Как написать запрос предложения (с шаблоном RFP и примером)

Предприятиям часто приходится нанимать другие организации для выполнения определенных проектов. Это может произойти, когда конкретная задача не входит в компетенцию организации или когда необходимо выполнить несколько задач в один и тот же период. Когда организации стремятся нанять подрядчиков, они обычно выпускают запрос предложений (RFP). В этой статье мы объясним, как написать RFP, и предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать.

Что такое запрос предложений?

RFP — это документ, который организации используют для определения своих потребностей в определенных услугах в сообществе или пуле подрядчиков. Запросы предложений могут быть бесценными формами общения как для менеджеров проектов, так и для участников торгов. Предприятия ссылаются на RFP при подготовке своих предложений. Менеджеры могут легко определить, какие предложения соответствуют их конкретным потребностям, а компании, которые участвуют в торгах по проекту, могут определить, что требуется для работы.

Советы по написанию RFP

Вот несколько советов, которые помогут вам составить эффективный RFP:

1. Определите свои цели

Прежде чем писать свой RFP, важно иметь четкое представление о том, чего именно должен достичь проект. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления проектами, чтобы оптимизировать процесс планирования. Вы также можете подумать о том, как вы можете сотрудничать с другими руководителями проекта, партнерами и членами команды, чтобы получить наиболее целостный обзор требований вашего проекта. Привлекайте к обсуждению ключевые заинтересованные стороны в зависимости от масштаба вашего проекта.

2. Опишите свой запрос предложений

Используя конкретные цели, определенные как необходимые для контрактной части вашего проекта, спланируйте структуру вашего запроса предложений. Шаблон может помочь вам в процессе планирования, чтобы убедиться, что вы включили информацию, которая потребуется компаниям для подачи успешной заявки.

3. Напишите свой запрос предложений

Превратите свой план в полностью написанный RFP, добавив детали, соединив идеи, используя переходные слова и фразы, и уточнив все неразработанные области. Если вы сотрудничаете с партнером или командой, рассмотрите возможность совместной работы в одном месте или используйте программное обеспечение для совместной работы, такое как общие цифровые документы, чтобы оптимизировать свою работу.

4. Пересмотрите и вычитайте

Четкость вашего запроса предложений может напрямую повлиять на качество получаемых вами ответов, поэтому тщательно пересматривайте его, добавляя недостающую информацию и удаляя посторонние запросы. Вычитка для устранения любых ошибок в орфографии, грамматике и механике. Качество вашего письма также может показать потенциальным подрядчикам пример профессионализма вашей организации в общении.

5. Отправьте, поделитесь или опубликуйте свой запрос предложений

Различные виды бизнеса публикуют RFP в разных местах, поэтому вы можете изучить наиболее популярные места, где подрядчики ищут RFP в вашей отрасли. Многие компании предпочитают использовать традиционные средства массовой информации, социальные сети, пресс-релизы и прямые списки адресов электронной почты для публикации своих RFP.

Шаблон запроса предложения

Запросы предложений включают различную информацию в зависимости от типа требуемой работы, но большинство из них содержат некоторые вариации одних и тех же разделов. Вот шаблон запроса предложений с общими компонентами:

Резюме и предыстория

В этом разделе кратко описывается, для чего предназначен RFP и цель проекта. Большая часть деталей требований будет включена в последующие разделы документа. Он может содержать справочную информацию о компании, которая ищет предложения, включая ее историю, размер и другую соответствующую информацию. Это может помочь потенциальным участникам торгов заранее узнать, хотят ли они продолжить чтение и, возможно, представить предложение.

Рекомендации по предложению

В этом разделе описывается, что должно содержать предложение отвечающей организации. Запросы предложений объясняют формальные принципы подачи заявок в начале документа, чтобы потенциальные участники торгов знали ожидаемую основу при планировании своего предложения. Он должен включать график подачи предложения. Любые требования, которые должны быть включены в предложение, должны быть подробно изложены здесь.

Цель и описание проекта

Этот раздел расширяет сводку проекта, предоставляя максимально подробные сведения о цели и описании проекта. Это гарантирует, что компании представят точные предложения. Включите конкретные виды работ, которые необходимо выполнить, и оставьте участникам торгов возможность предлагать альтернативы. Иногда это может дать возможность для более эффективных или рентабельных стратегий.

