Как написать рекомендательное письмо для помощника руководителя

3 января 2022 г.

Помощники руководителя — это административные специалисты, отвечающие за удовлетворение потребностей руководителей организаций, таких как президент компании или глава отдела. Они несут ответственность за выполнение ряда важных обязанностей, которые обеспечивают успех организации, поэтому важно, чтобы компании нанимали на эти должности лучших кандидатов. Эффективное рекомендательное письмо может помочь продемонстрировать способность кандидата преуспеть в этой роли, поэтому, если начинающий помощник руководителя просит вас его написать, важно знать, как это сделать.

В этой статье мы обсудим, почему рекомендательные письма важны, расскажем, как написать рекомендательное письмо помощника руководителя, и предоставим шаблон и образец письма для ознакомления.

Почему важно рекомендательное письмо помощника руководителя?

Рекомендательное письмо помощника руководителя — важная возможность для кандидатов высказать стороннее мнение о своих профессиональных способностях. Их нынешний или предыдущий работодатель или другое лицо, которое их хорошо знает, могут написать от их имени, чтобы подтвердить их профессиональную квалификацию. Они могут объяснить, каково это работать с этим человеком, или предоставить дополнительный контекст того, на что похожа его личность. Это может помочь кандидатам получить предложения о работе, продвижение по службе или более высокую заработную плату.

Как написать рекомендательное письмо помощнику руководителя

Вот шаги, которые необходимо выполнить для написания рекомендательного письма для помощника руководителя:

1. Поговорите с заявителем

Когда кто-то просит вас написать рекомендательное письмо от его имени, важно обсудить его просьбу. Если вы в последнее время не разговаривали с этим человеком, спросите его о его недавних профессиональных достижениях и о том, почему он ищет новую работу. Запросите обновленную копию их резюме, чтобы убедиться, что вы включили наиболее точную информацию в их письмо.

Также важно обсудить позицию, на которую они претендуют. Попросите их прислать вам объявление о вакансии и поговорите с ними о том, почему они заинтересованы в этой конкретной должности и компании. Выясните, есть ли что-то конкретное, что их беспокоит или, надеюсь, вы обсудите в письме. Также не забудьте подтвердить, кому отправить письмо и когда крайний срок.

2. Подготовьтесь к написанию письма

Прежде чем приступить к написанию письма, узнайте больше о должности. Просмотрите объявление о вакансии и найдите конкретные детали, которые соответствуют тому, что вы знаете о кандидате и его опыте. Также может быть полезно изучить компанию и узнать о ее культуре. Это может помочь вам выделить уникальный вклад кандидата в его успех.

Кроме того, просмотрите резюме, которое кандидат предоставил вам. Подумайте о том, чтобы распечатать печатную копию и отметить определенные детали, которые соответствуют навыкам или опыту, запрошенным в объявлении о вакансии. Обратите внимание на конкретные детали или даты, которые вы хотите включить в письмо.

3. Создайте схему

Рассмотрите возможность использования своих заметок и исследований для подготовки плана. Это может быть полезно для организации ваших мыслей, чтобы убедиться, что вы включили все в свое письмо. Подумайте о самых важных историях, деталях и навыках, которые вы хотите затронуть в своем письме, и используйте план, чтобы определить, как они могут работать в структуре вашего письма.

4. Отформатируйте письмо

Важно написать рекомендательное письмо как официальное деловое письмо. Начните форматировать документ, написав свое имя, фамилию и профессиональный адрес в левом верхнем углу. Рассмотрите возможность включения личной информации, такой как номер телефона и адрес электронной почты. Введите, чтобы добавить дополнительный пробел, затем введите дату.

Включите контактную информацию получателя под датой. Если вы знаете информацию о менеджере по найму, добавьте его имя и фамилию и, при желании, название компании и должность в организации. Если вы не знаете эту информацию, вы можете просто указать общий заголовок, например «Менеджер по найму», с названием компании под ним. Добавьте адрес компании под названием.

5. Адресуйте письмо

Начните письмо с официального приветствия, адресованного непосредственно получателю. Используйте официальное приветствие, например «Уважаемый», а затем титул и фамилию получателя, например «Уважаемый мистер Свифт». Если вы не уверены в имени менеджера по найму, вы можете использовать «Для кого это может касаться» с запятой.

6. Представьтесь

Начните основную часть письма, представившись и указав причину, по которой вы пишете письмо. Назовите имя человека, о котором вы пишете, и установите с ним отношения, в том числе характер ваших отношений и то, как долго вы его знаете. Это может быть хорошей возможностью установить доверие к себе и подтвердить доверие соискателя к позиции, которую он ищет.

7. Обсудите конкретные примеры

Обсудите конкретные примеры работы с кандидатом. Делитесь историями, которые подчеркивают их навыки, опыт и сертификаты. Сосредоточьтесь на тех, которые лучше всего соответствуют требованиям, изложенным в объявлении о вакансии. Также важно указать уникальную квалификацию, которая может отличить человека, которого вы рекомендуете, от других кандидатов.

