Как написать приветственное письмо (с бесплатными загрузками шаблона)
После найма нового сотрудника важно поприветствовать его в команде и предоставить необходимую информацию и документы. Приветственное письмо или приветственное письмо для новых сотрудников — отличный и простой способ достичь этой цели. Используйте наш шаблон приветственного письма и примеры приветственных писем, чтобы составить собственное личное приветственное письмо для новых сотрудников.
Что такое приветственное письмо при приеме на работу?
Приветственное письмо при приеме на работу — это документ, который вы предоставляете новым сотрудникам. Приветственные письма или приветственные электронные письма для новых сотрудников знакомят с ключевыми членами команды и предоставляют базовую информацию новому сотруднику, чтобы подготовить его к первому рабочему дню. Часто компании используют шаблон для всех новых сотрудников, который можно быстро отредактировать в соответствии с потребностями должности и отдела нового сотрудника, а не создавать новое письмо каждый раз, когда появляется новый сотрудник.
Подробнее: Как нанять первого сотрудника
Что включить в приветственное письмо новым сотрудникам
Приветственные письма могут быть короткими и простыми или длинными и сложными. Объем и включенная информация будут зависеть от целей письма. Некоторые компании предпочитают использовать приветственное письмо как способ поприветствовать нового сотрудника и указать дату и время адаптации, в то время как другие используют приветственное письмо для предоставления ссылок на важные документы компании, формы адаптации и многое другое.
Вот информация, которую вы должны включить в приветственное письмо:
- Приветственное заявление
- Ваше имя и должность
- Основная необходимая информация
- Напоминание о дате и времени начала работы сотрудника
Вот некоторые из компонентов, которые вы можете включить, но они не обязательны:
- Ориентация или график адаптации
- Непосредственные имена и должности коллег
- Примерный распорядок дня
- Ссылки на онбординговые формы
- Ссылки на справочник сотрудников
- Ссылки на инструменты и ресурсы для сотрудников
Подробнее: Объявление о новом сотруднике
Преимущества отправки приветственных писем сотрудникам
Приветственное письмо для новых сотрудников — это одновременно вежливая и практичная форма общения. Приветствуя новых сотрудников в компании, они будут чувствовать себя более уверенно в своем решении присоединиться к вашей компании. Новые сотрудники, как правило, будут лучше подготовлены и воодушевлены своим первым рабочим днем, если получат приветственное письмо от нового работодателя.
Кроме того, приветственное письмо дает вам возможность передать важную информацию о адаптации, политике компании, именах коллег и другую важную информацию, которая поможет сделать процесс адаптации максимально плавным.
Как создать приветственное письмо или приветственное письмо для новых сотрудников
Выполните следующие действия, чтобы написать свое первое приветственное письмо:
1. Определите свои цели
Начните с определения цели приветственного письма. Помимо поздравления сотрудника с его новой должностью, какую еще информацию вы надеетесь сообщить? Знайте это, прежде чем начать писать. Посоветуйтесь с коллегами, чтобы определить, какая еще информация может быть полезной.
2. Обведите букву
Создайте план своего письма, чтобы включить всю необходимую информацию для нового сотрудника. Это можно сделать, просто перечислив основную идею или информацию для включения в каждый абзац.
3. Приветствуйте сотрудника
Начните свое письмо с приветствия сотрудника в компанию и команду. Выразите им свои поздравления с получением работы и свое волнение по поводу их прихода в компанию.
4. Представьтесь
Представьтесь новому сотруднику и опишите свою роль в компании. Предоставьте контактную информацию либо в этом абзаце, либо с вашей подписью в конце письма, чтобы новый сотрудник мог при необходимости задать вопросы.
5. Предоставьте необходимую информацию
Предоставьте сотруднику необходимую информацию о его первом дне на работе, а также любые документы или другие предметы, которые могут ему понадобиться для адаптации. Обязательно укажите время начала, ожидания от первого дня, дресс-код и любую другую необходимую информацию.
6. Расширяйте по мере необходимости
Включите любую другую информацию, которую вы, возможно, захотите включить в свой новый пакет найма это помогло бы сотруднику до их первого рабочего дня. Такая информация может включать ссылку на справочник сотрудника или список коллег, с которыми сотрудник будет тесно сотрудничать.
7. Закрыть письмо
Завершите письмо своей подписью и любыми последними советами или информацией, которая может понадобиться сотруднику для подготовки к его первому рабочему дню.
Образец приветственного письма
Шаблоны могут сделать процесс написания приветственного письма сотруднику простым и безболезненным. Вот шаблон приветственного письма, которое вы можете легко настроить:
[Date]
дорогая [new employee name],
Добро пожаловать в [company name]! Мы так рады, что вы присоединились к нам. Твой [short list of skills and accomplishments] сделать вас идеально подходящим для [name of position].
Мы познакомились во время вашего интервью, но позвольте мне еще раз представиться. я [your name]и я буду твоей [relationship to new employee]. Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами в процессе адаптации.
Как уже говорилось, ваш первый рабочий день будет [start date] в [start time]. Пожалуйста, принесите две копии удостоверения личности и будьте готовы заполнить регистрационные документы. Вы также встретитесь со своим непосредственным руководителем, [direct manager name], и переходите к своим повседневным обязанностям. Если будет время, мы надеемся, что вы встретитесь с [related departments]. Как вы могли заметить во время собеседования, наш офисный дресс-код [dress code].
Ваши новые коллеги рады лично приветствовать вас в команде. [Colleague name] а также [colleague name] будут отличным ресурсом для вас в течение первых нескольких недель работы. Вы встретитесь с ними во время адаптации и сможете задать любые конкретные вопросы, которые у вас возникнут в течение этого времени и в ближайшие недели.
