Как написать техническое задание за 12 шагов (с примером)

29 марта 2022 г.

Как руководитель проекта вы берете на себя ответственность за создание документов, определяющих и направляющих жизненный цикл проектов. Техническое задание необходимо для подробной информации о проектных мероприятиях и сроках. С помощью этого документа вы можете выделить наиболее важные аспекты любого проекта и создать справку для использования на протяжении всего процесса. В этой статье мы обсудим, как написать этот документ, и предоставим пример описания работы, которым вы можете руководствоваться.

Что такое техническое задание?

Техническое задание — это документ, определяющий все компоненты проекта. Он имеет тенденцию быть очень подробным и обсуждает задачи, результаты, вехи и графики. Он также уточняет цель проекта и показатели успеха.

Заявления о работе обычно вписываются в одну из трех основных категорий. В зависимости от отрасли и характера проекта вы можете полагаться на один из них больше, чем на другие:

• Уровень усилий или времени и материалов или удельная ставка: наиболее распространенный тип технического задания, этот документ объясняет материалы и количество времени, необходимое для проекта.

• Дизайн или деталь: В этом типе технического задания излагаются требования к работе, включая качество, размеры или тип материалов.

• На основе производительности: в описании работы, основанной на производительности, обсуждается общая цель проекта, а также требуемое качество ресурсов и результатов. Поскольку он не определяет рабочий процесс или методы, он обеспечивает высокий уровень автономии.

Хотя некоторые люди используют описания работ и объем работ взаимозаменяемо, эти два документа служат разным целям. На самом деле, объем работ является частью технического задания и, как правило, детали работы, которые должен выполнить подрядчик или фрилансер.

Что включает в себя техническое задание?

Большинство технических заданий включают следующие разделы:

• Задачи: Цели проекта.

• Объем: работа, связанная с проектом.

• Результаты: Продукты или услуги, которые должны быть предоставлены.

• Задачи: Действия, которые необходимо выполнить.

• Место: Где будет происходить работа.

• Вехи: цели, помогающие отслеживать прогресс.

• График: сроки и сроки выполнения проекта.

• Оплата: суммы и даты, которые должен соблюдать владелец проекта.

• Успех: параметры для эффективного завершения проекта.

• Стандарты: уровни качества, которых должна придерживаться команда проекта.

• Требования: оборудование или другие ресурсы, которые команда должна использовать или предоставить.

Как используется техническое задание?

Вы можете написать техническое задание для внутренних и внешних проектов, но последнее встречается чаще. Многие менеджеры проектов разрабатывают эти документы при работе с внешними клиентами. Вы можете использовать его для:

• Сообщите все основные детали проекта участникам, включая спонсоров, членов команды и подрядчиков.

• Избегайте путаницы в отношении целей, результатов и сроков.

• Служить ориентиром и для вашей команды, и для ваших клиентов.

Как написать заявление о работе

Вот 12 шагов, чтобы написать техническое задание:

1. Начните с введения

Начните с написания введения к проекту и вечеринкам. Уточните, включает ли проект услугу или продукт. Затем определите клиента или покупателя и подрядчика или поставщика. Укажите, является ли документ постоянным предложением, которое остается в силе в течение длительного периода времени, или это разовый контракт.

2. Определите цели

Затем объясните причину проекта, установите, почему он происходит сейчас, и назовите предполагаемую дату завершения. Обсудите цели проекта и объясните, почему они важны.

3. Уточните масштаб

Опишите работу, которую будет выполнять поставщик или подрядчик, и процессы, которые они будут использовать. Включите некоторые высокоуровневые задачи, но сохраните детали для списка задач.

4. Разбейте задачи

Более подробно объясните объем работ и обозначьте все задачи, которые будет выполнять подрядчик или поставщик. Для ясности разделите задачи на этапы и расставьте приоритеты в порядке выполнения каждого из этих этапов.

5. Укажите место работы

Уточните, где поставщик или подрядчик должен выполнять работу и где должны встретиться участники проекта, если это применимо. Варианты обычно включают в себя на сайте клиента, на сайте подрядчика или в удаленном месте, которое предоставляет поставщик.

6. Наметьте график работы

Составьте график проекта. Он может охватывать определенные даты, определенный период времени или определенный крайний срок. Здесь вы также можете уточнить любые ограничения, связанные с графиком, такие как максимальное количество часов или окончательный срок для проекта.

7. Объясните результаты

Четко укажите результаты, продукты или услуги, которые будут получены в результате проекта. Затем наметьте основные вехи, такие как начало проекта, обзоры результатов и тестирование.

8. Создайте условия оплаты

Обсудите оплату работ, указанных в объеме. В большинстве технических заданий предусмотрена оплата либо по установленному графику, либо по пройденному этапу.

9. Определите успех

Уточните, как узнать, когда работа завершена. Многие рабочие задания требуют конкретных результатов или вех.

10. Установите стандарты тестирования

Если продукт или услуга требуют тестирования или проверки, объясните стандарты для этого. Упомяните используемые системы или процессы и вовлеченных людей.

11. Подробно опишите любые особые требования

Объясните, должен ли подрядчик или поставщик использовать определенное программное обеспечение или процессы для выполнения работы. В этом разделе также должно быть указано, нужны ли поставщику определенные сертификаты или разрешения для выполнения работы.

12. Получите все необходимые подписи

Наконец, отправьте завершенное техническое задание клиенту. Подпишите соглашение, получив все необходимые подписи.

Образец заявления о работе

Используйте приведенный ниже пример технического задания, чтобы создать документ для вашего проекта:

Краткое описание проекта: Агентство Edison («Агентство») разработает процесс для поддержки усилий Thomas Firm («Клиента») по привлечению потенциальных клиентов.
Цели проекта: Агентство стремится улучшить усилия Клиента по привлечению потенциальных клиентов путем разработки высококачественных активов и эффективного процесса для использования в социальных сетях и маркетинговых кампаниях по электронной почте.
Объем работ: Агентство разработает одну воронку генерации лидов, предоставит два актива генерации лидов и напишет посты в социальных сетях и электронную почту.

Задачи проекта
Фаза 1: Исследовать целевую аудиторию клиента и разработать воронку конверсии.
Этап 2: Составьте контрольный список, который будет служить активом для генерации лидов для холодной аудитории, и набросайте технический документ, который послужит активом для генерации лидов для теплой аудитории.
Этап 3: Напишите три сообщения в социальных сетях, которые Клиент может использовать для продвижения актива контрольного списка, и напишите одно электронное письмо, которое Клиент может использовать для обмена активами в белой книге.

Место проведения работ: Агентство выполнит работы на собственных объектах организации. Любые встречи будут происходить в дистанционном формате.
График проекта: Агентство завершит проект в течение восьми недель, не позднее 31 декабря 2023 года.
Результаты: воронка, контрольный список, технический документ, электронная почта и три сообщения в социальных сетях.
Условия оплаты: Клиент должен заплатить агентству депозит в размере 2500 долларов США до начала проекта. Клиент уплатит Агентству оставшиеся 50% в течение 10 рабочих дней после получения всех результатов.
Завершение проекта: проект будет считаться завершенным, когда Агентство предоставит результаты и завершит один этап редактирования.
Требования к проекту: контрольный список и технический документ должны быть в формате PDF, а сообщения в социальных сетях должны быть оптимизированы для профессиональной сети.