Некоторые важные навыки для помощников руководителя, которые могут быть важны для упоминания в вашем письме:

• Административные навыки

• Аналитическое мышление

• Коммуникация

• Критическое мышление

• Гибкость

• Межличностные навыки

• Многозадачность

• Сеть

• Организация

• Решение проблем

• Стратегическое планирование

• Технологические навыки

• Тайм-менеджмент

• Пишу

8. Предоставьте личные данные

Убедитесь, что ваше рекомендательное письмо является личным. Включите анекдоты, которые отражают их личность и ваши отношения с ними. Это может помочь получателю узнать больше о личности кандидата и о том, каково это работать с ним.

9. Закончи письмо

Напишите заключительное заявление, подтверждающее вашу рекомендацию кандидата. Включите призыв к действию для получателя, например, попросите его связаться с вами, если у него есть какие-либо вопросы к вам. Рассмотрите возможность предоставления предпочтительного способа связи с соответствующей контактной информацией. В конце этого раздела поблагодарите их за то, что они прочитали письмо и приняли во внимание вашу рекомендацию.

10. Подпишите письмо

Завершите свое письмо прощальным приветствием, например, «С уважением» с запятой. Введите, затем введите свое имя. Вы также можете указать свою компанию и профессиональную должность в вашей организации, но это ваше личное предпочтение. Если вы собираетесь отправить письмо по почте, не забудьте ввести дополнительные пробелы, чтобы у вас было место, чтобы подписать письмо ручкой.

11. Проверьте свое письмо

Прежде чем распечатать или отправить письмо, важно его вычитать. Внимательно прочитайте его, чтобы найти возможные грамматические ошибки, и попробуйте прочитать его вслух, чтобы убедиться, что каждый раздел легко понять. Сравните свое окончательное письмо с первоначальным планом, чтобы убедиться, что вы включили все, чем хотели поделиться. Исправьте все ошибки, а затем отправьте письмо в соответствии с указаниями кандидата.

Образец рекомендательного письма помощника руководителя

Используйте этот шаблон, чтобы помочь вам написать рекомендательное письмо для помощника руководителя:

[Your first and last name]
[Your address]

[Date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s address]

[Salutation],

[Begin your letter by introducing yourself and the person that you’re writing to recommend. Explain your relationship with them. Include simple details, such as how long you’ve known each other.]

[Use the body of your letter to discuss specific examples of working with the person you’re recommending. Focus on anecdotes that reflect essential skills for an executive assistant or responsibilities outlined in the job description. Aim to share stories that represent the candidate’s personality and how they may uniquely contribute to the success of the organization, and try to write two to three paragraphs for this section.]

[Write a conclusion that reiterates your recommendation. Add a call to action for the recipient, and ensure they know you’re happy to assist them further, if necessary. You may also include your contact information here for their convenience. Thank them for their time.]

[Farewell statement],

[Your name]
[Your professional title]
[Your company’s name]

Образец рекомендательного письма помощника руководителя

Просмотрите этот пример рекомендательного письма от генерального директора для помощника руководителя, чтобы использовать его в качестве руководства для написания собственного письма:

Фиби Моррис
1989 Мескаль Уэй
Нэшвилл, Теннесси 37203

15 декабря 2021 г.

Ребекка Хардстарк
1982 Улица Стивена Пойнта
Нэшвилл, ТВ 37203

Уважаемая мисс Хардстарк,

Меня зовут Фиби Моррис, и мне очень приятно написать вам сегодня, чтобы порекомендовать Карен Перри на должность исполнительного помощника в Bullfrog Records. Я имел удовольствие работать с Карен в течение последних трех лет в Представительской группе Мегафон. Она сыграла важную роль в моем успехе в качестве генерального директора, и я считаю, что вашей организации повезло бы иметь ее в качестве актива.

Карен начала работать в Megaphone в качестве стажера в нашем отделе продвижения музыки осенью на последнем курсе колледжа и быстро привлекла внимание нескольких руководителей наших отделов. Ее превосходное понимание индустрии развлечений и внимание к деталям сделали ее выдающейся среди наших стажеров в том семестре. Мы предложили ей работу на полный рабочий день, и она любезно согласилась и приступила к работе в мае следующего года, через неделю после выпуска.

За время работы с нами Карен разработала и внедрила более эффективную систему отслеживания наших талантов и их текущей информации. Она поддерживает связь с каждым агентом и обладает непревзойденными организаторскими способностями. Все знают, что они могут положиться на нее, чтобы получить ответы на вопросы, и клиенты, и сотрудники любят общаться с ней.

В Мегафоне мы обслуживаем целый ряд профессионалов в индустрии спорта и развлечений. Тем не менее, я знаю, что настоящая страсть Карен — это музыкальная индустрия. Она следит за последними отраслевыми тенденциями и новостями и постоянно дает дельные рекомендации по изменению наших стратегий продвижения музыкальных исполнителей. Я верю, что она действительно сияла бы с Bullfrog Records.

Хотя мне грустно думать о потере Карен в качестве моего помощника, я очень горжусь тем, что могу рекомендовать и поддерживать ее усилия по продвижению ее карьеры. Если у вас есть дополнительные вопросы, позвоните мне по телефону (615) 555-5555 или напишите мне по адресу phoebemorris@megaphone.com. Я ценю ваше время и внимание.

Лучший,

Фиби Моррис
Исполнительный директор
Представительство группы Мегафон