Не стесняйтесь обращаться в [your preferred method of contact] с любыми вопросами о вашем первом дне. Мы с нетерпением ждем встречи с вами на [start date]!
Искренне,
[Your name]
[Your position]
Шаблон приветственного письма сотрудника в формате PDF и Word
Ознакомьтесь с нашим шаблоном приветственного письма для сотрудников, чтобы подготовить новых сотрудников к их первому рабочему дню.
* Действительно предоставляет эти примеры как любезность для пользователей этого сайта. Обратите внимание, что мы не являемся вашим консультантом по кадрам или юрисконсультом, и ни один из этих документов не отражает действующие положения о труде или занятости.
Примеры приветственных писем
Вот образец приветственного письма с использованием предоставленного шаблона:
7 марта 2021 г.
Дорогой Дэниел,
Добро пожаловать в издательство Атлас! Мы так рады, что вы присоединились к нам. Ваше внимание к деталям, впечатляющая сосредоточенность и предыдущий опыт работы с Hollinger & Michaelson делают вас идеальным кандидатом на должность младшего редактора. Мы с нетерпением ждем возможности увидеть, как ваши навыки повлияют на нашу команду редактирования.
Мы познакомились во время вашего интервью, но позвольте мне еще раз представиться. Я Деб Эллиот, и я буду вашим представителем отдела кадров. Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами, связанными с HR, во время процесса адаптации. Я также могу направить вас к другим сотрудникам в офисе, которые при необходимости помогут ответить на вопросы, связанные с работой.
Как уже говорилось, ваш первый рабочий день будет 28 марта в 8:30 утра. Пожалуйста, принесите две копии удостоверения личности и будьте готовы заполнить регистрационные документы. Вы также встретитесь со своим непосредственным руководителем Гарри Арнольдом и обсудите свои повседневные обязанности. Если есть время, мы надеемся, что вы встретитесь с командой старшего редактора. Как вы могли заметить во время собеседования, наш офисный дресс-код повседневный, но профессиональный.
Ваши новые коллеги рады лично приветствовать вас в команде. Алекс Андерсон и Пэт Бавани помогут вам в первые несколько недель работы. Вы встретитесь с ними во время адаптации и сможете задать любые конкретные вопросы, которые у вас возникнут в течение этого времени и в ближайшие недели.
Не стесняйтесь обращаться по адресу deb.ell@atlaspub.biz с любыми вопросами о вашем первом дне. Ждем вас 28 марта!
Искренне,
Деб Эллиот
Начальник отдела кадров
Пример приветственного письма для нового сотрудника
Тема: Добро пожаловать в команду Atlas Publishing!
Дорогой Дэниел,
Мы познакомились во время вашего интервью, но я хотел бы представиться еще раз. Меня зовут Деб Эллиот, я руководитель отдела кадров в Atlas Publishing. Хотела обратиться и лично поздравить вас с новой должностью младшего редактора!
Ваш предыдущий опыт работы редактором-корректором в Hollinger & Michaelson, а также ваше обширное знание книги стилей AP делают вас важным активом для нашей компании. Мы очень рады, что вы присоединились к команде!
Я рад подтвердить, что ваш первый рабочий день будет 28 марта в 8:30 утра. Пожалуйста, принесите две копии удостоверения личности и будьте готовы заполнить регистрационные документы. Вы также встретитесь со своим непосредственным менеджером Гарри Арнольдом и обсудите свои повседневные обязанности. Если есть время, мы надеемся, что вы встретитесь с командой старшего редактора. Как вы могли заметить во время собеседования, наш офисный дресс-код повседневный, но профессиональный.
Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемым справочником для сотрудников и руководством по стилю. Иногда новые сотрудники ценят предварительное изучение этих документов, но это не является обязательным требованием. Не стесняйтесь обращаться по адресу deb.ell@atlaspub.biz с любыми вопросами о вашем первом дне. Ждем вас 28 марта!
Всего наилучшего,
Деб Эллиот
Начальник отдела кадров
Приветственное письмо
Вот ответы на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о приветственных письмах:
Когда я должен отправить приветственное письмо?
Приветственные письма в идеале должны быть отправлены сразу после того, как новый сотрудник подписал свое предложение или контракт. Таким образом, новый сотрудник имеет контакт с вашей компанией между официальным принятием должности и адаптацией. Он также предоставляет им ресурсы и контактную информацию компании, если у них есть вопросы.
От кого должно быть приветственное письмо?
Приветственное письмо может быть от любого высокопоставленного сотрудника компании и может зависеть от должности, которую займет новый сотрудник. Часто приветственные письма исходят от сотрудника отдела кадров, но также могут быть и от руководителей отделов или даже от генерального директора компании.
Почему приветственное письмо важно?
Приветственные письма менее формальны, чем письма с предложениями или контракты, и они предоставляют новым сотрудникам важную информацию, предшествующую их первому рабочему дню. Воспринимайте приветственное письмо как первый шаг к установлению позитивных отношений с новым сотрудником.
Как отправить приветственное письмо новым сотрудникам?
Способ отправки письма может зависеть от того, какая информация включена и как быстро вы хотите, чтобы сотрудник ее получил. Приветственные письма часто отправляются по электронной почте, чтобы ссылки на онлайн-ресурсы, такие как руководство для сотрудников или общекорпоративное приложение для обмена сообщениями, были легко доступны. Некоторые компании предпочитают отправлять приветственное письмо по почте для более личного контакта.