Как написать приветствие в деловом письме (с советами и примерами)

23 июля 2021 г.

Умение писать профессионально может помочь вам улучшить свое положение на работе и даже открыть новые профессиональные возможности. Применяя строгие методы делового письма при общении с коллегами, клиентами и начальством, вы демонстрируете уважение к этим профессиональным отношениям. В этой статье мы обсудим, что такое приветствия в деловых письмах, почему их важно использовать, когда они уместны, а также приведем советы и примеры.

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата

2. Имя и адрес

3. Приветствие

4. Первый абзац

5. Заключительный абзац

6. Бесплатное закрытие и подпись

Что такое приветствие в деловом письме?

Приветствие в деловом письме — это официальное приветствие, используемое в профессиональных документах, включая деловые письма, заявления о приеме на работу и официальные электронные письма.

Почему приветствие в деловом письме важно?

Использование приветствий в деловых письмах для обращения к адресату важно по трем причинам:

Это повышает профессионализм. Использование правильных формулировок, пунктуации и личного или профессионального титула в приветствии в деловом письме может продемонстрировать ваш профессионализм и вашу силу в деловом письме.

Он персонализирует документ. Включение полного имени получателя в приветствие вашего делового письма позволяет им понять, что они читают не массовое письмо, а нечто, предназначенное специально для них.

Это демонстрирует ваш профессиональный тон. Поприветствовав получателя официальным приветствием, вы задаете профессиональный тон, который сохранится в вашем письме.

Когда следует использовать приветствие в деловом письме?

Есть много случаев, когда вы должны включить соответствующее деловое приветствие, каждый из которых имеет свои уникальные причины:

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо часто является вашей первой возможностью произвести впечатление на потенциального работодателя и продемонстрировать свои навыки делового письма. Использование правильного приветствия в сопроводительном письме может помочь работодателю определить, стоит ли рассматривать вас на эту должность.

Деловая электронная почта

Деловая электронная почта может быть адресована кому-то внутри или за пределами вашей компании. Эта форма делового письма требует, чтобы вы использовали те же формальные приветствия, что и в бумажном формате.

Официальное деловое письмо

Этот тип делового документа используется для обращения к кому-то за пределами вашей компании. Это тот случай, когда было бы уместно использовать личный титул перед именем получателя.

Деловая записка

Деловая записка — это форма делового письма, используемая для обращения к коллегам внутри компании. Для деловых служебных записок вы все равно должны использовать официальное приветствие для обращения к отделу или группе лиц, которым вы отправляете служебную записку.

Советы по написанию приветствия в деловом письме

Существует множество правил и аспектов, которые следует учитывать при написании приветствия в деловом письме. Следуйте этим советам относительно правильных приветствий и распространенных практик в приветствиях в деловых письмах:

Начните со слова «Дорогой».

Хотя в определенных ситуациях уместно использовать «Привет» или «Здравствуйте» перед именем получателя, использование слова «Уважаемый» в начале делового письма является предпочтительным профессиональным подходом. Если вы сомневаетесь, используйте «Уважаемый».

Рассмотрите ваши отношения с предполагаемым получателем

Насколько хорошо вы знаете получателя? Если это коллега, вы можете обратиться к нему, назвав «Уважаемый» и указав только его имя. Однако, если вы недостаточно хорошо знаете получателя или вообще не знаете его, используйте «Уважаемый», а затем его полное имя.

Персонал исследовательской компании

Если вы подаете заявление о приеме на работу, а в описании вакансии не указан предполагаемый получатель сопроводительного письма, вы можете провести собственное исследование, чтобы найти имя руководителя отдела, к которому вы подаете заявление, и адресовать свое письмо этому человеку.

Обращайтесь к получателю по должности

Если вы подаете заявление о приеме на работу и не можете найти имя менеджера по найму или руководителя отдела, вы можете начать свое приветствие со слова «Уважаемый», за которым следует старшая должность, наиболее тесно связанная с вашей потенциальной должностью.

Адрес получателя по личному титулу

Вы можете обратиться к получателю, начав с «Уважаемый», за которым следует личный титул, например «Мистер». или «мисс». Если у вас есть полное имя получателя вашего делового письма, вы можете усилить формальный характер письма, начав с «Уважаемый», за которым следует личное приветствие, например «Уважаемая госпожа Леватсон».

Если вы сомневаетесь, используйте «Ms.»

Если вы хотите использовать личный титул перед полным именем женщины-получателя, но не уверены в ее семейном положении, всегда лучше использовать титул «мисс». за которым следует имя получателя вместо «мисс» или «миссис».

Дополнить запятой или двоеточием

Вы можете закончить приветствие запятой или двоеточием. Двоеточие может быть популярным выбором при написании заметок.

Дважды проверьте правописание

Используйте онлайн-ресурсы, такие как веб-сайты компаний и профили в социальных сетях, чтобы проверить правильность написания имени получателя. Это может помочь сохранить ваш профессионализм и показать ваше внимание к деталям, особенно для получателей, чьи имена имеют необычное написание.

Если вы сомневаетесь, замените «Уважаемый (имя получателя)» на «Для кого это может касаться».

Если вы не можете найти имя или подходящую должность для использования в приветствии в деловом письме, вы можете использовать фразу «Для кого это может касаться» в качестве крайней меры.

Примеры приветствия в деловом письме

Вот несколько примеров подходящих приветствий, которые можно применять к деловым письмам и связанным с ними документам:

• Уважаемый менеджер по маркетингу,

• Дорогая Маргарет Боуман,

• Уважаемый господин/мисс/миссис/мисс Боумен,

• Уважаемый доктор Боуман,

• Уважаемые доктор и мистер Боумен,

• Уважаемый офицер Ю,

• Уважаемая Маргарет, (если лично знакомы)

• Уважаемый отдел связи!

• Для предъявления по месту требования,

Хотя в приведенных выше примерах используется «Уважаемый», вы также можете использовать «Привет», «Приветствия» или какое-либо другое профессиональное приветствие. Вам также следует по возможности избегать использования фразы «Для кого это может касаться», поскольку в зависимости от аудитории она может показаться безличной и устаревшей.

Также обычно лучше использовать гендерно-нейтральные приветствия, чтобы не предполагать пол аудитории, например «Дорогая Маргарет Боуман» вместо «Дорогая мисс Боуман».