Как написать сообщение «Пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо»

Электронная почта является одним из наиболее эффективных методов коммуникации в бизнесе, поскольку позволяет профессионалам быстро передавать информацию читателям. Иногда электронные письма могут содержать ошибки при отправке, что часто приводит к необходимости отправить еще одно письмо, информируя читателей о том, что предыдущее письмо следует игнорировать. Понимание того, как отправить электронное письмо с просьбой проигнорировать электронное письмо, может улучшить общение между членами команды вашей компании и с клиентами. В этой статье мы обсудим, почему вы можете отправить сообщение «не обращайте внимания на мое предыдущее электронное письмо», рассмотрим, как написать такое электронное письмо, а также рассмотрим шаблон и пример.

Что означает «пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо»?

Когда люди пишут «пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее электронное письмо», они имеют в виду, что читатель должен игнорировать предыдущее электронное письмо от отправителя. Многие отправители также приводят аргументы в пользу игнорирования предыдущего электронного письма, чтобы объяснить читателю, почему предыдущее электронное письмо не нужно. Другим распространенным элементом, включенным в эти типы сообщений, является заявление читателю изучить точную информацию в новом электронном письме. Это полезно, если читатель уже просмотрел предыдущее электронное письмо.

Зачем отправлять сообщение «пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо»?

Есть несколько случаев, когда важно отправить кому-то электронное письмо с просьбой игнорировать ваше предыдущее письмо, например:

• Информация, которую вы указали в своем предыдущем сообщении, устарела или неверна.

• Получатель сообщения электронной почты, которое вы ранее отправили, был неправильным.

• Сообщение электронной почты было неполным до того, как вы его отправили.

• Вы случайно отправили предыдущее сообщение группе, а не отдельному человеку.

• В предыдущем письме была грамматическая или орфографическая ошибка.

• Вы по ошибке отправили сообщение без необходимого вложения.

Как отправить сообщение «пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо»

Просмотрите эти шаги, чтобы помочь вам создать сообщение, информирующее читателей о необходимости игнорировать предыдущее электронное письмо, которое вы отправили:

1. Начните с вступительного приветствия

Если вы начнете свое сообщение с приветствия, читатели смогут понять, для кого оно предназначено. Если оно предназначено для одного получателя, вы можете включить начальное приветствие, например «Дорогая мисс Смит» или «Доброе утро, мистер Райт», чтобы сообщить читателям, что они предполагаемые читатели. Если вы пишете свое сообщение для группы, вы можете начать свое сообщение со слов «Доброе утро, отдел продаж» или «Здравствуйте, отдел маркетинга», чтобы помочь читателям понять, что они являются предполагаемыми читателями, если они являются частью этой группы. .

2. Сформулируйте цель сообщения

Первая строка сообщения обычно представляет собой заявление, информирующее читателей о необходимости игнорировать предыдущее электронное письмо. Вы можете включить такие фразы, как «пожалуйста, не принимайте во внимание мое предыдущее электронное письмо» или «пожалуйста, не принимайте во внимание мое электронное письмо, отправленное вчера». Это помогает читателям понять цель этого сообщения. Вы также можете добавить причину игнорирования другого письма, чтобы читатели могли понять. Например, вы можете указать «пожалуйста, не принимайте во внимание мое электронное письмо, отправленное сегодня утром», а затем «я отправил электронное письмо до добавления правильных вложений». Это может помочь читателям лучше понять, почему это электронное письмо важно.

3. Сообщите читателям, что делать дальше

После изложения намерения сообщения рекомендуется сообщить читателям, что делать дальше с вашими электронными письмами. Вы можете порекомендовать получателям удалить устаревшее электронное письмо, чтобы избежать путаницы. Если в новом электронном письме содержится новая или обновленная информация, вы также можете посоветовать читателям прочитать новую информацию в электронном письме.

4. Напишите завершение вашего сообщения

Добавление заключительного заявления может помочь вам прояснить вопросы. Иногда вы можете решить любую путаницу или неудобства, которые могло вызвать у читателей предыдущее электронное письмо. Заключительное заявление также может помочь читателям понять, что это конец электронного письма.

5. Завершите сообщение заключительным приветствием.

Завершение вашего сообщения заключительным приветствием может помочь произвести окончательное положительное впечатление на читателей. Вы можете включить заключительное приветствие, например, “искренне” или “с наилучшими пожеланиями”. Вы также можете указать свое имя, должность и название компании, чтобы получатель знал, от кого пришло сообщение и как с вами связаться.

Шаблон для сообщения «Пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо»

Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы помочь вам создать собственное электронное письмо с просьбой к читателям игнорировать электронное письмо:

дорогая [recipient’s last name],

Пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо. [Use this sentence to inform readers why they might disregard the previous email]. [Provide a recommendation to readers about their next actions].

Я приношу извинения за любую путаницу или неудобства, которые это могло вызвать. Спасибо за уделенное время.

Искренне,
[Your first and last name]
[Job title]
[Company name]

Пример сообщения «Пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо»

Вот пример, который поможет вам создать собственное электронное письмо:

Уважаемая мисс Джонс,

Пожалуйста, не обращайте внимания на мое предыдущее письмо. Прилагаемый отчет содержал ошибку, основанную на устаревшей информации. Пожалуйста, просмотрите прикрепленную таблицу для получения самой последней информации.

Я приношу извинения за любую путаницу или неудобства, которые это могло вызвать. Большое вам спасибо за ваше время.

Искренне,
Ричард О’Коннор
Менеджер по маркетингу
Теннент Индастриз

Советы, которые следует учитывать при написании электронного письма

Ознакомьтесь с этими советами, чтобы уменьшить количество ошибок электронной почты перед отправкой сообщений:

• Проверьте свое сообщение. Проверка сообщения перед его отправкой читателям может помочь вам выявить любые орфографические или грамматические ошибки. Это может улучшить читабельность вашей электронной почты и повысить профессиональный вид вашего сообщения.

• Проверьте информацию о получателе. Убедившись, что вы добавили правильного получателя или группу в электронное письмо, вы можете предотвратить попадание сообщения к неправильному читателю. Также рекомендуется убедиться, что вы отвечаете только одному человеку, а не отвечаете всем получателям, если вы предназначаете сообщение для одного человека.

• Проверяйте информацию: просмотр отчетов или электронных таблиц или изучение вашей информации может помочь повысить точность вашего сообщения. Это может предотвратить любую путаницу с номерами или информацией в вашей электронной почте.