Как написать сопроводительное письмо в службу поддержки клиентов

5 марта 2021 г.

Если вы рассматриваете возможность подачи заявки на должность в службе поддержки клиентов, важно предоставить менеджеру по найму профессиональное сопроводительное письмо с подробным описанием вашего соответствующего опыта и квалификации. Чем лучше вы понимаете, что включить в сопроводительное письмо по обслуживанию клиентов, тем выше ваши шансы получить эту роль.

В этой статье мы подробно расскажем, как написать сопроводительное письмо в службу поддержки клиентов, и предоставим вам общий шаблон, которому вы должны следовать при создании собственного.

Что такое сопроводительное письмо службы поддержки клиентов?

Письмо службы поддержки клиентов — это документ, в котором подробно описывается ваша квалификация для работы в сфере обслуживания клиентов. Это должно включать не только ваш энтузиазм в отношении роли, но и то, как вы соответствуете критериям, перечисленным в объявлении о вакансии. Сопроводительное письмо по обслуживанию клиентов расширяет ваши навыки и опыт, указанные в вашем резюме. Ваша способность эффективно составить четкое и лаконичное сопроводительное письмо повысит ваши шансы получить работу в этой профессии.

Как написать сопроводительное письмо в службу поддержки клиентов

Чтобы получить работу в сфере обслуживания клиентов, важно иметь сильное и краткое сопроводительное письмо, которое должным образом демонстрирует ваш опыт в этой области. Выполните следующие действия при создании сопроводительного письма в службу поддержки клиентов. Если вы создаете сопроводительное письмо по электронной почте, перейдите к четвертому шагу.

1. Начните с написания своего имени и контактной информации.

Традиционная печатная копия сопроводительного письма всегда должна иметь заголовки имени и адреса. Это можно сделать различными способами, например, следующими:

Пример А:

Джейн Доу
jane.doe@email.com, [address], [phone number]

Пример Б:

Джейн Доу
jane.doe@gmail.com
[address]
[phone number]

2. Укажите дату сопроводительного письма

Затем укажите дату сопроводительного письма и поместите его через строку после вашего адреса и строку над именем получателя и контактной информацией на следующем шаге. Например:

Джейн Доу
jane.doe@gmail.com
[address]
[phone number]

27 января 2021 г.

3. Укажите имя получателя и контактную информацию

Далее напишите имя получателя и контактную информацию. Эту информацию можно найти на сайте компании или в объявлении о вакансии. Теперь ваше сопроводительное письмо должно выглядеть следующим образом:

Джейн Доу
jane.doe@gmail.com
[address]
[phone number]

27 января 2021 г.

Джон Смит
[Company name]
[Address]

4. Создайте стандартное профессиональное приветствие

Если вы пишете сопроводительное письмо по электронной почте, начните с этого шага. Отсюда ваше сопроводительное письмо должно включать профессиональное приветствие, такое как «Уважаемый» или «Здравствуйте», за которым следует имя получателя.

5. Напишите вводный абзац

Затем напишите вступительный абзац, включающий название должности, на которую вы претендуете. За этим может последовать, почему вы хотите подать заявку на эту роль и ваш энтузиазм в отношении работы, в частности.

6. Включите абзац о своем опыте работы в сфере обслуживания клиентов.

После вступительного абзаца начните основную часть сопроводительного письма с абзаца о своем опыте работы в сфере обслуживания клиентов. Вы можете перечислить любые соответствующие квалификации, такие как ваши навыки или достижения, поскольку они относятся к этой роли. В этом абзаце вы также можете упомянуть любое влияние, которое вы оказали на предыдущих должностях, и то, как оно может быть использовано на должности, на которую вы претендуете.

7. Напишите еще один абзац о своих ключевых качествах

Во второй абзац включите любые анекдоты, которые демонстрируют ваши навыки обслуживания клиентов из ваших предыдущих ролей. Не забудьте подробно рассказать о своих достижениях и любой из ваших квалификаций для этой роли.

8. Завершите заключение

Затем включите заключительный абзац, в котором повторяется, почему вы могли бы стать хорошим кандидатом на эту роль. Обязательно снова выразите свой энтузиазм и скажите, что с нетерпением ждете ответа от них с указанием следующих шагов.

9. Включите профессиональную подпись

Наконец, завершите сопроводительное письмо профессиональной подписью, например «С уважением», а затем укажите свое полное имя.

