Как написать рекомендательное письмо администратора за 6 шагов

25 марта 2022 г.

Мнения бывших работодателей и коллег могут быть ценны для менеджеров по найму. Одним из инструментов, который может усилить заявку администратора, является рекомендательное письмо от того, кто знает их стиль работы. Если администратор просит вас написать рекомендательное письмо, изучение компонентов и формата этих типов писем может помочь вам дать эффективную рекомендацию. В этой статье мы определяем, что такое рекомендательное письмо администратора, намечаем шесть шагов, которые помогут вам его написать, делимся шаблоном, который может помочь вам, и предлагаем пример надежного рекомендательного письма администратора.

Что такое рекомендательное письмо администратора?

Рекомендательное письмо администратора — это документ, подтверждающий способности и характер кандидата. Нынешние или бывшие руководители, коллеги или учителя могут написать эти письма, чтобы описать сильные стороны кандидата и привести примеры того, как его навыки были полезны. Рекомендательное письмо может помочь кандидату завоевать доверие работодателя, подтверждая утверждения, которые он может сделать в своем резюме или сопроводительном письме. Работодатели могут захотеть узнать, как работодатели и авторитетные лица относятся к кандидату, и рекомендательные письма могут предложить эту точку зрения, проверяя, соответствует ли кандидат ожиданиям и поддерживает ли он положительные отношения со своими товарищами по команде.

Работодатели могут запросить рекомендательные письма, но кандидат может решить предоставить их самостоятельно, независимо от того, чтобы выделиться среди конкурентов. В отличие от рекомендательных писем, в рекомендательных письмах обычно говорится об общих способностях кандидата, а не о квалификации для конкретной должности. Некоторые сотрудники могут собирать рекомендательные письма от разных авторов, с которыми у них разные отношения. Например, кандидат может использовать одно рекомендательное письмо от руководителя и одно от друга или члена семьи, чтобы дать более полное представление о своем характере. В рекомендательном письме для администратора могут быть указаны такие способности, как:

• Организация

• Тайм-менеджмент

• Энтузиазм

• Навыки работы с компьютером

• Проницательность для обучения

• Многозадачность

• Работа в команде

Как написать рекомендательное письмо администратору

Вот шесть шагов, которые вы можете выполнить при написании рекомендательного письма для администратора:

1. Добавьте контактную информацию

Начните свое письмо, указав свое имя, номер телефона и адрес электронной почты. Это повысит доверие к вашему письму и даст менеджеру по найму возможность связаться с вами, если у него возникнут вопросы. Под своей информацией добавьте имя получателя, контактную информацию и местонахождение компании с городом и штатом.

2. Поприветствуйте получателя

Откройте письмо с датой и приветствием. Обращайтесь к получателю по имени, чтобы персонализировать свое письмо и отличить его от других рекомендательных писем, которые они могут получить. Если вы не знаете имя получателя, вы можете спросить кандидата. Если имя недоступно, вы можете начать с названия компании или общего профессионального приветствия.

3. Напишите введение

После вашего приветствия первый абзац письма обычно представляет собой введение, в котором говорится о вашем намерении написать письмо, чтобы менеджер по найму сразу узнал вашу позицию. Заявите, что вы пишете, чтобы поделиться своим высоким мнением о кандидате. Менеджеры по найму могут получить много рекомендательных писем, поэтому обращайтесь к кандидату по имени и определяйте свои отношения с ним. Предложите читателю контекст, который может помочь ему понять вашу позицию, включив такие детали, как, например, как долго вы знаете кандидата и каково ваше общее впечатление о его характере.

4. Включите раздел тела

Запланируйте написать один или два основных абзаца, указав, какие из навыков кандидата вы считаете наиболее полезными. Когда вы пишете об администраторе, вы можете выделить его навыки, такие как планирование, регистрация, координация поставок и управление базами данных. На конкретных примерах также показывается работодателю, как кандидат ведет себя в рабочих ситуациях. Например, вы можете упомянуть случай, когда они нашли и реализовали решение в последнюю минуту, или случай, когда они успешно разрешили конфликт с недовольным гостем.

