. Если вы не знаете, в каком отделе будет получено ваше письмо, допустимо также использовать общее приветствие. Например:

• “Дорогая [Company Name]”

• “Дорогая [Company Name/Department Name] Отделение,”

• “Для предъявления по месту требования,”

Подробнее: Как выбрать лучшие деловые приветствия для переписки

3. Используйте профессиональное закрытие

Заключительное предложение делового письма должно включать призыв к действию, а затем короткую заключительную фразу перед вашей подписью. Вот некоторые примеры предложений с призывом к действию:

• «Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время».

• «Я ценю ваш быстрый ответ».

• “Пожалуйста, держите меня в курсе.”

• «Мы с нетерпением ждем вашего ответа».

Самая профессиональная заключительная фраза — «С уважением», но вы также можете использовать такие фразы, как:

• “Спасибо,”

• “Лучший,”

• “С уважением,”

• “Сердечно”

• “С уважением,”

Если письмо отправляется по почте, оставьте место под заключительной фразой, чтобы подписать свое имя, а затем введите свое полное имя.

Часто задаваемые вопросы об адресации деловых писем

Вот ответы на часто задаваемые вопросы об адресации официальных деловых писем:

Как узнать, должно ли деловое письмо быть формальным или неформальным?

Как правило, письма в бизнес должны быть официальными. В следующих случаях следует ожидать формального, прямого тона:

• Запрос на деловое партнерство

• Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу

• Запрос деловой информации

• Предложение приобрести ваши товары или услуги

Тем не менее, есть случаи, когда вы можете написать неофициальное письмо в бизнес. Например, может быть уместно сократить формальности, если:

• У вас уже есть рабочие отношения с компанией.

• Вы не делаете запрос компании (т.е. отправляете подарок или праздничную открытку).

• Вы претендуете на должность в организации с уникальной корпоративной культурой.

Почему важно знать, как отправить деловое письмо?

Отправка делового письма — это наиболее формальный способ установить профессиональные контакты и произвести хорошее впечатление на получателя. Однако в мире быстро развивающихся технологий многие компании рассматривают профессионально адресованные электронные письма, а также персонализированные сообщения на сайтах вакансий как жизнеспособные варианты профессионального общения.

Рекомендуется изучить компанию, с которой вы пытаетесь наладить отношения, и принять обоснованное решение относительно того, какой способ связи является лучшим вариантом для того типа бизнеса, который вы хотите вести.

Подробнее: 15 типов деловых писем и когда их использовать