Шаблон

Вот общий шаблон, которому следует следовать при создании собственного сопроводительного письма в службу поддержки клиентов:

[Your name]
[Your address]
[Your email]
[Your phone number]

[Date of the cover letter]

[Recipient’s name]
[Company name]
[Company’s address]

[Professional greeting]

[Introductory paragraph detailing the name of the customer service position where you’re applying and your enthusiasm.]

[Second paragraph listing your background in the customer service industry.]

[Third paragraph detailing your relevant qualifications, skills and an anecdote or two showcasing your ability in the customer service field.]

[Write a conclusion that reiterates your qualifications and enthusiasm for the position where you’re applying.]

[Include a professional sign off.]

Пример сопроводительного письма

При написании сопроводительного письма в службу поддержки клиентов рассмотрите следующие примеры:

Пример А:

Джейн Доу
123 Blue Street, Тампа, Флорида 55555
jane.doe@email.com
123-456-7891

5 января 2021 г.

Джоан Смит
Кларк Бутик
456 Ред-стрит, Тампа, Флорида 55555

Дорогая миссис Смит,

Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в должности представителя по обслуживанию клиентов, которую вы открыли в бутике Clark. Я считаю, что мой опыт работы на аналогичных должностях в сфере обслуживания клиентов делает меня подходящим кандидатом на эту должность. За время моей последней работы я приобрел ценный опыт работы в оживленном магазине с множеством клиентов. Я считаю, что благодаря своим коммуникативным навыкам, опыту продаж и навыкам межличностного общения я отлично подхожу на роль представителя по обслуживанию клиентов в бутике Clark.

За время работы в сфере обслуживания клиентов я приобрел бесценный опыт работы в различных компаниях. У меня сильные коммуникативные навыки, навыки межличностного общения и навыки ведения переговоров. Я стараюсь поддерживать хорошие отношения с клиентами и помогать им с их различными потребностями. Я забочусь о том, чтобы все клиенты были довольны и о них хорошо заботились.

Как предыдущий представитель службы поддержки, у меня также есть опыт работы с недовольными клиентами. В частности, в одном случае покупатель считал, что срок действия его подарочной карты не истек. Выслушав их опасения и разочарования, я любезно подробно описал нашу политику в отношении подарочных карт и, посоветовавшись с менеджером, предоставил им скидку на следующую покупку. Несколько дней спустя тот же клиент воспользовался своей скидкой и написал мне по электронной почте, чтобы сообщить, что он благодарен за мое внимание.

Мои разнообразные навыки межличностного общения и опыт обслуживания клиентов делают меня сильным кандидатом на роль представителя по обслуживанию клиентов в бутике Clark. Я уверен в своих способностях эффективно управлять отношениями с клиентами в вашем магазине. Я с нетерпением жду ответа от вас и более подробного обсуждения роли.

Искренне,

Джейн Доу

Пример Б:

Джейн Доу
123 Blue Street, Тампа, Флорида 55555
jane.doe@email.com
123-456-7891

5 января 2021 г.

Джейн Смит
Кларк Бутик
456 Ред-стрит, Тампа, Флорида 55555

Уважаемая мисс Смит,

Я пишу по поводу открытия представителя по обслуживанию клиентов в Force Furnitures. Я работал представителем службы поддержки клиентов в течение нескольких лет и приобрел бесценные навыки в этой области, такие как хорошие коммуникативные навыки и навыки активного слушания. Я также научился профессионально вести себя по телефону с разными клиентами. Я считаю, что мой разнообразный набор навыков будет большим преимуществом для вашего мебельного магазина.

Во время своей последней работы в сфере обслуживания клиентов я обеспечивал качественное обслуживание почти 90 клиентов в день, реализовывал новые стратегии и эффективно устранял любые разочарования клиентов. Я использую свои навыки продаж и коммуникативные навыки каждый день, пока я на работе, и работаю над созданием долгосрочного и качественного обслуживания клиентов.

В недавней ситуации я имел дело с покупателем, который был недоволен одеждой и хотел вернуть ее, несмотря на то, что 30-дневная политика возврата компании истекла. Выслушав ее опасения, я подробно изложил нашу политику и сообщил ей, что ее можно только обменять. В конце концов я предоставил ей подарочную карту для ее следующей покупки, и как только я это сделал, ее отношение изменилось. Я верю в поддержание хороших отношений со всеми клиентами для обеспечения общего удержания клиентов.

Мои разнообразные навыки и опыт обслуживания клиентов делают меня сильным кандидатом на должность представителя по обслуживанию клиентов в Force Furniture. Я уверен, что мои способности принесут большую пользу вашей компании. Я с нетерпением жду ответа от вас.

Искренне,

Джон Доу