Объем проекта

При необходимости в этом разделе можно дополнительно пояснить ограничения работы. В нем подробно описывается, что именно требуется, а что не включено в проект. Он часто включает в себя обзор вещей, которые следует исключить из проекта, поскольку они являются обязанностью внутренних сотрудников или других подрядчиков.

Сроки реализации проекта

Хотя крайний срок подачи предложения участника торгов обычно указывается в сводном разделе запроса предложений, в этом разделе содержится подробное объяснение того, когда должна быть выполнена работа. Обычно это означает ожидаемые даты начала и окончания, промежуточные сроки и ожидаемую продолжительность. Любые известные крайние сроки или временные рамки должны быть перечислены в этом разделе. Эта информация обычно может быть изменена в сотрудничестве между нанимающей организацией и подрядчиком.

Бюджет

В разделе бюджета RFP объясняется требуемый формат финансовой информации заявки. Этот раздел часто классифицируется по изменчивости стоимости и часто содержит список или таблицу.

Требования

В этом разделе объясняется, что участники торгов должны включать в свои предложения по статьям бюджета. RFP может часто просить участников торгов указать цены определенным образом или точно описать, что должно быть включено в цену предложения. Здесь часто появляются требования относительно размера бизнеса, типа и персонала, а также ссылки или рекомендации.

Квалификация участника торгов

В этом разделе объясняются критерии отбора, которым будет следовать нанимающая организация. Он может запросить примеры работы, контактную информацию, историю компании, опыт руководства, организационные схемы или другую информацию, которая поможет в процессе принятия решений. Это помогает включать стандарты отбора для каждого требования в RFP, чтобы организации могли максимально тщательно подготовить свои предложения.

Критерии оценки

В этом разделе должно быть описано, как будут оцениваться предложения. Он должен включать список критериев, которые будут рассмотрены, и то, что подходит для каждого критерия. Чем больше подробностей включено, тем полнее и полнее будут предложения.

Скачать шаблон запроса предложений

Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.

Пример запроса предложений

Вы можете использовать этот пример в качестве руководства при написании запроса предложений, регулируя уровень детализации в соответствии со своей ситуацией:

Запрос предложений: Мощение детских площадок

Резюме и предыстория

Дошкольное учреждение Building Blocks принимает предложения по прокладке велосипедной дорожки на школьной площадке. Компания Building Blocks работает с 1992 года и насчитывает более 20 семей. Время на свежем воздухе имеет решающее значение для благополучия детей, поэтому мы планируем установить велосипедную дорожку, начиная с марта.

Этот запрос предложений был опубликован для сбора предложений по части мощения нашего проекта по улучшению детской площадки в Колумбусе. Просьба представить предложения до 24 марта 2021 года.

Руководство для участников торгов

Мы будем принимать заявки на этот проект до 17:00 24 марта 2021 года. В них должны быть четко представлены все намерения субподряда. Все документы должны быть подготовлены и подписаны уполномоченными лицами. Все расходы должны быть указаны в долларах США. Дальнейшие условия подлежат разработке в ожидании выбора предложения.

Цель и масштаб проекта

Целью проекта «Велосипедная дорожка Building Blocks Preschool» является создание открытого пространства, где дети могут использовать уличное оборудование для тренировки крупной моторики и социального взаимодействия. Проект включает в себя 200-футовую неровную круглую дорожку шириной 3 фута с асфальтовым покрытием на глубине, соответствующей наибольшей долговечности дорожки. Проект также будет включать асфальтовую площадку размером 10 x 10 футов, которая будет служить «стоянкой» для детских велосипедов. Подрядчик будет нести ответственность за удаление дерна, выравнивание, уплотнение и мощение пути. Building Blocks Preschool также обсудит гарантийный срок в случае необходимого ремонта в разумные сроки.

Сроки предложения и крайний срок проекта

Предложения должны быть представлены в письменном виде в Building Blocks Preschool до 17:00 24 марта 2021 года. Предложения будут оцениваться до 31 марта 2021 года, после чего все участники торгов будут уведомлены об их статусе в течение трех рабочих дней. После присуждения контракта работа должна быть завершена в течение одного месяца, чтобы дети могли получить доступ к дорожке во время летней сессии дошкольного учреждения Building Blocks.

Бюджетные требования

Каждое предложение должно включать следующее для рассмотрения:

• Стоимость материалов

• Стоимость рабочей силы

• Накладные расходы

• Общая стоимость проекта

Критерии

Building Blocks Preschool будет оценивать предложения на основе следующих критериев:

• Общая стоимость

• Опыт компании

• использованная литература

• Предложение профессионализм и качество