Как написать уведомление о собрании (с примером)

3 января 2022 г.

Письмо-уведомление о собрании — это документ, информирующий группу людей о том, когда и где их компания проводит собрание. Эти письма эффективно передают информацию о собрании, чтобы получатели знали, когда происходит собрание. Если вы являетесь частью административной команды компании, возможно, вы захотите узнать, как написать письмо, чтобы сообщить о встрече. В этой статье мы обсудим, как написать письмо с уведомлением о собрании, объяснив, что включить в него, и предоставив шаблон и пример этого документа.

Что включить в уведомление о собрании

Письма с уведомлением о собрании состоят из нескольких компонентов, таких как:

• Тип собрания: информирует получателя о типе собрания. Существуют регулярные, ежегодные и специальные собрания.

• Участники собрания: существует несколько групп людей, которых компания может пригласить на собрание. Важно включить участников собрания, чтобы каждая группа знала, должны ли они присутствовать на собрании.

• Дата и время собрания: Основная цель письма-уведомления о собрании — проинформировать получателей о дате и времени собрания. Специалист, который пишет письмо, включает эту информацию, поэтому обслуживающий персонал прибывает вовремя.

• Цель собрания: Каждое письмо с уведомлением о собрании включает в себя собрание собрания. Это дает читателям контекст относительно содержания сборки.

• Место встречи: в этих письмах также указывается место встречи. Это важная информация, потому что получатели должны знать, где компания проводит встречу.

• Повестка дня собрания. Письма-уведомления также включают повестку дня собрания, которая представляет собой список тем, рассматриваемых на собрании. Добавление этой информации помогает получателям подготовиться к сборке.

Как написать уведомление о собрании

Вот пять шагов, чтобы написать уведомление о собрании:

1. Создайте заголовок

Начните с создания заголовка письма с уведомлением о собрании. Это идет в верхней части страницы и включает в себя соответствующую информацию, такую ​​как название и адрес компании и дату. Заголовок также включает строку темы, которая сообщает получателю содержание письма. Вы можете просто написать, что это уведомление о собрании. Заголовок дает читателям общую информацию о встрече и теме письма.

2. Напишите информацию о встрече

Под заголовком напишите краткий абзац, содержащий информацию о встрече. Этот абзац предоставляет читателям информацию о времени, месте и месте встречи. В нем также указывается название и тип собрания, а также участники собрания. В этом разделе добавьте краткое изложение темы сборки. Это дает получателям обзор встречи, чтобы они знали, чего ожидать. Постарайтесь сделать этот раздел коротким, включив только соответствующую информацию о собрании.

3. Перечислите повестку дня

После того, как вы включите информацию о собрании, создайте нумерованный или маркированный список, охватывающий повестку дня собрания. Обычно это включает в себя основные темы встречи. Постарайтесь ограничить этот список основными темами для обсуждения на собрании. Повестка дня предназначена для того, чтобы предоставить читателям краткий обзор встречи. Обычно вы перечисляете пункты повестки дня в хронологическом порядке.

4. Завершите письмо

Наконец, вы можете завершить письмо. Это краткое заявление, которое благодарит читателя. При желании вы можете включить напоминание о необходимости прийти на встречу в нужное время и в нужном месте. Под этим абзацем добавьте заключительное заявление. Вы можете написать «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» и подписать свое имя и контактную информацию. Это включает в себя ваш титул, номер телефона и адрес электронной почты.

5. Пересмотрите письмо

Когда вы закончите писать письмо, прочитайте его и отредактируйте. Это гарантирует отсутствие ошибок в вашем документе. Важно, чтобы ваше письмо не содержало ошибок, потому что вы представляете свою компанию. Наличие письма без ошибок поможет вам выглядеть профессионально. Прочтите документ и проверьте его на наличие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Кроме того, убедитесь, что вся информация, такая как дата, время и место, указана правильно. Это важно, потому что вы хотите предоставить получателям правильную информацию о собрании. Попробуйте прочитать документ вслух, чтобы найти ошибки, которые вы пропустили.

Образец письма-уведомления о собрании

Вот шаблон письма с уведомлением о встрече, который вы можете использовать в качестве плана при написании собственного:

[Name of company]
[Company address]
[Date]

[Include a brief subject line to inform the readers about the topic of the letter.]

[Start the letter by giving the recipients a notice about the meeting. State the meeting information, such as its time, place and location. Also include the title and type of meeting, along with its participants. Make a brief statement about the topic of the meeting.]

[Agenda]

1. [Subject of discussion]

2. [Subject of discussion]

3. [Subject of discussion]

4. [Subject of discussion]

5. [Subject of discussion]

[Conclude the letter by thanking the readers and reminding them to be present for the meeting.]

[Sincerely,]
[Your first and last name]
[Title]
[Phone number]
[Email address]

Образец письма-уведомления о собрании

Рассмотрите возможность использования этого примера письма с уведомлением о собрании в качестве руководства при создании собственного:

Лайт Энерджи Корп.
555 Северо-Западная ул.
Бриджмонт, Иллинойс
21 августа 2021 г.

Настоящим сообщается, что собрание 10-го годового общего собрания акционеров Lite Energy Corp. запланировано на 21 сентября 2021 года в 14:00 в конференц-зале по адресу Северо-Западная улица, 555. Компания приглашает совет директоров , заинтересованные стороны и руководители советов для обсуждения политики и руководства компании.

Повестка дня

1. Утвердить протокол собрания с последнего собрания.

2. Пересмотреть политику руководства.

3. Проголосовать за новые процедуры компании.

4. Избрать новый совет директоров.

5. Пересмотреть бюджет компании.

Спасибо за ваше время и тяжелую работу. Пожалуйста, приходите на собрание 21 сентября за 10 минут до начала собрания.

Искренне,
Уильям Монсон
Секретарь компании
(555) 555-5555
Уильям.Монсон@email.com