Административные должности часто требуют частого взаимодействия с гостями и сотрудниками, поэтому также может быть полезно описать личность кандидата и то, как он повлиял на вашу рабочую среду. Вы можете упомянуть, что они дружелюбны, сострадательны, позитивны или надежны. Также может быть полезно перечислить определенные технические способности, такие как знакомство с обычным офисным программным обеспечением, способность быстро и точно печатать и умение работать с телефонными коммутаторами.

5. Сделайте вывод

Завершите свое письмо кратким заключением. В этом абзаце вы можете попытаться оставить читателя с положительными мыслями, поблагодарив его за потраченное время. Вы также можете использовать это, чтобы подтвердить свое доверие к кандидату и подтвердить свое мнение о том, что он должен получить работу. Подумайте о том, чтобы пригласить менеджера по найму связаться с вами по телефону или электронной почте, если он захочет обсудить этот вопрос подробнее. Это может дать вам возможность построить доверительные отношения с получателем и предлагает еще одну возможность высоко отзываться о кандидате.

6. Используйте профессиональное закрытие

Выберите профессиональное закрытие для использования с вашим именем. Под своим письмом подумайте о том, чтобы указать свою должность и компанию, чтобы напомнить читателю о ваших отношениях с кандидатом. Вы также можете добавить подпись под своим именем, чтобы персонализировать письмо и добавить формальности.

Образец рекомендательного письма для администраторов

В приведенном ниже шаблоне показано, как вы можете отформатировать рекомендательное письмо для администратора:

[Your name]
[Your title]
[Your company]
[Your phone number]
[Your email address]

[Recipient’s name]
[City, state]
[Recipient’s phone number]
[Recipient’s email address]

[Date]
[Formal greeting] [Recipient’s name or title],

[Introduce yourself and explain your reason for writing. Describe your relationship to the candidate, including the time you’ve known them and the position they held. Briefly discuss the quality of the candidate’s work and mention personal attributes that make them a strong candidate].

[Explain some of the duties the candidate performed, and describe the outcome of their work. You can include anecdotal examples of their successes. Share your perception of their character].

[Reiterate your recommendation, state your willingness to respond to questions and thank the reader for their time].

[Formal closing],

[Signature]
[Your name]
[Your title]
[Your company]

Пример рекомендательного письма для администратора

Вот пример рекомендательного письма, которым вы можете руководствоваться при написании собственного письма:

Энди Очвей
Директор по маркетингу
Партридж Тек Решения
219-781-5501
alochway@email.com

Хуанита Ортис
Бреа, Калифорния
191-432-0904
juanita.ortiz@email.com

12 ноября 2021 г.
Уважаемая г-жа Ортис,

Мне очень приятно написать вам, чтобы порекомендовать вам нанять Ребекку Пауэлл на открытую вакансию помощника руководителя в вашей фирме. Ребекка четыре года была моим помощником по административным вопросам в компании Partridge Tech Solutions, а я был ее непосредственным руководителем. Она харизматична и надежна, и она постоянно выполняла работу, которая превосходила мои ожидания.

У Ребекки был внушительный список обязанностей. Она планировала мои встречи, координировала действия с поставщиками и клиентами от моего имени, оформляла мои деловые поездки, заполняла отчеты о расходах, готовила колоды и приводила в порядок мои записи. Ее работа всегда была тщательной, и она выполняла все установленные мной сроки. Она также обучила новых административных помощников сочувствию и вниманию к деталям.

В прошлом году я ездил в Лондон на конференцию. Прежде чем я смог обратиться к ней за помощью, Ребекка забронировала отель и рейс в соответствии с моим расписанием и предпочтениями, изучила варианты ужинов для клиентов, подготовила для меня подробный маршрут и назначила встречу для нее и меня, чтобы обсудить любые другие потребности в поездке. Пока меня не было, она написала мне по электронной почте, напомнив мне следить за квитанциями для отчетов о расходах. Это всего лишь один пример ее активной натуры и сильной трудовой этики. С ней приятно работать.

Хотя мне жаль терять ее в качестве моего помощника, я уверен, что Ребекка преуспеет в вашей компании. Если у вас есть какие-либо вопросы о ее квалификации, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону или электронной почте. Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это письмо и рассмотреть возможность кандидатуры Ребекки на эту должность.

Искренне,
Энди Очвей
Директор по маркетингу
Партридж Тек Решения